Governance: commentaar en aanbevelingen

De antiwitwaswet bevat specifieke bepalingen inzake governance. Om de doeltreffendheid van het SWG/FTP-beleid te verzekeren, moeten de financiële instellingen aldus minstens de volgende personen aanduiden:

  • enerzijds, onder de leden van hun directiecomité (of van hun effectieve leiding), een voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende, die er specifiek voor moet zorgen dat er op het vlak van SWG/FTP organisatorische maatregelen worden vastgesteld (zie punt 1 hieronder); en
  • anderzijds, onder de medewerkers van hun compliancefunctie, een verantwoordelijke voor de tenuitvoerlegging vanhet SWG/FTP-beleid (de zogenaamde “AMLCO”), die het SWG/FTP-beleid concreet zal sturen (zie punt 2 hieronder).

De taken van de AMLCO kunnen echter geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed (zie punt 4 hieronder). Bovendien kan de NBB op grond van het evenredigheidsbeginsel hiervan afwijkende regelingen aanvaarden. Overeenkomstig artikel 9, § 3, van de antiwitwaswet is het aldus mogelijk om de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en de functie van AMLCO door een en dezelfde persoon te laten uitoefenen en/of om de taken van de AMLCO uit te besteden (zie punt 5 hieronder).

Er wordt ook verwacht dat de governancevereisten op het vlak van SWG/FTP op harmonieuze wijze geïntegreerd worden in de prudentiële regels inzake governance die in de verschillende sectorale toezichtswetten zijn opgenomen (zie punt 6 hieronder). 

1. Aanwijzing van de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende

De verplichting om een voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende aan te wijzen vloeit voort uit de omzetting in nationaal recht van Richtlijn 2015/849 en heeft voornamelijk tot doel om de betrokkenheid van het hoogste hiërarchische niveau van de financiële instellingen bij het beheer van de WG/FT-risico’s te versterken.

1.1. Voorwaarden en regels voor de aanwijzing van de verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende

1.1.1. Voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende in financiële instellingen naar Belgisch recht

§1. Plaats in het organogram

Artikel 9, § 1 van de antiwitwaswet bepaalt dat de financiële instellingen onder de leden van hun wettelijk bestuursorgaan of, in voorkomend geval, van hun effectieve leiding, op het hoogste niveau de verantwoordelijke persoon moeten aanwijzen om te waken over de toepassing en de naleving van de bepalingen van die wet. In het memorie van toelichting bij de Wet wordt in de commentaar bij deze bepaling het volgende vermeld: “Wanneer de onderworpen entiteit beschikt over een orgaan dat belast is met de effectieve leiding, zoals een directiecomité, moet deze hooggeplaatste leidinggevende worden aangewezen onder de leden ervan”. Voor de financiële instellingen die onder het toezicht van de NBB staan, bepalen de sectorale prudentiële regels dat er een directiecomité of een effectieve leiding moet worden opgericht om op het hoogste niveau een duidelijk onderscheid te maken tussen de zakelijke leiding (toevertrouwd aan het directiecomité of aan de effectieve leiding) en het toezicht op die leiding (toevertrouwd aan de raad van bestuur, die voor de meerderheid uit niet-uitvoerende bestuurders bestaat). Zo moet de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende worden aangewezen onder de leden van het directiecomité van de financiële instelling (de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende mag dus geen permanente genodigde in het directiecomité zijn, die in dit comité geen stemrecht heeft). Doorgaans zal dit het lid van het directiecomité zijn dat hiërarchisch verantwoordelijk is voor de compliancefunctie. Indien de financiële instelling in een andere vorm dan een naamloze vennootschap is opgericht of, indien zij door een effectieve leiding wordt geleid omdat zij niet over een directiecomité beschikt, is de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende een lid van deze effectieve leiding.

§2. Fit & proper-screening

Van de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende wordt verwacht dat hij betrouwbaar is en over algemene kennis op het vlak van SWG/FTP beschikt, zodat hij de door de ALMCO genomen maatregelen aan een kritisch onderzoek kan onderwerpen en erop toe kan zien dat de bepalingen van de antiwitwaswet worden nageleefd. 

Zo verwacht de NBB van de financiële instellingen dat zij fit & proper-controles uitvoeren. Als lid van het directiecomité (of lid van de effectieve leiding) wordt de verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende aan een deskundigheids- en betrouwbaarheidscontrole onderworpen (fit & proper-screening). Deze controle is niet specifiek op SWG/FTP gericht en wordt door de NBB of door de Europese Centrale Bank verricht (naargelang de bevoegdheidsverdelingen die zijn vastgelegd in of krachtens de GTM-Verordening inzake het toezicht op de kredietinstellingen). De betrouwbaarheids- en deskundigheidsvereisten en de procedure voor deze screening worden toegelicht in circulaire NBB_2018_25 (voor de kredietinstellingen die onder het rechtstreeks prudentieel toezicht van de ECB staan, moet deze circulaire in samenhang worden gelezen met de door het SSM uitgegeven gids voor beoordeling van de deskundigheid en betrouwbaarheid). Wanneer de financiële instellingen het fit & proper-formulier “nieuwe benoeming” invullen voor een kandidaat-lid van het directiecomité dat de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende zal uitoefenen, dient dit uitdrukkelijk te worden vermeld en dient daarbij aangegeven te worden in welke mate de betrokkene kennis heeft van SWG/FTP. In voorkomend geval kan de NBB een onderhoud organiseren. Voor de huidige leiders die zijn aangewezen als “voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende” volstaat een kennisgeving per e-mail naar “supervision.ta.aml@nbb.be”.

§3. Afwezigheid van belangenconflicten

Bij de aanwijzing van de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende moet worden vermeden dat hij door zijn eventuele andere verantwoordelijkheden geconfronteerd kan worden met belangenconflicten die zijn taken op het gebied van SWG/FTP in het gedrang zouden kunnen brengen. Daarom beveelt de NBB aan erop toe te zien dat de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende deze taak niet cumuleert met andere taken die WG/FT-risico’s kunnen opleveren (zoals bijvoorbeeld de commerciële functie). 

1.1.2. Voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende bij in België gevestigde bijkantoren van financiële instellingen naar buitenlands recht

§1. Plaats in het organogram

Bij in België gevestigde bijkantoren van financiële instellingen naar buitenlands recht (die ressorteren onder het recht van een EER-land of van een derde land), wordt de verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende aangewezen onder de leiders van het bijkantoor. Met toepassing van de prudentiële regelgeving moeten bijkantoren immers een eigen beleids- en organisatiestructuur hebben op het Belgische grondgebied.

§2. Fit & proper-screening en afwezigheid van belangenconflicten

Net zoals dat het geval is voor financiële instellingen naar Belgisch recht, moet de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende van een bijkantoor betrouwbaar zijn en over de voor SWG/FTP vereiste deskundigheid beschikken. Bij de aanwijzing van deze persoon moet ook worden vermeden dat hij door zijn andere verantwoordelijkheden geconfronteerd kan worden met belangenconflicten. Aangezien de NBB in het kader van haar prudentieel toezicht geen fit & proper-screening uitvoert voor een leider van een bijkantoor (deze screenings worden namelijk door de Home Country Controller verricht), wordt van het bijkantoor verwacht dat het op eerste verzoek van de NBB kan aantonen dat het maatregelen heeft genomen om te verzekeren dat de betrokkene over de vereiste deskundigheid beschikt en niet kan worden geconfronteerd met belangenconflicten.

1.2. Taken

De wettelijke verplichting om een voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende aan te wijzen strekt ertoe de betrokkenheid van het hoogste hiërarchische niveau van de financiële instellingen bij de voorkoming van WG/FT-risico’s te versterken. Bijgevolg verwacht de NBB van de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende dat hij alle leden van het directiecomité of van de effectieve leiding bewust maakt van het belang van de voorkoming van WG/FTP en met name dat hij minstens de volgende twee taken vervult:

  1. erop toezien dat de gedragslijnen, procedures en internecontrolemaatregelen op het gebied van SWG/FTP passend en evenredig zijn, rekening houdend met de kenmerken van de financiële instelling en met de WG/FT-risico’s waarmee zij geconfronteerd wordt. In dit verband wordt van de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende verwacht dat hij bijzondere aandacht besteed aan (i) de coherentie tussen de SWG/FTP-procedures en de meer operationele procedures voor de verschillende metiers en aan (ii) de coherentie tussen het SWG/FTP-beleid en het beleid dat wordt toegepast binnen de groep; en
  2. erop toezien dat de verantwoordelijke voor de tenuitvoerlegging van SWG/FT (“AMLCO”) (i) toegang heeft tot alle nodige inlichtingen voor de uitoefening van zijn functie, (ii) over voldoende instrumenten en personele en technische middelen beschikt om zijn taken op passende wijze te kunnen vervullen en (iii) degelijk geïnformeerd wordt over incidenten op het gebied van SWG/FTP die door de internecontrolesystemen aan het licht zijn gebracht en over de tekortkomingen die de nationale en buitenlandse toezichthouders hebben vastgesteld bij de tenuitvoerlegging van de bepalingen met betrekking tot SWG/FTP.

2. Aanwijzing van de AMLCO

2.1. Algemene beginselen

Artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet bepaalt dat de financiële instellingen één of meer personen moeten aanwijzen die belast zijn met de tenuitvoerlegging en de aansturing van het SWG/FTP-beleid (de « AMLCO »). In de praktijk betekent dit dat de financiële instellingen in de regel een AMLCO moeten aanwijzen die naargelang van de aard of de omvang van de financiële instelling en van haar WG/FT-risicoprofiel, aan het hoofd zal staan van een AML-cel of alleen zal werken.

Hoewel de NBB aanbeveelt slechts één persoon aan te wijzen voor de uitoefening van de AMLCO-functie binnen de compliancefunctie (gecentraliseerd model), kan deze functie, wanneer de organisatiestructuren van de financiële instelling dit rechtvaardigen (bv. wegens een organisatie per metier), ook worden toegewezen aan verschillende personen met elk hun eigen bevoegdheidsdomein (gedecentraliseerd model). In dat geval moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

  1. elke aangewezen AMLCO voldoet aan de voorwaarden van artikel 9, § 2, derde lid, 2°, van de antiwitwaswet en met name aan de voorwaarden inzake onafhankelijkheid en autonomie van de AMLCO-functie (wat concreet betekent dat de AMLCO hiërarchisch niet mag afhangen van een operationele eenheid of functie), en aan de in punt 2.2. hieronder bedoelde voorwaarden inzake de plaats in het organogram en inzake fit & proper; en
  2. er zijn doeltreffende coördinatieprocedures opgezet om te waken over de algehele coherentie van het SWG/FTP-beleid binnen de financiële instelling.

In dit verband heeft de Bank vastgesteld dat sommige financiële instellingen in hun commerciële departementen AML-correspondenten hebben aangesteld met wie de AMLCO samenwerkt voor de uitvoering van bepaalde taken, zodat de maatregelen ter voorkoming van WG/FTP op efficiënte en passende wijze ten uitvoer kunnen worden gelegd. Een dergelijke organisatie kan geschikt zijn voor financiële instellingen met bepaalde specifieke kenmerken. De NBB benadrukt echter dat niet aanvaard kan worden dat de AMLCO-functie zelf verdeeld wordt onder een lid van de controlefunctie Compliance en AML-correspondenten die deel uitmaken van het commercieel departement en hiërarchisch afhangen van de verantwoordelijke van dit departement. Deze hiërarchische band belet immers dat de voorwaarden inzake onafhankelijkheid en autonomie van de AMLCO-functie die opgenomen zijn in artikel 9, § 2, derde lid, 2°, van de antiwitwaswet vervuld zijn in hoofde van deze personen, ook al is er sprake van twee hiërarchische banden, namelijk enerzijds met de Compliance Officer, bij de uitoefening van hun taken die verband houden met SWG/FTP, en anderzijds met de verantwoordelijke van het commercieel departement, voor hun andere taken en functies. Wanneer er voor een dergelijke organisatie geopteerd wordt, moet de AMLCO bijgevolg volledig verantwoordelijk blijven voor de volledige functie, met inbegrip van de taken die er deel van uitmaken en waarvoor hij een beroep doet op deze AML-correspondenten.

2.2. Voorwaarden en regels voor de aanwijzing van de AMLCO

Artikel 9, § 2, derde lid van de antiwitwaswet bepaalt dat de AMLCO-functie effectief, onafhankelijk en autonoom moet zijn en dat de persoon die ermee belast is moet beschikken over:

  1. de nodige professionele betrouwbaarheid,
  2. de passende deskundigheid, met inbegrip van kennis van het Belgisch wettelijk en reglementair kader inzake SWG/FTP,
  3. beschikbaarheid, en
  4. het hiërarchisch niveau en de bevoegdheden binnen de instelling om op eigen initiatief aan de raad van bestuur en aan het directiecomité alle noodzakelijke of nuttige maatregelen voor te stellen om de conformiteit en doeltreffendheid van de interne maatregelen voor SWG/FTP te waarborgen.
2.2.1. AMLCO in financiële instellingen naar Belgisch recht

§1. Plaats in het organogram

De AMLCO moet worden aangeduid binnen de compliancefunctie en deze keuze moet worden gemaakt door het directiecomité van de financiële instelling of, indien er geen directiecomité is, de effectieve leiding ervan. De AMLCO kan hetzij de verantwoordelijke van de compliancefunctie zijn (verantwoordelijke "N-1"), hetzij, in middelgrote of grote ondernemingen, een medewerker van de compliancefunctie ("N-2"). 

Door het territoriale toepassingsgebied van de antiwitwaswet, op de naleving waarvan de AMLCO toezicht houdt, enerzijds, en door de in artikel 9, § 2, derde lid, 2°, van de antiwitwaswet opgenomen vereiste, die inhoudt dat de AMLCO met name moet beschikken over kennis van het Belgisch wettelijk en reglementair kader, en over de beschikbaarheid die nodig is voor de effectieve, onafhankelijke en autonome uitoefening van zijn functies, anderzijds, en onder voorbehoud van de toepassing van het evenredigheidsbeginsel (zie punt 5 hieronder), moet de AMLCO worden aangeduid onder de medewerkers van de financiële instelling die zich fysiek in België bevinden.

De Bank vestigt echter de aandacht op het feit dat de voorwaarden inzake onafhankelijkheid en autonomie van de AMLCO-functie die opgenomen zijn in artikel 9, § 2, derde lid, 2°, van de antiwitwaswet beletten dat deze functie wordt toegekend aan deze AML-correspondenten, aangezien er sprake is van twee hiërarchische banden, namelijk enerzijds met de Compliance Officer, bij de uitoefening van hun AMLCO-taken, en anderzijds met de verantwoordelijke voor het commercieel departement, voor hun andere functies. 

§2. Fit & proper-screening

  • AMLCO die verantwoordelijk is voor de compliancefunctie

    De voorwaarden en regels voor de aanwijzing van de AMLCO worden uiteengezet in artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet. Wanneer de AMLCO de verantwoordelijke van de compliancefunctie van de financiële instelling is, wordt hij aan een fit & proper-screening onderworpen door de NBB of de ECB (naargelang de bevoegdheidsverdelingen die zijn vastgelegd in of krachtens de GTM-Verordening inzake het toezicht op de kredietinstellingen). De toepasselijke betrouwbaarheids- en deskundigheidsvoorwaarden worden uiteengezet in circulaire NBB_2018_25 (voor de kredietinstellingen die onder het rechtstreeks prudentieel toezicht van de ECB staan, moet deze circulaire in samenhang worden gelezen met de door het SSM uitgegeven gids voor beoordeling van de deskundigheid en betrouwbaarheid). Bij een nieuwe benoeming vraagt de NBB om op het formulier “nieuwe benoeming” uitdrukkelijk te vermelden dat de kandidaat de functie van AMLCO zal uitoefenen.

    Voor kredietinstellingen naar Belgisch recht, beursvennootschappen naar Belgisch recht en verzekeringsondernemingen naar Belgisch recht zal voor de aanwijzing van de verantwoordelijke van de compliancefunctie vanaf 1 juni 2018 als voorwaarde gelden dat de betrokkene geslaagd is voor een bekwaamheidsproef die is ingericht door de NBB/FSMA en die met name betrekking heeft op SWG/FTP. Wanneer een kandidaat voor de functie van verantwoordelijke van de compliancefunctie door de NBB als « fit » wordt beschouwd, met name op basis van het feit dat hij geslaagd is voor deze bekwaamheidsproef, gaat de NBB ervan uit dat dit slagen volstaat om aan te tonen dat de betrokkene kennis heeft van het Belgisch wettelijk en reglementair kader inzake SWG/FTP, wat vereist is om de functie van AMLCO te kunnen uitoefenen. 
       

  • AMLCO die een medewerker van de compliancefunctie is

    Bij middelgrote of grote financiële instellingen waar de compliancefunctie uit meerdere personen bestaat, kan de AMLCO worden aangewezen onder de medewerkers van het complianceteam (“N-2”). De voorwaarden en regels voor de aanwijzing die opgenomen zijn in artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet zijn eveneens van toepassing in dit geval. De fit & proper-screening door de NBB en de bovengenoemde bekwaamheidsproef worden hier doorgaans echter niet uitgevoerd, omdat deze proeven overeenkomstig de prudentiële toezichtswetten alleen vereist zijn voor de aanwijzing van de verantwoordelijken van de onafhankelijke controlefuncties. Bijgevolg wordt van de betrokken financiële instelling verwacht dat zij op eerste verzoek van de NBB kan aantonen welke maatregelen zij heeft genomen om te voldoen aan artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet en onder meer om te garanderen dat de betrokkene voldoet aan de voorwaarden inzake betrouwbaarheid, deskundigheid en kennis van het Belgisch wettelijk en reglementair kader inzake SWG/FTP, en om ervoor te zorgen dat hij rechtstreeks toegang heeft tot de raad van bestuur en/of de subcomités ervan en initiatiefrecht heeft ten aanzien van de voornoemde beleidsbepalende organen.

§3. Beschikbaarheid

De AMLCO moet over de nodige tijd beschikken om zijn taken naar behoren te kunnen vervullen.

In grote financiële instellingen en/of in instellingen met een hoog WG/FT-risicoprofiel staat de AMLCO doorgaans aan het hoofd van een AML-cel die uit verschillende medewerkers bestaat. 

Bij middelgrote financiële instellingen en/of instellingen met een standaard WG/FT-risicoprofiel, kan de aan te wijzen AMLCO alleen werken. In dat geval is de AMLCO-functie een volwaardige functie die niet met andere functies kan worden gecumuleerd (behalve met de compliancefunctie). 

In kleine financiële instellingen en/of financiële instellingen met een laag WG/FT-risicoprofiel kan het onevenredig zijn om de AMLCO-functie toe te wijzen aan een persoon die deze functie voltijds uitoefent. Er zij verwezen naar punt 5.5. hieronder betreffende de cumulaties die om redenen van evenredigheid zijn toegestaan voor de AMLCO.

2.2.2. AMLCO bij in België gevestigde bijkantoren van financiële instellingen naar buitenlands recht

Voor in België gevestigde bijkantoren van financiële instellingen naar buitenlands recht (die onder het recht van een ander EER-land of van een derde land ressorteren), is de Bank van oordeel, zoals hierboven uiteengezet, rekening houdend met het territoriaal toepassingsgebied van de antiwitwaswet en de wettelijke vereiste om kennis te hebben van het Belgisch wettelijk en reglementair kader en om de vereiste beschikbaarheid te hebben, en onder voorbehoud van de toepassing van het evenredigheidsbeginsel (zie punt 5 hieronder), dat de AMLCO van deze bijkantoren moet worden aangewezen onder de werknemers die zich fysiek in het betrokken bijkantoor bevinden (en niet onder de werknemers die zich fysiek in de moederonderneming bevinden).

Er moet ook op toegezien worden dat de aan te wijzen AMLCO betrouwbaar is en over de vereiste deskundigheid op het gebied van SWG/ FTP beschikt. In dit verband wordt van het bijkantoor verwacht dat het op eerste verzoek van de NBB kan aantonen welke maatregelen het genomen heeft om te voldoen aan artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet, onder meer om zich ervan te vergewissen dat de betrokkene voldoet aan de voorwaarden inzake betrouwbaarheid, deskundigheid en kennis van het Belgisch wettelijk en reglementair kader inzake SWG/FTP, en om ervoor te zorgen dat hij rechtstreeks contact heeft met de leiders van het bijkantoor en initiatiefrecht heeft ten aanzien van deze leiders.

2.3. Taken

De AMLCO is verantwoordelijk voor het concreet sturen van het SWG/FTP-beleid bij de financiële instelling. Hij is met name belast met de volgende taken:

  1. concreet ten uitvoer leggen van de organisatorische maatregelen die opgesomd zijn in artikel 8 van de Wet;
  2. analyseren van atypische verrichtingen en gevallen waarin de waakzaamheidsplichten niet konden worden vervuld (overeenkomstig de artikelen 45 en 46 van de Wet);
  3. beslissen om, indien nodig, meldingen van vermoedens aan de CFI te bezorgen (overeenkomstig artikel 47 van de Wet en de ter uitvoering van artikel 54 van de Wet vastgestelde bepalingen) aan de CFI te bezorgen en aan deze cel alle andere informatie te verstrekken die met toepassing van de Wet is vereist. In dit opzicht beslist de AMLCO autonoom om een melding aan de CFI te verrichten, zonder zijn beslissing voor te leggen aan de verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende;
  4. gevolg geven aan de verzoeken tot bijkomende inlichtingen die aan de financiële instelling worden gericht door de CFI (overeenkomstig de artikelen 48 en 49 van de Wet);
  5. bewust maken en opleiden van de personeelsleden en, in voorkomend geval, van de agenten en distributeurs van de financiële instelling over aangelegenheden die verband houden met SWG/FTP;
  6. jaarlijks een programma opstellen voor de monitoring op het vlak van SWG/FTP, die met name betrekking heeft op de toepassing van de vereiste maatregelen ter voorkoming van WG/FTP door aangestelden, agenten en distributeurs die in contact staan met het cliënteel, en dit programma ten uitvoer leggen;
  7. zorgen voor een vlotte doorstroming van informatie over SWG/FTP binnen de financiële instelling en voor feedback aan de bestuursorganen (raad van bestuur en directiecomité/effectieve leiding), evenals aan de toezichthoudende autoriteiten. In dit verband stelt de AMLCO minstens eenmaal per jaar een activiteitenverslag op en bezorgt hij dit aan het directiecomité (of aan de effectieve leiding indien er geen directiecomité is) en aan de raad van bestuur (zie punt 2.4 hieronder).

2.4. Organisatie

2.4.1. Geschiktheid van de personele en technische middelen

De beleidsbepalende organen van de financiële instellingen (raad van bestuur en directiecomité of effectieve leiding) moeten erop toezien dat de AMLCO te allen tijde beschikt over het geschikte personeel en materiaal om hem in staat te stellen de wettelijke en reglementaire verplichtingen inzake SWG/FTP effectief na te leven. De aan SWG/FTP toegewezen middelen moeten evenredig zijn aan de WG/FT-risico’s.

2.4.2. Organisatie van een AML-cel of AMLCO die alleen werkt

Zoals hoger vermeld kan de AMLCO afhankelijk van de aard of de grootte van de financiële instelling en van haar WG/FT-risicoprofiel, naargelang van het geval hetzij de leiding hebben over een AML-cel binnen de compliancefunctie, hetzij de AMLCO-functie alleen uitoefenen.

§1. AML-cel

In grote financiële instellingen of in financiële instellingen met een hoog WG/FT-risicoprofiel, beveelt de NBB aan om binnen de compliancefunctie een AML-cel op te richten die toeziet op de naleving van de verplichtingen van de antiwitwaswet. Deze cel, die onder leiding van de AMLCO staat, moet samengesteld zijn uit betrouwbare personen die over de nodige deskundigheid beschikken op het vlak van SWG/FTP. In dit verband beveelt de NBB aan om de AMLCO te betrekken bij de procedures voor de aanwerving en inschakeling van de werknemers die deel zullen uitmaken van de AML-cel waarover hij de leiding heeft. Wanneer er een dergelijke cel is opgericht, wordt aanbevolen dat de AMLCO de werkzaamheden inzake SWG/FTP coördineert en een centrale rol speelt voor de belangrijkste beslissingen (bijvoorbeeld meldingen aan de CFI). De AMLCO mag zijn taak cumuleren met die van verantwoordelijke van de compliancefunctie, op voorwaarde dat de AML-cel waarover hij de leiding heeft, samengesteld is uit een of meer personen die uitsluitend worden ingezet voor het beheer van de aspecten die verband houden met SWG/FTP.

§2. Alleenwerkende AMLCO

In kleinere financiële instellingen en/of in financiële instellingen met een laag WG/FT-risicoprofiel, kan de AMLCO als enige belast worden met alle taken die verband houden met SWG/FTP. In dat geval vormt de AMLCO een volwaardige functie die in principe niet kan worden gecumuleerd met andere functies. Afwijkingen zijn echter mogelijk op basis van het evenredigheidsbeginsel (zie punt 5.5 hieronder).

2.4.3. Interactie met AML-correspondenten die rechtstreeks in contact staan met de cliënten

Om naar behoren te kunnen voldoen aan de verplichtingen met betrekking tot de waakzaamheid ten aanzien van het cliënteel en de verrichtingen, kan het nodig zijn dat de AMLCO binnen de departementen van de financiële instelling of onder de externe distributeurs « AML-correspondenten » aanwijst, die als doorgeefluik kunnen fungeren voor alle vragen in verband met SWG/FTP. Hiervoor moet de AMLCO medewerkers met het meest geschikte profiel aanwerven en ervoor zorgen dat zij bij hun aanwerving en vervolgens op continue basis, opleidingen kunnen volgen die nuttig zijn voor en aangepast zijn aan de taken die zij moeten vervullen op het vlak van de waakzaamheid (zie ook punt 2.1.1, § 1, hierboven).

2.5. Activiteitenverslag van de AMLCO

Artikel 7 van het witwasreglement van de NBB bepaalt dat de AMLCO minstens eenmaal per jaar een activiteitenverslag moet opstellen en dit aan het directiecomité (of aan de effectieve leiding indien er geen directiecomité is) en aan de raad van bestuur moet bezorgen. Er moet een kopie van dit verslag naar de NBB worden verstuurd (zie de pagina “Rapportering door financiële instellingen”).

Dit verslag is een belangrijk document voor de beleidsbepalende organen om hun taken naar behoren te kunnen vervullen. Het doel ervan is om deze organen op het hoogste niveau van de onderworpen financiële instelling periodiek te informeren over de aard en de intensiteit van de WG/FT-risico's waaraan ze is blootgesteld, evenals over de maatregelen die de AMLCO heeft genomen of die hij aanbeveelt om deze risico's te verminderen en doeltreffend te beheren. Hoewel SWG/FTP van groot belang is voor het prudentieel toezicht (voor de compliancefunctie), wordt met de in de antiwitwaswet opgenomen doelstellingen ook beoogd de misdaad te bestrijden. Dit rechtvaardigt dat de SWG/FTP een specifieke behandeling en bijzondere aandacht krijgt. Bijgevolg verlangt de NBB dat het jaarlijks verslag van de AMLCO en het jaarlijks activiteitenverslag van de compliancefunctie los van elkaar worden opgesteld.

De NBB beveelt aan dat het jaarlijks verslag van de AMLCO het volgende bevat:

  1. de expliciete vermelding of een herziening van de op grond van artikel 16 van de antiwitwaswet verplichte algemene risicobeoordeling al dan niet vereist is voor het verslagjaar alsook een rechtvaardiging van het genomen besluit;
  2. de voornaamste conclusies van de actualisering van de algemene risicobeoordeling die wordt opgelegd door artikel 16 van de antiwitwaswet, wanneer deze actualisering in het voorbije jaar is gebeurd;
  3. een bondige beschrijving van de organisatorische structuur op het vlak van SWG/FTP en, in voorkomend geval, de significante wijzigingen die er in het voorbije jaar in zijn aangebracht en de redenen daarvoor, waarbij met name een onderscheid wordt gemaakt tussen de organisatie van het toezicht dat wordt uitgeoefend door de personen die rechtstreeks in contact staan met de cliënten of die belast zijn met de uitvoering van hun verrichtingen, en die van de taken van de AMLCO;

    Deze beschrijving dient een bondige beschrijving te bevatten van de personele en technische middelen die door de financiële instelling zijn toegewezen aan SWG/FTP en de bevestiging dat deze middelen toereikend zijn of, indien dit niet het geval is, een beoordeling van de extra middelen die vereist zijn om te kunnen voldoen aan de verplichtingen inzake SWG/FTP; 

    Wanneer de financiële instelling haar voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende belast heeft met de uitvoering van de taken van AMLCO, in overeenstemming met artikel 9, § 3, van de antiwitwaswet, bevat het jaarlijks verslag een bevestiging dat de omstandigheden die dit besluit rechtvaardigden, ongewijzigd zijn gebleven of, indien dit niet het geval is, een beschrijving van de maatregelen die de instelling heeft genomen of zal nemen ten gevolge van de gewijzigde omstandigheden;

    Wanneer de financiële instelling besloten heeft alle of een deel van de taken van de AMLCO-functie uit te besteden aan een derde of aan een andere entiteit van de groep, wordt in het jaarlijks verslag van de AMLCO vermeld welke controles er op de door de door de dienstverlener verrichte diensten zijn uitgevoerd en of er zich in het kader van de uitbesteding belangrijke incidenten hebben voorgedaan in het afgelopen jaar, en wordt er een beoordeling gegeven van de volledigheid, de tijdigheid en de kwaliteit van de door de onderaannemer geleverde diensten en, in voorkomend geval, een beschrijving van de genomen of voorgestelde maatregelen om ten volle rekening te houden met deze beoordeling;
      

  4. een bondige beschrijving van de eventuele wijzigingen die in de toegepaste risicogebaseerde aanpak zijn aangebracht en in de gedragslijnen, procedures, implementatieprocessen en internecontrolemaatregelen inzake SWG/FTP, evenals de redenen voor die wijzigingen;
  5. een gestructureerd overzicht van de werkzaamheden die de AMLCO in het afgelopen jaar heeft verricht, dat met name informatie bevat over:
    1. het aantal, de aard en het bedrag van de opgespoorde atypische verrichtingen die aan de AMLCO zijn overgemaakt voor analyse,
    2. het aantal, de aard en het bedrag van de atypische verrichtingen die daadwerkelijk geanalyseerd zijn door of onder het gezag van de AMLCO,
    3. het aantal, de aard en het bedrag van de meldingen van verdachte verrichtingen die aan de CFI zijn toegezonden,
    4. het aantal en de aard van de monitoringopdrachten die verricht zijn met betrekking tot aangestelden, agenten en distributeurs die in contact staan met de cliënten,
    5. het aantal en de aard van de verstrekte opleidingen en het aantal en de aard van de georganiseerde sensibiliseringsacties, en
    6. een beschrijving van alle andere maatregelen die de AMLCO heeft genomen;
  6. een analyse van de ontwikkelingen of tendensen, van de specifieke methodes en middelen die eventueel zijn vastgesteld in verband met SWG/FTP, met name wat betreft het soort cliënteel, het soort verrichtingen, de betrokken valuta's of alle andere relevante informatie; en
  7. alle andere nuttige gegevens over de werking van de AMLCO-functie en de maatregelen ter voorkoming van WG/FT die worden toegepast.

In voorkomend geval kan het nuttig zijn dat het jaarlijks verslag van de AMLCO steunt op de antwoorden die door de financiële instelling zijn verstrekt op de door de NBB opgestelde periodieke of thematische vragenlijsten die de instelling in de loop van het afgelopen jaar heeft beantwoord. In dit verband zij verwezen naar de pagina “Rapportering door financiële instellingen”. 

Bij de opstelling van het jaarverslag dient het evenredigheidsbeginsel te worden toegepast. Het niveau van de informatie die erin moet worden opgenomen, kan variëren naargelang van de omvang en de diversiteit van de WG/FT-risico's waaraan de financiële instelling is blootgesteld. Zo verwacht de NBB dat het jaarlijks activiteitenverslag van de AMLCO veel gedetailleerder is in het geval van een financiële instelling die gediversifieerde en grootschalige activiteiten uitoefent, inclusief activiteiten met een hoog risico, dan in het geval van een financiële instelling die op kleinere schaal een beperkter gamma aan producten en diensten aanbiedt met geringere risico's. Het jaarlijks verslag moet echter in elk geval voldoende informatie bevatten om de hoge leiding van de financiële instelling in staat te stellen zich een oordeel te vormen over de aard en de omvang van de WG/FT-risico's waaraan ze is blootgesteld, evenals over de adequaatheid en doeltreffendheid van de mechanismen ter voorkoming van WG/FT die door de instelling ten uitvoer worden gelegd en, in voorkomend geval, van de verbeteringen die erin moeten worden aangebracht.

3. Mededeling van de identiteit van de verantwoordelijken aan de NBB

De NBB verwacht dat zij onverwijld in kennis wordt gesteld van elke wijziging in de identiteit van de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende of van de AMLCO, via een e-mail naar het volgende adres: supervision.ta.aml@nbb.be. Hierbij dient een organogram te worden gevoegd dat de positie van de respectieve functie(s) binnen de financiële instelling aangeeft en dat de hiërarchische en functionele lijnen van deze functie(s) duidelijk maakt.

In deze kennisgeving moeten ook de effectieve datum van aanwijzing en de contactgegevens (telefoon, e-mail) van de betrokkene worden vermeld.

Naast de bovenvermelde elementen moet, meer specifiek bij de aanwijzing van een nieuwe voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende, ook de volgende informatie worden verstrekt bij de kennisgeving van deze aanwijzing:

  • het curriculum vitae van deze persoon; en
  • indien de nieuwe voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende deze functie cumuleert met een andere functie die aanleiding kan geven tot een belangenconflict voor deze persoon, een beschrijving van de maatregelen die de financiële instelling heeft genomen om dergelijke conflicten te voorkomen.

Naast de bovenvermelde elementen moet, meer specifiek bij de aanwijzing van een nieuwe AMLCO, ook de volgende informatie worden verstrekt bij de kennisgeving van deze aanwijzing:

  • het curriculum vitae van deze persoon;
  • een motivering van deze aanwijzing in het licht van de voorwaarden in § 2 van artikel 9 van de antiwitwaswet; en
  • indien de AMLCO andere functies of taken verricht binnen de financiële instelling of binnen de groep waartoe zij behoort, een raming van de tijd die effectief wordt besteed aan de SWG/FTP-taken en een beoordeling van de potentiële belangenconflicten waartoe deze cumulatie van functies of taken zou kunnen leiden.

4. Uitbesteding van taken van de AMLCO-functie

Voor zover de financiële instelling volledig verantwoordelijk blijft voor de AMLCO-functie, kan met toepassing van het evenredigheidsbeginsel en/of om redenen van efficiëntie worden toegestaan dat de uitvoeringstaken van de AMLCO-functie die haar door de antiwitwaswet en het antiwitwasreglement van de NBB zijn toegewezen, geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed aan hetzij een derde, hetzij een andere entiteit die tot dezelfde groep behoort.

Voor meer informatie over de beginselen en de concrete modaliteiten waaraan deze uitbesteding moet voldoen, zij verwezen naar de pagina “Nakoming van verplichtingen door derden”.

5. Toepassing van het evenredigheidsbeginsel

Op grond van het evenredigheidsbeginsel kunnen de hierboven beschreven governanceverplichtingen worden genuanceerd voor bepaalde financiële instellingen naar Belgisch recht of voor de vestigingen in België van financiële instellingen naar buitenlands recht (bijkantoren of agenten/distributeurs van betalingsinstellingen of instellingen voor elektronisch geld), die een kleine of middelgrote omvang heben en/of die ratione personae onder het toepassingsgebied van de antiwitwaswet vallen, maar die geen activiteiten in België ontplooien en/of er niet (of slechts in zeer beperkte mate) zijn blootgesteld aan WG/FT-risico’s.

Dit kan worden geïllustreerd aan de hand van twee concrete en niet-limitatieve voorbeelden:

  • Een kredietinstelling of beursvennootschap naar buitenlands recht opent in België een bijkantoor waarvan de werknemers als enige taak hebben om in België potentiële cliënten te vinden. Het Belgische bijkantoor knoopt echter geen zakelijke relaties aan met deze cliënten, opent in België geen rekeningen voor deze cliënten en komt evenmin tussen in de financiële dienstverlening aan deze cliënten. De taak van dit bijkantoor houdt op zodra de geïnteresseerde potentiële cliënten zijn doorverwezen naar de hoofdzetel van de financiële instelling in het land van herkomst (eventueel via de website) voor het aanknopen van de zakelijke relatie en de uitvoering van de verrichtingen. Het Belgische bijkantoor komt bovendien op geen enkele wijze tussen in de toepassing van de maatregelen die de buitenlandse instelling heeft genomen om te voldoen aan de antiwitwaswetgeving die in het land van herkomst van toepassing is (waakzaamheidsmaatregelen ten aanzien van de cliënten, cliëntacceptatie, toezicht op de verrichtingen, enz.), tenzij, in voorkomend geval, uitsluitend om informatie te verzamelen over de nieuwe Belgische cliënten van de buitenlandse financiële instelling, in overeenstemming met de instructies van deze laatste, en alleen teneinde deze informatie aan haar te verstrekken (in het algemeen via haar IT-systeem). Zowel het aanknopen van de zakelijke relatie als de toepassing van de maatregelen inzake SWG/FT, vindt direct plaats tussen de buitenlandse instelling en de Belgische cliënten, met toepassing van de nationale antiwitwaswetgeving en -regelgeving die op de vestiging van toepassing is in haar land van vestiging.

  • Een buitenlandse toezichthouder stelt de NBB ervan in kennis dat een buitenlandse betalingsinstelling in België financiële diensten zal aanbieden via in België gevestigde agenten. Op basis van de ontvangen kennisgeving zou de NBB de buitenlandse betalingsinstelling normaal gezien inschrijven op de officiële lijst van Europese betalingsinstellingen die hun activiteiten uitoefenen in België. Krachtens de Europese antiwitwasrichtlijn en de Belgische antiwitwaswet valt de betalingsinstelling ratione personae onder het toepassingsgebied van de Belgische antiwitwaswet en is ze onderworpen aan het toezicht uitgeoefend door de NBB. In voorkomend geval dient deze Europese betalingsinstelling een “centraal contactpunt” te vestigen in België (zie de pagina over centrale contactpunten). Bij nader onderzoek door de NBB blijkt echter dat de Belgische agent van de buitenlandse betalingsinstelling enkel belast is met het geven van technische ondersteuning aan de Belgische cliënten van de buitenlandse instelling (bv. installeren en herstellen van betalingsterminals), en dat de Belgische agent bijgevolg op geen enkele wijze tussenkomt in de financiële dienstverlening aan deze cliënten, noch verantwoordelijk is voor de correcte toepassing van de antiwitwaswetgeving. Het is ook mogelijk dat de Belgische agent wel tussenkomt bij de inzameling van cliëntinformatie voor nieuwe Belgische cliënten van de buitenlandse betalingsinstelling, met als enige doel deze informatie door te geven aan de betalingsinstelling (doorgaans via het informaticasysteem van de instelling), maar dat de verdere waakzaamheidsmaatregelen ten aanzien van de cliënten, de beslissing tot acceptatie van de cliënt en de toepassing van de doorlopende waakzaamheidsmaatregelen, volledig worden ingevuld op de hoofdzetel van de buitenlandse instelling.

In de hierboven uiteengezette gevallen gaat de NBB ervan uit dat de activiteiten die deze buitenlandse instellingen in België uitoefenen, niet (of slechts in zeer beperkte mate) zijn blootgesteld aan enig WG/FT-risico, vermits de financiële dienstverlening uitsluitend of in hoofdzaak wordt verleend vanuit het buitenland en sterke gelijkenissen vertoont met het leveren van financiële diensten in het kader van het vrij verrichten van diensten vanuit het buitenland zonder fysieke vestiging in België.

De NBB meent daarom dat instellingen die in België ratione personae aan de Belgische antiwitwaswetgeving zijn onderworpen, maar die een kleine of middelgrote omvang hebben en/of die in België – via hun vestiging – activiteiten ontplooien die niet (of slechts in zeer beperkte mate) aan specifieke WG/FT-risico’s zijn blootgesteld, het evenredigheidsbeginsel kunnen toepassen, met name:

  • door de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en de functie van ALMCO door een en dezelfde persoon te laten uitoefenen; 
  • door alle of sommige taken van de AMLCO-functie uit te besteden;
  • door gelijktijdig gebruik te maken van de mogelijkheid om de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en de functie van AMLCO door een en dezelfde persoon te laten uitoefenen en van de mogelijkheid om alle of een deel van de taken van de ALMCO-functie uit te besteden;
  • door een verzoek in te dienen om te worden vrijgesteld van bepaalde rapporteringen aan de NBB (voor meer informatie over de rapporteringsverplichtingen en het verzoek tot vrijstelling zij verwezen naar de pagina “Rapportering door financiële instellingen”).

5.1. Beoordeling van de evenredigheid op het vlak van SWG/FTP

De NBB gaat na of de voorwaarden voor toepassing van het evenredigheidsbeginsel op het vlak van SWG/FTP vervuld zijn, met name op basis van de volgende indicatieve criteria:

a) de aard van de instelling, rekening houdend met haar prudentieel statuut, haar rechtsvorm, het feit of zij al dan niet deel uitmaakt van een groep en haar bedrijfsmodel;

b) de omvang van de instelling, rekening houdend met haar balanstotaal, haar omzet, haar aantal voltijds equivalenten en haar beleidsstructuur;

c) de aard en de complexiteit van haar verrichtingen, vanuit het oogpunt van de WG/FT-risico's waaraan zij is blootgesteld; en

d) voor een vestiging in België van een financiële instelling naar buitenlands recht (van een ander EER-land of van een derde land) ook de redenen voor de oprichting van de Belgische vestiging en de functies en taken die aan deze vestiging zijn toegewezen, met name in het kader van de tenuitvoerlegging van de gedragslijnen en procedures van de instelling inzake SWG/FT.

Een financiële instelling die voornemens is gebruik te maken van deze mogelijkheid, moet in ieder geval aan de NBB kunnen aantonen dat de door haar beoogde evenredige modaliteiten voor de tenuitvoerlegging van haar verplichtingen in verhouding staan tot, met name, de bovenstaande criteria.

5.2. Uitoefening door een en dezelfde persoon van de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en de functie van ALMCO

Op grond van het evenredigheidsbeginsel biedt artikel 9, § 3, van de antiwitwaswet de mogelijkheid voor financiële instellingen om de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en de functie van AMLCO door een en dezelfde persoon te laten uitoefenen, indien de aard of de omvang van de onderworpen entiteit dit rechtvaardigen. 

Indien een financiële instelling van deze mogelijkheid gebruik wil maken, wordt verwacht dat zij een dossier samenstelt waarmee (i) zij aantoont dat deze keuze voldoet aan de evenredigheidscriteria die uiteengezet zijn in punt 5.1 hierboven en (ii) ze uiteenzet waarom ze artikel 9, § 3, van de Wet wil toepassen. Dit dossier moet op eerste verzoek aan de NBB kunnen worden bezorgd. Bovendien moet de instelling regelmatig opnieuw beoordelen of de omstandigheden die de toepassing van artikel 9, § 3, van de antiwitwaswet rechtvaardigden, nog steeds gelden. Zo niet neemt de financiële instelling de nodige maatregelen voor de aparte aanwijzing van een voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende overeenkomstig artikel 9, § 1, van de antiwitwaswet, enerzijds, en van een AMLCO overeenkomstig artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet anderzijds. Bovendien licht de financiële instelling de NBB onmiddellijk in.

Indien gebruik wordt gemaakt van de in artikel 9, § 3, van de antiwitwaswet bedoelde mogelijkheid om de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en de functie van AMLCO door een en dezelfde persoon te laten uitoefenen, wordt de hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult aangewezen onder de leden van het directiecomité van de financiële instelling of onder de leden van de effectieve leiding ervan of onder de leiders van het bijkantoor. Er moet een fit & proper-screening worden uitgevoerd en er moet voor gezorgd worden dat de hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult, niet kan worden geconfronteerd met belangenconflicten door zijn eventuele andere verantwoordelijkheden. De regels in punt 1.1 hierboven betreffende de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende zijn van overeenkomstige toepassing.

De hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult, moet de in de punten 1.2 en 2.2 hierboven vermelde taken verrichten.

5.3. Uitbesteding

Met toepassing van het evenredigheidsbeginsel en/of om redenen van efficiëntie kan worden toegestaan dat financiële instellingen een beroep doen op uitbesteding. Er zij verwezen naar punt 4 hierboven en naar de pagina “Nakoming van verplichtingen door derden”.

5.4. Gelijktijdige gebruikmaking van de mogelijkheid om (i) de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en de functie van AMLCO door een en dezelfde persoon te laten uitoefenen en van de mogelijkheid om (ii) alle of een deel van de taken van de ALMCO-functie uit te besteden

In financiële instellingen naar Belgisch recht of in België gevestigde bijkantoren die van zeer geringe omvang zijn en een laag WG/FT-risicoprofiel hebben, is het mogelijk om, met toepassing van het evenredigheidsbeginsel, gelijktijdig gebruik te maken van de in de punten 5.2 en 5.3 hierboven toegelichte mogelijkheden.

In dit geval stellen de betrokken financiële instellingen (naar Belgisch recht of bijkantoren) een dossier samen waarin zij aantonen dat de voorwaarden van de punten 5.2 en 5.3 hierboven vervuld zijn. Dit dossier moet op eerste verzoek aan de NBB kunnen worden bezorgd.

In dit geval draagt de hooggeplaatste leidinggevende die binnen de financiële instelling of het bijkantoor de rol van AMLCO vervult (lid van het directiecomité of van de effectieve leiding) de eindverantwoordelijkheid voor alle belangrijke beslissingen op het gebied van SWG/FTP, naast zijn opdracht om toezicht te houden op de kwaliteit van de uitbestede diensten.

5.5. Cumulatie van functies door de AMLCO

In grote financiële instellingen en/of in instellingen met een hoog WG/FT-risicoprofiel staat de AMLCO, zoals reeds vermeld, meestal aan het hoofd van een AML-cel die uit verschillende medewerkers bestaat. In dit geval kan de AMLCO-functie enkel worden gecumuleerd met de functie van verantwoordelijke van de compliancefunctie. 

In middelgrote financiële instellingen en/of financiële instellingen met een standaard WG/FT-risicoprofiel, kan de aan te wijzen AMLCO alleen werken. In dat geval is de AMLCO-functie een volwaardige functie die niet met andere functies kan worden gecumuleerd (behalve met de compliancefunctie ). 

In financiële instellingen naar Belgisch recht of in bijkantoren in België van buitenlandse financiële instellingen die van geringe omvang zijn en/of een laag WG/FT-risicoprofiel hebben, kan het daarentegen onevenredig zijn om de AMLCO-functie toe te wijzen aan een persoon die deze functie voltijds uitoefent. In dat geval kan worden overwogen deze functie toe te wijzen aan een persoon die deze functie slechts deeltijds uitoefent, in voorkomend geval in combinatie met andere functies bij de betrokken Belgische entiteit of bij andere entiteiten van dezelfde groep. De NBB is van mening dat dergelijke governanceregels, waarbij wordt uitgegaan van het evenredigheidsbeginsel, enkel mogen worden toegepast indien voldaan is aan de volgende voorwaarden, die voortvloeien uit de aard van de AMLCO-functie en uit de toepassing van artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet:

  1. Deze governanceregels voldoen aan de evenredigheidscriteria die opgesomd zijn in punt 5.1 hierboven;
  2. De andere functies die door de betrokkene worden uitgeoefend bij dezelfde entiteit of bij een andere entiteit van dezelfde groep, zijn niet van dien aard dat die persoon met belangenconflicten kan worden geconfronteerd; vanuit dit oogpunt kan de uitoefening van de AMLCO-functie of van de functie van verantwoordelijke van de compliancefunctie bij een andere entiteit van dezelfde groep als verenigbaar met die van AMLCO van de Belgische entiteit worden beschouwd;
  3. De betrokkene besteedt voldoende tijd aan de uitoefening van de AMLCO-functie bij de Belgische entiteit om te voldoen aan de voorwaarde van beschikbaarheid die opgenomen is in artikel 9, § 2, derde lid, 2°, van de antiwitwaswet;
  4. Als de betrokkene zijn AMLCO-functie normaliter niet uitoefent in de lokalen van de Belgische entiteit, doet deze geografische afstand geen afbreuk aan de effectieve uitoefening van deze functie, noch aan de beschikbaarheid en de kennis van het Belgisch wettelijk en reglementair kader inzake de voorkoming van WG/FTP die vereist zijn op grond van artikel 9, § 2, derde lid, 2°, van de antiwitwaswet.

Indien de financiële instelling deze governanceregels wil toepassen, dient zij een dossier samen te stellen waarin zij aantoont dat voldaan is aan al deze voorwaarden. Dit dossier moet op eerste verzoek aan de NBB kunnen worden bezorgd.

5.6. Voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en AMLCO bij Europese financiële instellingen die in België uitsluitend via (verbonden) agenten of distributeurs diensten aanbieden

Voor:

  • Europese kredietinstellingen en beursvennootschappen die een beroep doen op een in België gevestigde verbonden agent om er beleggingsdiensten en/of -activiteiten te verrichten,
  • Europese kredietinstellingen die een beroep doen op een in België gevestigde agent om er diensten te leveren die bestaan in het in ontvangst nemen van deposito's of andere terugbetaalbare gelden, en
  • Europese betalingsinstellingen of instellingen voor elektronisch geld die in België uitsluitend via agenten of distributeurs respectievelijk betalingsdiensten aanbieden of elektronisch geld overmaken,

moet de verplichting tot aanwijzing van een voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en van een AMLCO, zoals uiteengezet in artikel 9 van de antiwitwaswet, worden geïnterpreteerd rekening houdend met de bijzondere kenmerken van de aanwezigheid van deze financiële instellingen op het Belgische grondgebied, alsook met het evenredigheidsbeginsel. 

De NBB moet in elk geval worden geïnformeerd over de identiteit en de functie van de personen die bij het hoofdbestuur van elk van deze instellingen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in hun land van herkomst:

  • op het hoogste niveau verantwoordelijk zijn om toezicht te houden op de toepassing en naleving in België van de bepalingen van de antiwitwaswet en de andere wettelijke en reglementaire bepalingen bedoeld in artikel 9, § 1, eerste lid, van die wet;
  • de functie van AMLCO uitoefenen, op grond van artikel 9, § 2, van de Wet.

Wat betreft de verplichting om een ​​centraal contactpunt aan te wijzen (zie artikel 15 van de Wet) zij verwezen naar de pagina over centrale contactpunten.

5.7. Rapportering aan de NBB

Voor de mogelijkheid om een vrijstelling aan te vragen van bepaalde rapporteringsverplichtingen ten aanzien van de NBB zij verwezen naar de pagina "Rapportering door financiële instellingen".

6. Andere prudentiële vereisten inzake governance

De specifieke governancevereisten op het vlak van SWG/FTP moeten op harmonieuze wijze worden geïntegreerd in de prudentiële regels inzake governance die van toepassing zijn op de verschillende betrokken sectoren. 

6.1. Taken van de raad van bestuur op het vlak van SWG/FTP

De raad van bestuur van de financiële instellingen heeft op het gebied van SWG/FTP de volgende taken:

  1. beslissen over de algemene strategie van de betrokken financiële instelling inzake het beheer van WG/FT-risico's. De raad van bestuur moet dus een totaalbeeld hebben van de toegepaste regeling en van de WG/FT-risico's die verbonden zijn aan de uitgeoefende activiteiten;
  2. het SWG/FTP-beleid van de instelling valideren (zie de pagina "Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen");
  3. op de hoogte worden gehouden van de resultaten van de algemene WG/FT-risicobeoordeling van de financiële instelling en van de actualisering ervan;
  4. het activiteitenverslag van de AMLCO minstens jaarlijks goedkeuren;
  5. minstens eenmaal per jaar de correcte werking van de compliancefunctie beoordelen, met inbegrip van het onderdeel "SWG/FTP", en hierbij in het bijzonder toezien op de geschiktheid van de aan de AMLCO-functie toegewezen personele en technische middelen.

6.2. Taken van het directiecomité op het vlak van SWG/FTP

Het directiecomité of de effectieve leiding van de financiële instellingen die niet over een directiecomité beschikken, hebben op het gebied van SWG/FTP de volgende taken:

  1. onder leiding van de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende de organisatorische en operationele SWG/FTP-structuur opzetten die nodig is om te voldoen aan artikel 8 van de antiwitwaswet en aan de SWG/FTP-strategie die door de raad van bestuur is vastgelegd, en hierbij bijzondere aandacht besteden aan de geschiktheid van de aan de AMLCO-functie toegewezen personele en technische middelen;
  2. de interne SWG/FTP-procedures goedkeuren (zie de pagina "Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen", waarop wordt bepaald dat kleinere aanpassingen van deze procedures mogen worden gevalideerd door de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende);
  3. passende internecontrolemechanismen voor SWG/FTP vaststellen (zie pagina "Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen");
  4. het jaarlijks activiteitenverslag van de AMLCO goedkeuren en met deze persoon regelmatig contact onderhouden;
  5. jaarlijks de doeltreffendheid beoordelen van haar governancesysteem, met inbegrip van het SWG/FTP-beleid; en
  6. zorgen voor een degelijke SWG/FTP-rapportering, zowel aan de raad van bestuur als aan de NBB.

6.3. Naleving van de regels inzake compliance

Aangezien het SWG/FTP-beleid geïntegreerd moet worden in de compliancefunctie, zijn de beginselen die worden uiteengezet in circulaire NBB_2012_14 van toepassing. Bovendien geldt als prudentiële regel dat alle onafhankelijke controlefuncties een coherent geheel moeten vormen, wat betekent dat voor de WG/FT-risico’s een goede interactie tussen de compliancefunctie en de risicobeheerfunctie vereist is (zonder evenwel een hiërarchie te creëren tussen deze onafhankelijke controlefuncties).

Hoewel er over het beheer van de WG/FT-risico’s specifieke rapporteringen worden bezorgd aan de NBB, verwacht deze laatste dat de compliancefunctie dit aspect ook behandelt in haar rapporteringen inzake compliance. Er mag in deze rapporteringen echter gebruikgemaakt worden van kruisverwijzingen voor aspecten die verband houden met SWG/FTP. 

Referentiedocumenten:

  • Richtsnoeren van de Europese Bankautoriteit van 25 februari 2019 (EBA/GL/2019/02) inzake uitbesteding (voor de kredietinstellingen, de beursvennootschappen, de betalingsinstellingen en de instellingen voor elektronisch geld);
  • Circulaire NBB_2018_25 betreffende de geschiktheid van bestuurders, leden van het directiecomité, verantwoordelijken van onafhankelijke controlefuncties en effectieve leiders van financiële instellingen;
  • Circulaire NBB_2012_14 betreffende de compliancefunctie;
  • de sectorale circulaires over uitbesteding:
    • voor kredietinstellingen en beursvennootschappen: circulaire PPB_2004_5 over gezonde beheerspraktijken bij uitbesteding door kredietinstellingen en beleggingsondernemingen,
    • voor verzekeringsondernemingen: circulaire NBB_2016_31 over de prudentiële verwachtingen van de NBB inzake het governancesysteem voor de verzekerings- en herverzekeringssector,
    • voor betalingsinstellingen en instellingen voor elektronisch geld: de voornoemde circulaire PPB_2004_05, die van toepassing werd verklaard door circulaire NBB_2015_09 over het prudentieel statuut van de instellingen voor elektronisch geld en circulaire NBB_2015_10 over het prudentieel statuut van de betalingsinstellingen;
    • voor vereffeningsinstellingen: circulaire PPB_2007_5 over interne controle en interne audit, compliancefunctie, voorkomingsbeleid, gezonde beheerpraktijken inzake uitbesteding.
  • Sectorale circulaires over governance:
    • voor kredietinstellingen, beursvennootschappen, betalingsinstellingen en instellingen voor elektronisch geld en vereffeningsinstellingen en met vereffeningsinstellingen gelijkgestelde instellingen: het Handboek Governance,
    • voor verzekeringsondernemingen: de voornoemde circulaire NBB_2016_31.