4:77 De leden van de gespecialiseerde comités nemen actief deel aan open en kritische discussies, tijdens welke afwijkende meningen op een constructieve manier worden besproken.

4:78 De comités leggen de agenda's van hun vergaderingen, evenals hun besprekingen, de conclusies van hun werkzaamheden en de aan het wettelijk bestuursorgaan voor te leggen voorstellen van beslissingen vast, en vermelden de uiteenlopende standpunten van hun leden in de notulen van hun vergaderingen. De conclusies en voorstellen van beslissingen worden gerapporteerd aan het wettelijk bestuursorgaan.

4:79 Het wettelijk bestuursorgaan stelt voor elk comité een intern reglement^[1] op waarin de taken, de samenstelling en de werking ervan gedetailleerd worden vastgelegd (met inbegrip van de notulering). De NBB beveelt aan om deze interne reglementen als bijlagen bij het governancememorandum te voegen.

4:80 De leden van de comités moeten in ieder geval, naargelang hun bevoegdheden:

1. toegang hebben tot alle relevante informatie en gegevens die nodig zijn om hun taak te verrichten, met inbegrip van informatie en gegevens die afkomstig zijn van relevante bedrijfsfuncties en onafhankelijke controlefuncties (zoals de afdelingen juridische zaken, financiën, personeelszaken, IT, interne audit, risicobeheer en compliance, waaronder ook informatie over de naleving van de SWG/FT-voorschriften en geaggregeerde informatie over meldingen van verdachte transacties en SWG/FT-risicofactoren);
2. regelmatig rapporten, ad-hocinformatie, mededelingen en adviezen van de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties ontvangen met betrekking tot het risicoprofiel van de vennootschap, haar risicocultuur en haar risicolimieten, evenals aangaande eventuele belangrijke inbreuken die mogelijk hebben plaatsgevonden, met gedetailleerde informatie over en aanbevelingen voor corrigerende maatregelen die zijn genomen, moeten worden genomen of worden voorgesteld, alsook de inhoud, het format en de frequentie van de risico-informatie die aan hen moet worden gerapporteerd, onderwerpen aan periodieke evaluatie en besluitvorming; en
3. waar nodig zorgen voor voldoende betrokkenheid van de onafhankelijke controlefuncties en andere relevante functies (personeelszaken, juridische zaken, financiën) binnen de respectieve deskundigheidsgebieden en/of advies van externe deskundigen inwinnen.

4:81 Er is een passende wisselwerking tussen de comités. In beperkte zin kan een dergelijke wisselwerking de vorm aannemen van wederzijdse vertegenwoordiging, waarbij de voorzitter of een lid van een comité ook lid kan zijn van een ander comité.

4:82 Om redenen van doeltreffendheid mogen externe personen (zoals de voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan of een effectieve leider, de interne auditor, de erkend commissaris, enz.) deelnemen aan alle of een deel van de vergaderingen van de comités als gast. Niettemin moet worden vermeden - behoudens naar behoren gemotiveerde uitzondering - dat permanente genodigden (uitvoerende bestuurders, niet-uitvoerende niet-leden, vertegenwoordigers van de groep, enz.) systematisch deelnemen aan alle vergaderingen van de gespecialiseerde comités. Een goede praktijk in dit verband is ervoor te zorgen dat genodigden alleen die discussiepunten bijwonen die voor hen van belang zijn en dat er altijd ten minste één vergadering per jaar zonder externe personen plaatsvindt. De voorzitters van de comités hebben in dit opzicht een belangrijke rol te vervullen om de kwaliteit van de debatten te vrijwaren.

^{[1] Dit reglement moet niet noodzakelijkerwijs voldoen aan de voorwaarden van artikel 2:59 van het WVV.}