In welk formaat?
Neerleggers kunnen een jaarrekening neerleggen via zowel een XBRL-bestand (een gestructureerd databestand) als een PDF-bestand (Portable Document Format).
Een gestandaardiseerde jaarrekening wordt bij voorkeur neergelegd in XBRL-bestand. Dit is de makkelijkste en goedkoopste manier van neerlegging. Liefst 99 procent van de jaarrekeningen wordt onder de vorm van een XBRL-bestand neergelegd.
Deze XBRL-bestanden moeten voldoen aan een taxonomie, waarbij de financiële en economische gegevens in een bepaalde vorm en structuur elektronisch worden weergegeven. Deze taxonomie voldoet aan de bepalingen van de modellen van jaarrekeningen, zoals beschreven in:
- het KB van 29 april 2019 tot uitvoering van het WVV en
- de Richtlijn 2013/34/EU van het Europees Parlement en van de Raad van 26 juni 2013.
Jaarrekeningen in XBRL-formaat kunnen alleen volgens de in april 2022 grondig vernieuwde taxonomie worden opgesteld.
OPGELET In sommige gevallen laat de wetgever enkel een neerlegging toe in PDF-formaat (zie onder voor meer info).
Wanneer een jaarrekening in XBRL-formaat?
Een jaarrekening kan in XBRL-formaat worden neergelegd, indien ze:
- is opgemaakt volgens een standaardmodel;
- in euro is opgesteld
- in vreemde valuta is opgesteld na toelating van de FOD Economie dat de onderneming haar boekhouding in een andere munt mag voeren. Van deze toelating moet wel melding worden gemaakt in de toelichting of de bijlagen van de jaarrekening.
- geen buitenlandse onderneming is.
Wanneer een jaarrekening in PDF-formaat?
In de andere gevallen moet de jaarrekening onder de vorm van een PDF-bestand worden neergelegd.
Een neerlegging in PDF-formaat is verplicht in geval van:
- Geconsolideerde jaarrekeningen
- Jaarrekeningen van buitenlandse ondernemingen
- Specifieke modellen van jaarrekeningen:
- Kredietinstellingen, beleggingsondernemingen en beheervennootschappen van in instellingen voor collectieve belegging
- Verzekeringsondernemingen
- Ziekenfondsen en landsbonden van ziekenfondsen onderworpen aan de wet van 6 augustus 1990
- Beheersmaatschappijen van auteursrechten
- Staat van actief/passief voor immigrerende ondernemingen
Grootte van een bestand
De maximale toegestane bestandsgrootte (PDF of XBRL) met een neergelegde jaarrekening bedraagt 50 MB.
Elektronische indiening
Het indienen van jaarrekeningen is enkel mogelijk via elektronische weg.
De papieren aangifte is sinds 1 januari 2020 afgeschaft, in overeenstemming met het Wetboek voor Vennootschappen en Verenigingen (WVV).
OPGELET Deze verplichting tot elektronische indiening geldt ook voor apart neer te leggen sociale balansen (voor ondernemingen die geen jaarrekening moeten indienen bij de NBB).
Specifieke vragen ‘formaat van neerlegging’
In welk formaat en met welke eenheid moeten de cijfergegevens zijn opgemaakt?
De cijfergegevens worden ingevoerd zonder punt of komma voor de duizendtallen. Het decimaalteken is het 'punt' op het cijferklavier.
Negatieve bedragen dienen, waar toegelaten, door een minteken voorafgegaan worden in plaats van tussen haakjes.
In de sociale balans:
- voor het gemiddeld aantal werknemers: 1 cijfer na het decimaalteken
- voor het werkelijk aantal gepresteerde uren: een afgerond cijfer
- voor de personeelskosten: een afgerond cijfer.
De eenheid voor de neerlegging en publicatie is de euro zonder decimalen, zowel voor het volledig, verkort als voor het micromodel. Om de recuperatie van gegevens vanuit de boekhouding niet te bemoeilijken, zal de neerlegger bij de elektronische neerlegging in XBRL-formaat mogen kiezen tussen eenheden euro zonder decimalen of eenheden euro met twee decimalen. Deze tweede mogelijkheid moet de neerlegger toelaten de jaarrekeninggegevens automatisch uit zijn boekhouding over te nemen zonder zich daarbij om afrondingen te moeten bekommeren. Na aanvaarding door de NBB en validatie met behulp van de rekenkundige controles (met nauwkeurigheid tot op de eurocent), zullen de gegevens door de toepassing van de NBB afgerond worden tot op de eenheid, met het oog op de publicatie in PDF-formaat.
Bij neerlegging in PDF-formaat is de regel altijd cijfergegevens zonder decimalen gebruiken, zoniet wordt de neerlegging geweigerd.
De import van een oud XBRL-bestand is mislukt. Wat kan ik doen?
Als u probeert een oud XBRL-bestand te importeren, mislukt de import en het validatie rapport geeft de volgende fout:
‘Unable to locate the following schema reference: http ://www. nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd…’
MEER INFO Hier is de te gebruiken procedure om een oud XBRL-bestand te importeren: Import mislukt. Hoe moet het? pdf