Le dépôt des comptes annuels et d'autres documents via l'application Filing ne peut se faire par voie électronique que sous la forme d'un fichier XBRL ou d'un fichier PDF. Dans la pratique, 99 % des comptes annuels sont déposés sous la forme d'un fichier XBRL.
Les comptes annuels doivent être établis dans la langue (ou l'une des langues) officielle(s) de la région linguistique où se trouve le siège de la personne morale. Les mêmes comptes annuels doivent également toujours être établis dans la même langue.
Les déposants doivent déposer les comptes annuels auprès de la Banque Nationale de Belgique (BNB) dans les trente jours qui suivent l'approbation des comptes annuels et au plus tard dans les sept mois qui suivent la clôture de l'exercice.
La Banque nationale de Belgique (BNB) soumet d'abord les comptes annuels déposés à une série de contrôle arithmétiques et logiques.
Si la BNB accepte les comptes annuels après un certain nombre de contrôles et que le paiement est en ordre, l'entreprise reçoit le document « Mention de dépôt des comptes annuels » en guise de preuve. Ce document est délivré via la « e-box enterprise » de l'entreprise dans les 11 jours ouvrables suivant l'acceptation.
Comment déposer ?
Les dépôts doivent répondre à des normes strictes en termes de format, de langue et de délai. La Banque Nationale de Belgique soumet les comptes annuels déposés à un certain nombre de contrôles. Après paiement, le déposant reçoit une preuve de dépôt.