4.1.2.2. Taken
4:20 Krachtens artikel 19 van de toezichtswet beursvennootschappen draagt het wettelijk bestuursorgaan de algemene verantwoordelijkheid voor de vennootschap. Het oefent meer bepaald de twee onderstaande functies uit.
4.1.2.2.1. Beleidsfunctie
4:21 De belangrijkste taak van het wettelijk bestuursorgaan is het vaststellen van de strategie en het algemeen beleid van de vennootschap.
4:22 Van het wettelijk bestuursorgaan wordt verwacht dat het de strategie en de doelstellingen van de vennootschap en haar organisatie voor het verrichten van beleggingsdiensten, het uitvoeren van beleggingsactiviteiten en het verlenen van nevendiensten vaststelt, alsook de van het personeel vereiste vaardigheden, kennis en deskundigheid en de middelen, procedures en mechanismen waarmee of in het kader waarvan de vennootschap deze diensten verleent en haar activiteiten uitoefent. Hieronder valt ook interne kapitaaltoereikendheid, uitbesteding, bedrijfscontinuïteit, cliëntacceptatie, belangenconflicten en bescherming van de rechten van cliënten in verband met de aangehouden cliëntentegoeden.
4:23 Het wettelijk bestuursorgaan bepaalt het risicobeleid en stelt de risicotolerantie van de vennootschap vast voor al haar werkzaamheden. Het dient op de eerste lijn te staan voor strategische beslissingen op risicogebied en is nauw betrokken bij het doorlopende toezicht op de ontwikkeling van het risicoprofiel van de vennootschap. Hiervoor is vereist dat het wettelijk bestuursorgaan te allen tijde over relevante en volledige informatie beschikt over de risico’s die de vennootschap loopt.
4:24 Daarnaast stelt het wettelijk bestuursorgaan onder meer het geschiktheidsbeleid, het integriteitsbeleid en het beloningsbeleid vast. In overeenstemming met artikel 19 van de toezichtswet beursvennootschappen keurt het ook het governancememorandum goed.
4:25 Voor meer informatie over de taken van het wettelijk bestuursorgaan zij verwezen naar de toezichtswet beursvennootschappen en naar de paragrafen 22 tot en met 31 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/14.
4.1.2.2.2. Toezichtsfunctie
4:26 Het toezicht op de werkzaamheden en de regelmatige beoordeling van de beleidsstructuur, de organisatie en de internecontrolemechanismen van de vennootschap vormen de tweede belangrijke pijler van de verantwoordelijkheden van het wettelijk bestuursorgaan.
4:27 Overeenkomstig artikel 56 van de toezichtswet beursvennootschappen moet het bestuursorgaan periodiek en minstens eenmaal per jaar de doeltreffendheid beoordelen van de organisatieregelingen van de vennootschap, met inbegrip van de specifieke organisatieregelingen inzake het bijhouden van gegevens over beleggingsdiensten, de bescherming van cliëntenrechten, het onderscheid tussen voor cliënten aangehouden tegoeden en eigen tegoeden, het goedkeuringsproces voor financiële instrumenten bestemd voor de verkoop en het aanhouden van geldmiddelen. Daarnaast beoordeelt het periodiek de adequaatheid en de implementatie van de strategische doelstellingen van de vennootschap bij het verlenen en verrichten van beleggingsdiensten en -activiteiten en nevendiensten.
4:28 Het wettelijk bestuursorgaan beoordeelt ook de goede werking van de onafhankelijke controlefuncties. Behalve op de beoordeling die het kan uitvoeren op grond van zijn regelmatige contacten en van de informatie die het van deze drie functies ontvangt, baseert het wettelijk bestuursorgaan zich met name op het periodiek verslag van de effectieve leiding of, in voorkomend geval, het directiecomité. Het ziet er tevens op toe dat de effectieve leiding de nodige maatregelen neemt om eventuele tekortkomingen te verhelpen. Het wettelijk bestuursorgaan bezorgt jaarlijks aan de NBB een verslag over de beoordeling van de compliancefunctie, overeenkomstig artikel 32, § 2 van de toezichtswet beursvennootschappen.
4:29 De verantwoordelijkheid voor dit toezicht op de werking van de vennootschap ligt bij het wettelijk bestuursorgaan in zijn toezichtsfunctie, en in het bijzonder bij de niet-uitvoerende bestuurders, die de meerderheid van de leden van dit orgaan uitmaken. Deze laatsten moeten samenwerken om ervoor te zorgen dat dit toezicht goed wordt uitgeoefend. Dit toezicht kan met name de volgende vormen aannemen:
- de rapportering door de onafhankelijke controlefuncties;
- de effectieve gebruikmaking van de onderzoeksbevoegdheden waarover de leden van het wettelijk bestuursorgaan beschikken;
- de rapportering door de effectieve leiding aan het wettelijk bestuursorgaan over de ontwikkeling van de activiteiten van de vennootschap; en
- de uitoefening van het recht op toegang van deze functie tot de informatie en documenten die nodig zijn voor het uitvoeren van haar taken, waaronder eventueel de notulen van de effectieve leiding of, in voorkomend geval, het directiecomité[1].
4:30 De uitoefening van dit toezicht veronderstelt tevens dat informatie en voorstellen geformuleerd door leden van de effectieve leiding kritisch worden geëvalueerd en desgevallend ter discussie worden gesteld, zodat besluiten met kennis van zaken worden genomen.
4:31 Voor nadere informatie zij verwezen naar de paragrafen 36 tot en met 38 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/14.
4.1.2.3. Werking
4:32 Het wettelijk bestuursorgaan is een collegiaal orgaan. Overeenkomstig artikel 29 van de toezichtswet beursvennootschappen ziet het benoemingscomité erop toe dat één persoon of een kleine groep van personen de besluitvorming van het wettelijk bestuursorgaan niet domineren op een wijze die de belangen van de vennootschap in haar geheel schade berokkent.
4:33 De notulen van de vergaderingen van het wettelijk bestuursorgaan geven een samenvatting van de besprekingen, specificeren de besluiten die werden genomen en maken melding van de vragen en uiteenlopende standpunten van de bestuurders, in overeenstemming met principe 3.8 van de corporate governance code zoals bekendgemaakt bij koninklijk besluit van 12 mei 2019.
4:34 Er wordt aanbevolen dat het wettelijk bestuursorgaan een intern reglement[2] vaststelt waarin zijn samenstelling, taken en werking worden beschreven. De NBB beveelt aan om dit intern reglement als bijlage bij het governancememorandum te voegen.
4:35 Het wettelijk bestuursorgaan komt vaak genoeg bijeen opdat het zijn opdrachten doeltreffend kan vervullen. Aanbevolen wordt om ten minste eenmaal per jaar een specifieke strategievergadering te houden.
4:36 Het wettelijk bestuursorgaan beoordeelt geregeld de werking van de beleidsstructuur, inzonderheid van de bestuursorganen, met inbegrip van hun bevoegdheden, samenstelling, omvang en aantal vergaderingen, alsook de individuele aanwezigheidsgraad van de bestuurders. Voor de beoordeling kunnen externe facilitators worden ingezet. Overeenkomstig artikel 29 van de toezichtswet beursvennootschappen is op dit punt tevens een belangrijke rol weggelegd voor het benoemingscomité. Het "fit & proper"-handboek van de NBB en de richtsnoeren EBA/GL/2021/06 leggen vast in welke situaties de individuele of collectieve geschiktheid van de leden van het wettelijk bestuursorgaan dient te worden herbeoordeeld.
4:37 De niet-uitvoerende bestuurders evalueren minstens éénmaal per jaar de wisselwerking met de uitvoerende bestuurders, in voorkomend geval in hun afwezigheid. De conclusies van deze evaluaties worden genotuleerd, evenals de maatregelen die worden genomen om de werking van de beleidsstructuur te verbeteren.
4:38 Indien de vennootschap een nieuwe bestuurder wenst te benoemen, het mandaat van een bestaande bestuurder wenst te hernieuwen of beslist om het mandaat van een bestaande bestuurder niet te hernieuwen of een bestaande bestuurder uit diens functie te ontheffen, of in kennis wordt gesteld van het ontslag van een bestaande bestuurder, moet zij de NBB hiervan voorafgaandelijk in kennis stellen overeenkomstig artikel 61, § 1 van de toezichtswet beursvennootschappen. Overeenkomstig artikel 61, § 3 van dezelfde wet moet de vennootschap de NBB ook informeren over de taakverdeling tussen de leden van het wettelijk bestuursorgaan en belangrijke wijzigingen in deze taakverdeling vooraf ter goedkeuring aan haar voorleggen[3].
4:39 De leden van het wettelijk bestuursorgaan krijgen een introductie en opleidingen overeenkomstig de paragrafen 95 tot en met 101 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/06. Deze opleidingen moeten ervoor zorgen dat zij gemakkelijker een goed beeld krijgen van de relevante wetgeving, regelgeving en administratieve bepalingen, van de structuur, het bedrijfsmodel, het risicoprofiel[4] en de governanceregelingen van de vennootschap, evenals van hun taken. Conform artikel 56, § 3, tweede lid van de toezichtswet beursvennootschappen ziet het wettelijk bestuursorgaan erop toe dat de vennootschap voldoende personele en financiële middelen wijdt aan de permanente opleiding van zijn leden. Voor meer informatie zij verwezen naar het "fit & proper"-handboek van de NBB.
[1] Zie artikel 56, § 1, derde lid van de toezichtswet beursvennootschappen. De notulen van de effectieve leiding of, in voorkomend geval, het directiecomité dienen via een beveiligde IT-tool ter beschikking te worden gesteld van alle bestuurders.
[2] Dit reglement moet niet noodzakelijkerwijs voldoen aan de voorwaarden van artikel 2:59 van het WVV.
[3] Zie voetnoot 129 van het “fit & proper"-handboek van de NBB.
[4] Waaronder met betrekking tot milieu- en klimaatrisico's.