4.1.3.1. Samenstelling
Leden en statuut
4:42 De effectieve leiding bestaat uit ten minste twee personen wier positie hen in staat stelt om elkaar effectief te controleren (tweehoofdige controle). De NBB beveelt aan om drie of meer effectieve leiders te hebben om impasses te voorkomen.
4:43 Effectieve leiders kunnen zowel uitvoerende bestuurders zijn als personen die, zonder de hoedanigheid van bestuurder te hebben, door de vennootschap als effectieve leiders worden beschouwd wegens de rechtstreekse en doorslaggevende invloed die zij kunnen uitoefenen op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de vennootschap. De effectieve leider aan wie het dagelijks bestuur wordt gedelegeerd (voor vennootschapsvormen waar dit mogelijk is) moet noodzakelijkerwijs een uitvoerend bestuurder zijn.
4:44 Wanneer een directiecomité wordt opgericht, vereist artikel 21, § 4 van de toezichtswet beursvennootschappen dat dit comité uitsluitend is samengesteld uit leden van het wettelijk bestuursorgaan[1].
4:45 De NBB beveelt aan dat de effectieve leiding of, in voorkomend geval, het directiecomité ten minste de volgende 3 functies omvat: de Chief Executive Officer, de Chief Financial Officer en de Chief Risk Officer.
4:46 De leden van de effectieve leiding en, in voorkomend geval, het directiecomité moeten natuurlijke personen zijn die voldoen aan de (individuele en collectieve) geschiktheidsvereisten in het “fit & proper”-handboek van de NBB. Effectieve leiders die lid zijn van het wettelijk bestuursorgaan moeten hun mandaat uitoefenen onder het sociaal statuut van zelfstandige (geen uitzonderingen mogelijk)[2]. Als de samenstelling van de effectieve leiding of, in voorkomend geval, het directiecomité gemengd is (d.w.z. samengesteld uit (een) uitvoerende bestuurder(s) en (een) niet-bestuurder(s)), moet(en) de niet-bestuurder(s) ook het statuut van zelfstandige hebben[3].
Chief Executive Officer
4:47 De aanwijzing van een Chief Executive Officer of CEO (of, in voorkomend geval, voorzitter van het directiecomité) , draagt bij aan het algehele doeltreffende en coherente functioneren van de beursvennootschap en aan een doeltreffende informatiestroom met het wettelijk bestuursorgaan.
Chief Financial Officer
4:48 De toezichtswet beursvennootschappen vereist niet dat de financieel directeur (doorgaans Chief Financial Officer of CFO genoemd) lid is van de effectieve leiding of, in voorkomend geval, van het directiecomité. In de praktijk is dit echter heel vaak het geval, en deze regeling wordt aanbevolen door de NBB. De CFO is algemeen verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen, de financiële planning en de financiële verslaggeving. In vennootschappen waar de CFO geen effectieve leider is of, in voorkomend geval, geen lid is van het directiecomité, moet deze functie worden toevertrouwd aan een hoger kaderlid (niveau “N-1” ten opzichte van de effectieve leiding).
Chief Risk Officer
4:49 In overeenstemming met artikel 33, § 3 van de toezichtswet beursvennootschappen is de verantwoordelijke voor de risicobeheerfunctie (doorgaans Chief Risk Officer of CRO genoemd) een effectieve leider of, in voorkomend geval, een lid van het directiecomité. In principe mag deze persoon alleen voor de risicobeheerfunctie verantwoordelijk zijn. In afwijking van dit beginsel kan de NBB de CRO echter toestaan ook verantwoordelijk te zijn voor de compliancefunctie, op voorwaarde dat deze twee functies afzonderlijk worden uitgeoefend.
4:50 Voorts kan de NBB - met inachtneming van het evenredigheidsbeginsel - toestaan dat de risicobeheerfunctie wordt toevertrouwd aan een hoger kaderlid (niveau “N-1” ten opzichte van de effectieve leiders), mits er in hoofde van deze persoon geen belangenconflict bestaat. Ook kleine beursvennootschappen kunnen deze toestemming vragen.
Hooggeplaatste leidinggevende die verantwoordelijk is voor de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (SWG/FT)
4:51 Overeenkomstig artikel 9, § 1 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten wijst de vennootschap onder de leden van de effectieve leiding of, in voorkomend geval, het directiecomité een hooggeplaatste leidinggevende aan die verantwoordelijk is voor SWG/FT. De voor SWG/FT verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende dient over algemene kennis op het vlak van SWG/FT te beschikken, teneinde de door de ALMCO genomen maatregelen aan een kritisch onderzoek te kunnen onderwerpen en erop toe te zien dat de bepalingen van de bovengenoemde wet worden nageleefd. Er moet ook op worden toegezien dat de voor SWG/FT verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende deze taak niet cumuleert met andere taken die WG/FT-risico's kunnen opleveren (bv. de commerciële functie).
[1] Overeenkomstig artikel 22 van de toezichtswet beursvennootschappen kan hiervan echter worden afgeweken om een directiecomité te hebben met een gemengde samenstelling (bestuurders en niet-bestuurders).
[2] Zie in dit verband artikel 64 van de toezichtswet beursvennootschappen. Zo moet de effectieve leider aan wie het dagelijks bestuur wordt gedelegeerd (voor vennootschapsvormen waar dit mogelijk is) een uitvoerend bestuurder zijn met het statuut van zelfstandige.
[3] Een verhouding van ondergeschiktheid - in de veronderstelling dat die bewezen is - zou de goede werking en de collegialiteit van de effectieve leiding in het gevaar brengen.