Documentatie en FAQ

Documentatie

Handleiding voor de toepassing FILING

Algemeen protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen

Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen in de vorm van een PDF-bestand

Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen in de vorm van gestructureerde databestanden (XBRL). Dit document is bestemd voor ontwikkelaars van software waarmee gebruikers jaarrekeningen kunnen opmaken om via een elektronisch databestand neergelegd te worden bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België.

FAQ

1. Voor de neerlegging van de jaarrekening mag om het even welke geldige eID worden gebruikt

Naast de gekwalificeerde certificaten van Certipost, Globalsign en Isabel kunt u jaarrekeningen neerleggen via het internet met het authenticatiecertificaat dat voorkomt op de Belgische elektronische identiteitskaart (eID) die u reeds bezit of die u kunt aanvragen bij uw gemeente. Voor de neerlegging van de jaarrekening mag om het even welke geldige eID worden gebruikt.

Bij een vervanging van een eID moet u er wel rekening mee houden dat het nieuwe certificaat pas na 3 dagen kan gebruikt worden om jaarrekeningen via het internet neer te leggen.

2. Bij de betaling door overschrijving is het meegeven van de correcte gestructureerde mededeling essentieel

... opdat de NBB de betaling en meteen ook de jaarrekening(en) zou kunnen aanvaarden. Als u de overschrijving uitvoert met een homebanking- of pc-bankingtoepassing, dan is op het scherm waarop het elektronisch overschrijvingsformulier wordt getoond, meestal een zone voorzien voor een vrije mededeling en een andere zone voor het ingeven van een gestructureerde mededeling.

Als u echter Isabel gebruikt, dan is slechts één zone "Mededeling" voorzien. Om in die zone de gestructureerde mededeling in te geven, moet u starten met het ingeven van drie plustekens "+++"; vervolgens geeft u enkel nog de cijfers in van de gestructureerde mededeling (geen slashes en geen plustekens op het einde). De Isabel-toepassing aanvaardt en controleert de ingevoerde cijfers dan als een gestructureerde mededeling.

3. Jaarrekeningen betalen binnen 7 dagen na toekenning van de status "Wacht op betaling"

Omdat de NBB de betrokken jaarrekeningen binnen de wettelijke termijnen beschikbaar moet stellen van derden, kunnen deze enkel worden aanvaard als de NBB binnen de zeven kalenderdagen na de datum waarop de status "Wacht op betaling" werd toegekend aan de betrokken jaarrekeningen, het correcte bedrag op haar rekening ontvangt, met de correcte gestructureerde mededeling. De datum waarop zo'n jaarrekening werd geüpload wordt dan door de Balanscentrale gebruikt als de officiële neerleggingsdatum, ook al is de betaling nog niet op die dag door de NBB ontvangen.  

4. U wenst (een) jaarrekening(en) die u heeft geüpload, om één of andere reden te schrappen?

Dit kan zolang de jaarrekeningen zich nog bevinden in de status "Wacht op betaling" of zelfs "Wacht op overschrijving". U gaat daarvoor naar "Opvolging", u klikt op de link onder de status "Wacht op betaling" of "Wacht op overschrijving". Op het volgende scherm gebruikt u de knop onderaan links "Schrappen".

Zodra de jaarrekening(en) zich bevindt(bevinden) in de status "Neerlegging geregistreerd" kunt u deze niet meer schrappen. U kunt dan enkel nog een verbeterde neerlegging uitvoeren.

5. Het jaarrekeningbestand is te groot

Er gelden sinds 1 april 2015 nieuwe regels voor de maximaal toegestane grootte voor XBRL- en PDF-bestanden.

  1. Voor een XBRL-bestand is de maximaal toegestane grootte verhoogd van 2MB tot 3 MB.
  2. Voor een PDF-bestand is deze afhankelijk van het aantal bladzijden van de jaarrekening:
  • indien minder dan 100 blz.: grootte = 3 MB (ongewijzigd)
  • tussen 100 en 499 blz.: grootte max. 10 MB
  • 500 blz. of meer: grootte max. 18 MB

Indien een XBRL-bestand groter is dan 3 MB, dan heeft dit in bijna alle gevallen te maken met de grootte van de ingekapselde rapporten onder de vorm van PDF-bestanden. 

  1. De grootte van de PDF-bestanden optimaliseren met behulp van een PDF-writer (software)

    Het jaarverslag, het commissarisverslag en de verklaring betreffende de aandeelhoudersstructuur kunnen met behulp van een (gratis) software omgezet worden in PDF-bestanden. Dit kan met elke toepassing die een "print to pdf"-functionaliteit voorziet. Deze zijn ook te vinden op het internet door te zoeken naar "free pdf creator".
    Deze PDF-bestanden kunnen daarna toegevoegd worden aan het XBRL-bestand.

  2. Regels voor het scannen van de papieren jaarrekening

Een jaarrekening die enkel op papier beschikbaar is, moet worden ingescand:

  • met een resolutie van 300 dpi (lagere resoluties verminderen de kwaliteit)
  • als tekst ("scan as text") en niet als beeld ("scan as image")

6. PDF-bestanden aanmaken

In sommige gevallen bestaat een neerlegging niet enkel uit een jaarrekening maar ook uit andere documenten; het jaarverslag en het verslag van de commissarissen zijn de meest bekende voorbeelden. Bij de neerlegging van een jaarrekening in de vorm van een pdf-bestand moeten al deze documenten in één pdf-bestand worden samengevoegd om één neerlegging te vormen. De volgende handelingen kunnen hiervoor nodig zijn:

  • PDF-BESTANDEN SAMENVOEGEN: indien u meerdere pdf-bestanden wenst samen te voegen tot één nieuw pdf-bestand, dan moet u gebruikmaken van een specifieke software. Voor gratis toepassingen zoals mergepdf.net of Quick PDF Tools raden wij u aan op het internet te zoeken op "pdf merge freeware". Het volstaat dan meestal om twee of meerdere bestanden in de juiste volgorde te selecteren waarna de toepassing ze samenvoegt en het nieuwe pdf-bestand op uw computer kan worden bewaard.
  • PDF-BESTANDEN BEWERKEN: indien u niet alleen meerdere pdf-bestanden wenst samen te voegen tot één nieuw pdf-bestand, maar ook het nieuwe bestand wenst te bewerken door het
    • herschikken en/of verwijderen van pagina's
    • toevoegen van metadata zoals de naam van de auteur, een titel, een onderwerp of sleutelwoorden
    • toevoegen van bladwijzers (b.v. aan het begin van de balans, de resultatenrekening en de toelichting),

    dan moeten voormelde opmaakprogramma's bijkomende functionaliteiten bevatten. Voor gratis toepassingen zoals PDFHammer of Adolix Split & Merge PDF raden wij u aan op het internet te zoeken op "pdf merge rearrange freeware".

7. Javascripts

PDF-bestanden, die de volledige jaarrekening bevatten of die aan een jaarrekening in de vorm van een gestructureerd databestand worden toegevoegd, mogen om veiligheidsredenen geen javascripts bevatten. Sommige javascripts kunnen immers schade toebrengen aan de computersystemen van de Nationale Bank. Hoe moet u hierop reageren?

  • VOORKOMEN
    • jaarrekeningen opgemaakt volgens een standaardmodel kunnen geen javascripts bevatten indien u ze neerlegt in de vorm van een gestructureerd databestand (XBRL-bestand) i.p.v. als een pdf-bestand; de Balanscentrale biedt u hiervoor een gratis onlinetoepassing aan waarbij de documenten die in de vorm van een pdf-bestand aan een gestructureerd databestand (XBRL-bestand) kunnen worden toegevoegd, namelijk de verklaring betreffende de aandeelhoudersstructuur, het verslag van de commissaris en het jaarverslag, kunnen geen javascripts bevatten indien u ze als tekst (dus zonder grafische elementen zoals logo's of handtekeningen) toevoegt i.p.v. als een pdf-bestand; het volstaat hiervoor de tekst van een verslag te kopiëren ("copy") en te plakken ("paste") in het betreffende onderdeel van de software waarmee u jaarrekeningen aanmaakt
  • VERWIJDEREN: u kan javascripts met de optimaliseerfunctie in een pdf-editor verwijderen; in de meeste gevallen moet u hiervoor de functie "Discard All JavaScript Actions" in de pdf-editor activeren; voor gratis toepassingen raden wij u aan te googelen op "free pdf optimizer".