3:73 Alle bestuurders, effectieve leiders en verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties moeten voldoende tijd kunnen besteden aan de vervulling van hun taken bij de instelling^[1]. Dit geldt ook in perioden van sterk verhoogde activiteit, zoals reorganisaties, crisissituaties, fusies, enz.

3:74 De tijdsbesteding moet per geval worden beoordeeld, rekening houdend met de situatie van de betrokkene, de aard en de complexiteit van de activiteiten, evenals de omvang, het risicoprofiel en de organisatiestructuur van de instelling.

3:75 Bij de algemene beoordeling van de tijdsbesteding moet worden uitgegaan van basisaannames, een kwantitatieve beoordeling van het aantal externe functies dat de betrokkene uitoefent en een kwalitatieve beoordeling van de tijd die nodig is voor de beoogde functie.

3.3.4.1 Basisaannames

3:76 Bij elke beoordeling van de tijdsbesteding wordt uitgegaan van de volgende basisaannames:

• De uitvoerende bestuurders moeten op doeltreffende wijze instaan voor de bedrijfsvoering van de instelling. De verantwoordelijken voor de onafhankelijke controlefuncties moeten toezicht houden op de activiteiten van de instelling. Als algemene regel en niettegenstaande andersluidende bepalingen^[2] geldt dat deze functies geacht worden voltijds te worden uitgeoefend. Van deze regel kan worden afgeweken, met name binnen groepen^[3]. In dergelijke gevallen moeten deze synergieën worden toegelicht en geëvalueerd.
• Niet-uitvoerende bestuurders moeten beslissingen van het directiecomité effectief ter discussie stellen en op doeltreffende wijze toezicht houden op en controle uitoefenen op het beheer van de instelling. Bijgevolg moeten niet-uitvoerende bestuurders deelnemen aan de vergaderingen van het wettelijk bestuursorgaan en zijn comités (indien die er zijn) en voldoende tijd nemen om zich voor te bereiden door de dossiers te lezen en deze vergaderingen bij te wonen. Bovendien moeten deze leden voldoende tijd besteden aan opleiding om op de hoogte te blijven van informatie en regelgeving die relevant is voor de instelling.
• Alle bestuurders moeten een goed inzicht hebben in de activiteiten van de instelling. Dit omvat een goed begrip van de risico's die verbonden zijn aan de activiteiten en van de risicoblootstelling die dit met zich meebrengt, evenals van de strategie voor risicobeheer. Zij moeten een passend inzicht hebben in de activiteitsdomeinen van de instelling. Dit vereist een goed begrip van de governanceregelingen en -structuur van de instelling, waarvoor het lid wellicht tijd moet besteden aan permanente opleiding en het ontwikkelen van een netwerk van contacten.
• Alle bestuurders moeten in staat zijn hun rol te vervullen in tijden van sterk verhoogde activiteit, zoals een reorganisatie, delokalisatie, verwerving, fusie, overname of crisissituatie.

3.3.4.2 Kwantitatieve beoordeling

3:77 Het gelijktijdig uitoefenen van verschillende mandaten is een belangrijke factor die de tijdsbesteding kan beïnvloeden. Hoewel er voor de onder dit hoofdstuk vallende instellingen geen maximaal aantal mandaten geldt, zoals het geval is voor de kredietinstellingen die aan het toezicht van de ECB zijn onderworpen, moeten zij het aantal externe functies dat door de betrokkene wordt uitgeoefend analyseren en nagaan of dit strookt met hun interne regels inzake externe functies.

3.3.4.3 Kwalitatieve beoordeling

3:78 Naast de kwantitatieve beoordeling moeten de instellingen ook kwalitatief beoordelen of de betrokkene voldoende tijd heeft om de beoogde functie uit te oefenen.

3:79 Bij deze beoordeling moeten de instellingen - overeenkomstig de richtsnoeren EBA/GL/2021/06 - ten minste met de volgende elementen rekening houden:

1. het aantal functies dat de betrokkene in het kader van de betrokken functie uitoefent in besluitvormingsorganen van financiële en niet-financiële ondernemingen, rekening houdend met mogelijke synergieën wanneer deze functies binnen dezelfde groep worden uitgeoefend;
2. de omvang van de instelling en de aard, schaal en complexiteit van haar activiteiten;
3. de woonplaats van het lid en de reistijd die nodig is om fysiek aanwezig te zijn in de instelling;
4. het aantal geplande vergaderingen van het orgaan waarin de persoon zitting zal hebben;
5. het aantal geplande vergaderingen met de bevoegde autoriteiten of andere interne of externe stakeholders van de instelling;
6. de aard van de betrokken functie en de daaruit voortvloeiende verplichtingen (met name op het gebied van de vertegenwoordiging) en verantwoordelijkheden (met inbegrip van de in a) bedoelde functies);
7. de andere externe activiteiten van de betrokkene, van professionele of politieke aard, en elke andere relevant geachte functie of activiteit, binnen of buiten de financiële sector, zowel binnen als buiten de EU;
8. de vereiste introductie en opleiding; en
9. de beschikbare relevante benchmarks betreffende de te besteden tijd, waaronder die van de EBA.

3:80 Kleine instellingen mogen een minder gedetailleerde analyse uitvoeren.

3.3.4.4 Resultaten

3:81 De instellingen bezorgen de NBB via het fit & proper-formulier “Nieuwe benoeming” het resultaat van hun algemene beoordeling van de tijdsbesteding, waarbij ze een onderscheid maken tussen kwantitatieve en kwalitatieve beoordelingen^[4]. Deze algemene beoordeling moet rekening houden met de bovengenoemde elementen en ten minste een schatting omvatten van het aantal dagen per jaar dat aan de betrokken functie en, in voorkomend geval, aan de andere beroepsactiviteiten van de betrokken persoon wordt besteed.

3:82 Voor nadere informatie over de beoordeling van de tijdsbesteding zij verwezen naar de paragrafen 39 tot en met 46 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/06.

^{[1]  Zie met name artikel 62, § 1 van de bankwet.}

^{[2]  Bijvoorbeeld artikel 49 van Verordening (EU) nr. 909/2014 (CSDR).}

^{[3]  Zie met name artikel 62, § 6 van de bankwet.}

^{[4]  Overeenkomstig mededeling NBB_2022_19 betreffende externe functies moet de instelling de NBB via het eManex-platform in kennis stellen van alle externe functies die de betrokkenen uitoefenen en moeten materiële wijzigingen van bestaande externe functies ook aan de NBB worden meegedeeld via het formulier "Nieuwe elementen" (zie ook hoofdstuk 5 van dit handboek).}