4.1.2.1. Samenstelling
4.1.2.1.1. Leden en statuut
4.6 Het wettelijk bestuursorgaan is samengesteld uit niet-uitvoerende bestuurders en uitvoerende bestuurders (d.w.z. leden van de effectieve leiding of, in voorkomend geval, van het directiecomité). Om de toezichtsfunctie van het wettelijk bestuursorgaan te vrijwaren, zijn de meerderheid van de leden niet-uitvoerende bestuurders en mag een persoon die deelneemt aan de effectieve leiding, in voorkomend geval een lid van het directiecomité, niet de functie van voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan bekleden[1]. Wanneer het WVV voor de betrokken vennootschapsvorm in een dagelijks bestuur voorziet, mag dat niet worden opgedragen aan een niet-uitvoerend lid van het wettelijk bestuursorgaan[2].
4:7 De omvang van het wettelijk bestuursorgaan wordt bepaald met inachtneming van de aard, de omvang en de complexiteit van de werkzaamheden van de vennootschap alsook met haar interne organisatie en kapitaalstructuur. Het moet enerzijds klein genoeg zijn om een doeltreffende besluitvorming mogelijk te maken, maar anderzijds groot genoeg om ervoor te zorgen dat de bestuurders ervaring en kennis inbrengen uit verschillende gebieden die relevant zijn voor een gepast beheer ervan en dat wijzigingen in de samenstelling ervan kunnen worden doorgevoerd zonder overmatige verstoring, teneinde de continuïteit te waarborgen.
4:8 Overeenkomstig artikel 15 van de toezichtswet beursvennootschappen zijn de (uitvoerende en niet-uitvoerende) leden van het wettelijk bestuursorgaan natuurlijke personen.
4:9 Wat het sociaal statuut betreft, mag een functie als bestuurder van een beursvennootschap niet worden uitgeoefend in het kader van een arbeidsovereenkomst (dit mandaat moet worden uitgeoefend onder het sociaal statuut van zelfstandige) en is een cumul van twee statuten (zelfstandige en werknemer) binnen eenzelfde vennootschap of in een vennootschap waarin de vennootschap in kwestie een deelneming bezit, niet verzoenbaar met de voor beursvennootschappen geldende beginselen van deugdelijk bestuur[3] (artikel 64 van de toezichtswet beursvennootschappen). Hierop zijn echter uitzonderingen mogelijk indien de vennootschap moet voldoen aan verplichtingen naar buitenlands recht die de aanwezigheid van werknemers in het wettelijk bestuursorgaan vereisen.
4.1.2.1.2. Onafhankelijke bestuurders in de zin van artikel 3, 64° van de toezichtswet beursvennootschappen
4:10 De onafhankelijke niet-uitvoerende bestuurders zien er in het besluitvormingsproces specifiek op toe dat rekening wordt gehouden met de belangen van alle interne en externe belanghebbenden ("stakeholders") van de vennootschap, met name haar minderheidsaandeelhouders en beleggers, enz. Op die manier dragen de onafhankelijke bestuurders bij tot het toezicht op het management.
4:11 Krachtens artikel 24 van de toezichtswet beursvennootschappen moeten vennootschappen die verplicht zijn een risicocomité en een remuneratiecomité op te richten, ervoor zorgen dat in elk van deze comités ten minste één onafhankelijke bestuurder zetelt. De vereiste om een onafhankelijke bestuurder te hebben, geldt echter niet voor kleine beursvennootschappen, aangezien zij krachtens artikel 25 van de toezichtswet beursvennootschappen zijn vrijgesteld van de verplichting om een risicocomité en een remuneratiecomité op te richten.
4:12 Vóór de inwerkingtreding van het WVV werd in de toezichtswet beursvennootschappen verwezen naar artikel 526ter van het vroegere Wetboek van vennootschappen voor het begrip onafhankelijke bestuurder en de criteria waaraan deze moesten voldoen. Deze elementen zijn nu opgenomen in artikel 3, 64° van de toezichtswet beursvennootschappen, met verwijzing naar de criteria die zijn opgenomen in de richtsnoeren EBA/GL/2021/14. Niet-naleving van een van de onafhankelijkheidscriteria heeft niet automatisch tot gevolg dat de betrokkene niet langer als onafhankelijk kan worden beschouwd. De vennootschap heeft de mogelijkheid om tegenover de NBB aan te tonen dat, hoewel niet alle criteria vervuld zijn, de onafhankelijkheid van de betrokkene niet in het gedrang komt (toepassing van het "comply or explain"-beginsel). In dit geval dient de vennootschap een verzoek om vrijstelling in. Vervolgens beslist de NBB of dit verzoek al dan niet wordt ingewilligd[4].
4.1.2.1.3. Selectie van de bestuurders – geschiktheid en diversiteit
4:13 Bestuurders moeten permanent over de voor de uitoefening van hun functie vereiste professionele betrouwbaarheid en passende deskundigheid beschikken, zowel individueel als collectief.
4:14 Concreet betekent dit dat bestuurders moeten: (i) beschikken over voldoende professionele betrouwbaarheid; (ii) voldoende kennis, vaardigheden en ervaring hebben om hun taken te vervullen; (iii) in staat zijn eerlijk en met onafhankelijkheid van geest te handelen; (iv) voldoende tijd kunnen besteden aan het vervullen van hun taken; en (v) bijdragen tot de collectieve geschiktheid van het wettelijk bestuursorgaan en, in voorkomend geval, van het directiecomité.
4:15 Wat de collectieve geschiktheid betreft, dient het wettelijk bestuursorgaan als geheel te allen tijde over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring te beschikken om inzicht te hebben in de activiteiten van de vennootschap, met inbegrip van de voornaamste risico’s waaraan zij is blootgesteld[5]. Voor de bevoegdheidsgebieden van het wettelijk bestuursorgaan zij verwezen naar het "fit & proper"-handboek van de NBB (hoofdstuk 3).
4:16 De samenstelling van het wettelijk bestuursorgaan moet ook een afspiegeling zijn van een diversiteit aan genders, opleidingen, professionele achtergronden, leeftijden en - voor internationaal actieve instellingen - geografische herkomsten. Een verscheidenheid aan achtergronden, ervaringen, waarden, meningen en standpunten in het wettelijk bestuursorgaan verbetert immers het besluitvormingsproces voor strategieën en het nemen van risico's binnen een vennootschap. De bevordering van diversiteit is verankerd in de toezichtswet beursvennootschappen. Overeenkomstig artikel 29 van de toezichtswet beursvennootschappen moeten vennootschappen diversiteit hanteren als een van de criteria voor de samenstelling van het wettelijk bestuursorgaan en moeten zij een diversiteitsbeleid opstellen waarin ten minste naar de bovengenoemde aspecten wordt verwezen.
4:17 Op het gebied van genderdiversiteit in het bijzonder wordt in de toezichtswet beursvennootschappen een evenwichtige genderverdeling van bijzonder belang geacht voor een adequate vertegenwoordiging van de samenleving in de bestuursorganen van de vennootschappen. In dit verband voorziet de wet in de vaststelling van een streefpercentage voor de vertegenwoordiging van het ondervertegenwoordigde gender in het wettelijk bestuursorgaan en in de uitstippeling van een plan om het aantal vertegenwoordigers van dit gender te verhogen en op die manier het streefpercentage te halen. Dit streefpercentage moet voor het wettelijk bestuursorgaan als geheel worden vastgesteld. Indien de omvang van het directiecomité groot genoeg is, kan het streefpercentage worden opgesplitst tussen het wettelijk bestuursorgaan en het directiecomité. Het streefpercentage, het bovengenoemde plan en de uitvoeringsmodaliteiten ervan moeten worden openbaar gemaakt overeenkomstig artikel 48, punt b) van Verordening 2019/2033 en worden meegedeeld aan de NBB. Bij het stellen van diversiteitsdoelen houden de beursvennootschappen rekening met de resultaten van de door de EBA gepubliceerde diversiteitsbenchmarking.
4:18 Als onderdeel van de jaarlijkse toetsing van de samenstelling van het wettelijk bestuursorgaan documenteren de vennootschappen in hoeverre de gestelde doelen zijn bereikt. Indien de diversiteitsdoelen niet zijn bereikt, documenteren de vennootschappen wat hiervan de oorzaken zijn en welke maatregelen binnen welke termijn moeten worden genomen om te waarborgen dat deze doelen worden gehaald. In overeenstemming met circulaire NBB_2024_03 moeten bepaalde beursvennootschappen ook rapporteren over diversiteit aan de NBB.
4.1.2.1.4. Voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan
4:19 De voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan geeft leiding aan het wettelijk bestuursorgaan, draagt bij aan een doeltreffende informatiestroom binnen het wettelijk bestuursorgaan en tussen het wettelijk bestuursorgaan, zijn gespecialiseerde comités en de effectieve leiding (in voorkomend geval het directiecomité), en is verantwoordelijk voor het algehele doeltreffende functioneren ervan. Voor nadere informatie over de specifieke taken van de voorzitter zij verwezen naar de paragrafen 39 tot en met 43 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/14.
[1] Overeenkomstig artikel 20, § 2 van de toezichtswet beursvennootschappen geldt dit niet voor kleine beursvennootschappen.
[2] Overeenkomstig artikel 20, § 2 van de toezichtswet beursvennootschappen geldt dit niet voor kleine beursvennootschappen.
[3] Onder meer onafhankelijkheid van geest, collegialiteit binnen het wettelijk bestuursorgaan, enz.
[4] De beslissingen van de NBB betreffende enerzijds de geschiktheid van de betrokkene en anderzijds het verzoek om vrijstelling van een van de criteria van artikel 3, 64° van de toezichtswet beursvennootschappen worden doorgaans tegelijkertijd genomen. Het kan echter niet worden uitgesloten dat zij los van elkaar worden genomen wanneer de kwestie van de onafhankelijkheid een bredere reikwijdte heeft en gevolgen heeft voor het deugdelijk bestuur.
[5] Het toezicht op de collectieve geschiktheid valt onder zowel het toezicht op deugdelijk bestuur als het “fit & proper”-toezicht (doordat collectieve geschiktheid een van de elementen is die deel uitmaken van het begrip passende deskundigheid).