5. Formulaires « fit & proper »

5:1 Les évaluations d'aptitude opérées par la BNB(/BCE) s’appuient en premier lieu sur toutes sortes d'informations que les établissements et les personnes soumises à l’évaluation d’aptitude sont tenus de lui transmettre. La BNB (/BCE) a élaboré à cet effet des formulaires standard. L'objectif de ces formulaires est de permettre aux établissements financiers d'informer et de documenter la BNB(/BCE) d'une manière cohérente et uniforme sur l'expertise et l’honorabilité professionnelle des personnes soumises à une évaluation d’aptitude.

5:2 Lorsqu'un formulaire type doit être signé « par l’établissement concerné », il y a lieu d’entendre par là ‑ sous réserve des dispositions statutaires régissant la représentation de l'organe légal d’administration :

  • si le formulaire concerne le président du conseil d'administration : signature de deux autres administrateurs non exécutifs ;
  • si le formulaire concerne un membre du comité de direction ou une personne responsable d'une fonction de contrôle indépendante : signature du président de l'organe légal d’administration et du président du comité de direction ;
  • si le formulaire concerne le président du comité de direction : signature du président de l'organe légal d’administration ;
  • si le formulaire concerne un autre membre de l'organe légal d’administration : signature du président de l'organe légal d’administration.

5.1 Nouvelle nomination

5:3 Le formulaire « Nouvelle nomination » doit être utilisé pour toute nouvelle nomination à une fonction soumise au contrôle d’évaluation d’aptitude de la BNB/BCE.  Il est aussi applicable pour un changement important de fonction lié notamment à la répartition des tâches entre les membres de l’organe légal d’administration l’établissement (p.ex. nouvelle nomination à la présidence d’un comité spécialisé) et les membres du comité de direction[1]. 

5:4 Pour chaque type d’établissement, il existe un formulaire standard spécifique « Nouvelle nomination » qui couvre les 5 critères d’évaluation de l’aptitude[2] et qui doit être signé par l’établissement même et par la personne concernée.  

5:5 Comme indiqué dans la communication NBB_2021_04 concernant le projet HIVE et la numérisation du processus « fit & proper », ce formulaire doit être communiqué à la BNB/BCE exclusivement par voie numérique en utilisant les portails adéquats:

  • pour les établissements de crédit d’importance significative: le portail de la BCE;
  • pour les établissements de crédit d’importance moins significative et tous les autres établissements: le portail de la BNB.

5:6 Il est renvoyé au site web de la BNB qui fait les références nécessaires vers les portails concernés.  Le formulaire applicable pour les établissements de crédit d’importance significative soumis au contrôle de la BCE est harmonisé pour tous les pays où la BCE est l’autorité de contrôle compétente mais, pour certaines questions/sections, des spécificités nationales sont applicables. Ces spécificités sont reprises à la fin du formulaire.  Avant de remplir le formulaire, les candidats concernés sont donc invités à prendre connaissance en tout premier lieu des spécificités belges applicables.

5:7 Il convient de souligner que la BNB(/BCE) ne commence pas une évaluation tant qu'il ne lui a pas été transmis un formulaire standard dûment rempli.

5:8 Le formulaire doit être signé par la personne concernée et l’établissement conformément aux instructions prévues à cet effet sur les portails BCE et BNB.

 

[1] Cf. notamment l’article 60, §3 de la loi bancaire et l’article 81, §3 de la loi de contrôle des assurances. 

[2] Pour un changement important de fonction, la BNB/BCE peut, au cas par cas, indiquer que certaines sections du formulaire “Nouvelle nomination” ne doivent pas être remplies.

5.2 Nouveaux éléments

5:9 Lorsque surviennent des éléments nouveaux susceptibles d'avoir une incidence sur un ou plusieurs des 5 critères d’évaluation de l’aptitude d'une personne soumise à une évaluation fit & proper ou sur l’aptitude collective d’un organe de décision, l’établissement en informe immédiatemment la BNB/BCE via l’envoi d’un formulaire « Nouveaux éléments ».  L’établissement y donne une description détaillée de ces éléments nouveaux et de leur impact sur l’évaluation individuelle ou collective précitée.  Il précise également si ces éléments nouveaux ont entraîné / vont entraîner une réévaluation formelle de l’aptitude individuelle de la personne concernée ou de l’aptitude collective de l’organe de décision concerné et, si pas, les raisons ayant conduit l’établissement à conclure qu’une réévaluation formelle n’est pas nécessaire. Si une réévaluation formelle a eu lieu, l’établissement précise également ses résultats dans le formulaire. En fonction de l’examen de ces informations, la BNB/BCE appréciera l’opportunité de réaliser elle-même une réévaluation de l’aptitude individuelle de la personne concernée ou de l’aptitude collective de l’organe de décision en question.

5:10 Le formulaire « Nouveaux éléments » est également applicable lorsqu’un dirigeant en place exerce une nouvelle fonction extérieure. Dans ce cas, le formulaire peut être envoyé a posteriori et il conviendra d’y reprendre : (i) la date de début et de fin de la fonction extérieure concernée, (ii) l’identification précise de la société, entreprise ou institution où la fonction extérieure est exercée (y compris les liens capitalistiques ou l’appartenance à un même groupe) ; (iii) les caractéristiques de la fonction extérieure exercée, (iv) la procédure d’autorisation par les organes de l’établissement qui a été suivie et (v) les conclusions de l’analyse d’impact de cette fonction extérieure sur l’investissmeent en temps et l’indépendance d’esprit du dirigeant en question.

5:11 Comme indiqué dans la communication NBB_2021_04 concernant le projet HIVE et la numérisation du processus « fit & proper », le formulaire « Nouveaux éléments » est digitalisé et disponible sur le portail de la BNB. Ce formulaire « Nouveaux éléments » est d’application pour tous les établissements financiers visés par le présent manuel (y compris les établissements de crédit d’importance significative soumis au contrôle de la BCE). Il est renvoyé au site web de la BNB qui fait les références nécessaires vers le portail concerné.  

5:12 Ce formulaire doit être signé par la personne concernée et l’établissement conformément aux instructions prévues à cet effet sur le portail BNB.

5.3 Cessation de fonction

5:13 Si une personne cesse d'exercer une fonction soumise à une évaluation d'aptitude, la BNB souhaite recevoir des informations à ce sujet. Dans ce cas également, conformément à la communication NBB_2021_04, il y a lieu d’utiliser un formulaire standard disponible sur le portail BNB (OneGate et prochainement Hive). Ce formulaire « Cessation » est d’application pour tous les établissements financiers visés par le présent manuel (y compris les établissements de crédit d’importance significative soumis au contrôle de la BCE).  

5:14 Il est renvoyé au site web de la BNB qui fait les références nécessaires vers le portail concerné. 

5:15 Ce formulaire doit être signé par l’établissement conformément aux instructions prévues à cet effet sur le portail BNB.

5:16 En cas de remplacement d'une personne soumise à une évaluation d'aptitude, il y a lieu de remplir deux formulaires: un formulaire « cessation » concernant la personne qui cessera de remplir la fonction  et un formulaire « Nouvelle nomination » concernant la personne qui souhaite occuper la fonction.

5.4 Renouvellement de la nomination

5:17 Lorsqu’un établissement souhaite renouveler la nomination d’une personne à une fonction requérant une évaluation d'aptitude, il convient également de remplir un formulaire standard. Dans ce cas également, conformément à la communication NBB_2021_04, il y a lieu d’utiliser le formulaire « Renouvellement de la nomination » disponible sur le portail BNB (OneGate et prochainement Hive). Ce formulaire est d’application pour tous les établissements financiers visés par le présent manuel (y compris les établissements de crédit d’importance significative soumis au contrôle de la BCE). 

5:18 Il est renvoyé au site web de la BNB qui fait les références nécessaires vers le portail concerné. 

5:19 Ce formulaire doit être signé par la personne concernée et l’établissement conformément aux instructions prévues à cet effet sur le portail BNB.

Annexes

Annexe1: formulaires standard de la BNB