Standaardformulieren van de NBB

De geschiktheidsbeoordelingen die de NBB(/ECB) uitvoert, steunen in de eerste plaats op allerhande gegevens die de instellingen en te toetsen personen haar dienen over te maken. De NBB heeft hiertoe standaardformulieren opgesteld. Deze formulieren strekken ertoe het de financiële instellingen mogelijk te maken de NBB(/ECB) op een coherente en uniforme wijze te informeren en te documenteren over de deskundigheid en professionele betrouwbaarheid van de personen die onderworpen zijn aan een geschiktheidstoetsing.

Wanneer een standaardformulier ondertekend dient te worden “door de betrokken instelling”, dient dit – onder voorbehoud van de statutaire bepalingen betreffende de vertegenwoordiging van het wettelijk bestuursorgaan - als volgt te worden verstaan:

  • indien het formulier betrekking heeft op de voorzitter van de raad van bestuur: ondertekening door twee andere niet-uitvoerend bestuurders;
  • indien het formulier betrekking heeft op een lid van het directiecomité of op een verantwoordelijke van een onafhankelijke controlefunctie: ondertekening door de voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan en de voorzitter van het directiecomité;
  • indien het formulier betrekking heeft op de voorzitter van het directiecomité: ondertekening door de voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan;
  • indien het formulier betrekking heeft op een ander lid van het wettelijk bestuursorgaan: ondertekening door de voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan.

5.1 Aanvatten van een functie

Het eerste standaardformulier betreft het aanvatten van een nieuwe functie. Er wordt aan herinnerd dat ook een functiewijziging wordt geviseerd.

De NBB heeft per type instelling (verzekerings- en herverzekeringssector, Bank “SI”, Bank “LSI”, en “andere statuten”, enz…) een specifiek standaardformulier uitgewerkt, dat zowel het onderdeel deskundigheid als het onderdeel geschiktheid omvat, en dat moet worden ondertekend door de instelling zelf en de betrokken persoon. Het is als bijlage bij dit handboek gevoegd (zie Formulier 1 “Nieuwe benoeming”).

Er dient benadrukt te worden dat de NBB(/ECB) geen beoordeling aanvat zolang haar geen volledig ingevuld standaardformulier werd overgemaakt.

Het formulier dient ondertekend te worden door de betrokken persoon en de instelling.

5.2 Nieuwe elementen aangaande de professionele deskundigheid en betrouwbaarheid van een persoon in functie

Wanneer er zich nieuwe elementen voordoen die een impact kunnen hebben op de professionele deskundigheid en betrouwbaarheid van een persoon die onderworpen is aan een geschiktheidsbeoordeling, dienen deze onverwijld aan de toezichthouder te worden meegedeeld. Voor de mededeling hiervan stelt de NBB een standaardformulier ter beschikking (zie Formulier 3 “Nieuwe elementen”).

Dit formulier dient ondertekend te worden door de betrokken persoon en de instelling.

5.3 Stopzetten van een functie

Wanneer een persoon de uitoefening van een functie onderworpen aan een geschiktheidsbeoordeling stopzet, wenst de NBB enige informatie hieromtrent te ontvangen. Hiertoe dient eveneens gebruik gemaakt te worden van een standaardformulier (zie Formulier 2 “Stopzetting”).

Dit formulier dient ondertekend te worden door de instelling.

Bij vervanging van een persoon die onderworpen is aan een geschiktheidsbeoordeling, dienen twee formulieren te worden ingevuld: één betreffende de persoon die de functie stopzet (namelijk Formulier 2 “Stopzetting”) en één betreffende de persoon die de betrokken functie wenst op te nemen (namelijk Formulier 1 “Nieuwe benoeming”).

5.4 Herbenoeming van een persoon

Wanneer een instelling een persoon wenst te herbenoemen in een functie die een geschiktheidsbeoordeling vergt, dient hiertoe eveneens een standaardformulier ingevuld te worden (zie Formulier 4 “Herbenoeming”).

Dit formulier dient ondertekend te worden door de betrokken persoon en de instelling.

Bijlagen