Cadre organisationnel et structure

Cadre légal réglementaire :

  1. Loi bancaire : Art. 21
  2. Règlement BNB :
  3. Circulaires thématiques BNB pertinentes :
  4. Documents de référence internationaux :

Cadre organisationnel

L’organe légal d’administration met en place et garantit une structure organisationnelle et opérationnelle appropriée et transparente pour l’établissement. Ceci implique notamment que les rapports hiérarchiques et la répartition des responsabilités soient clairs, bien définis, cohérentset dûment documentés.  Il est renvoyé aux §§ 68 à 70 des orientations EBA/GL/2021/05 pour plus d’informations à ce sujet.

Processus de décision, lignes de reporting et répartition des tâches

L’établissement est doté d’un processus de prise de décisions clair, transparent et documenté et prévoit une répartition claire des responsabilités et des rapports hiérarchiques au sein de son cadre de contrôle interne, y compris ses lignes d’activité, unités internes et fonctions de contrôle indépendantes.

Les lignes de reporting seront clairement définies. Le reporting interne sera adapté à la nature, à la taille, à la complexité et au profil de risque de l’établissement, et couvrira toutes les activités de l’établissement.

Lorsqu’ils mettent en oeuvre le cadre de contrôle interne, les établissements prévoient une séparation appropriée des attributions, par exemple en confiant à des personnes différentes les activités en conflit ou en confiant à des personnes différentes les responsabilités en matière de surveillance et de déclaration, et en mettant en place des barrières (chinese walls) pour empêcher la communication de certaines information (par exemple par le cloisonnement physique de certains services).

Organisation administrative et comptable

L’établissement doit disposer d’une organisation administrative et comptable adéquate, impliquant notamment un système de contrôle procurant un degré de certitude raisonnable quant à la fiabilité du processus de reporting financier.

Sous le contrôle de l’organe légal d’administration, le comité de direction prend les mesures nécessaires pour que l'établissement dispose d'un reporting financier et prudentiel fiable.

Connaissance de la structure opérationnelle / « Know your structure »

Les administrateurs appréhendent bien la structure juridique et opérationnelle et les activités de l'établissement, y compris en ce qui concerne les risques liés aux services et produits proposés. Ils doivent s'assurer que cette structure et ces activités sont compatible avec les stratégies économiques, en matière de risque et d’appétit pour le risque qui ont été adoptées. Les fonctions d'encadrement (secrétaire général, affaires juridiques, personnel, communication) et les fonctions de contrôle indépendantes reçoivent toutes les informations spécifiques dont elles ont besoin pour assumer correctement leurs tâches respectives.

Les établissements qui offrent une large variété de services et produits financiers (produits bancaires, d'assurance, d'investissement), qui proposent des services et produits complexes et/ou qui développent une activité transfrontalière, mettront en place des structures adéquates permettant un suivi des risques liés à ces activités.

Les établissements qui font partie d'un groupe doivent pouvoir informer l'autorité de contrôle quant à la structure du groupe dont ils font partie, y compris en ce qui concerne les mécanismes de pilotage et de contrôle du groupe qui leur sont applicables. Lorsqu'un établissement constitue un grand nombre d'entités juridiques au sein de son groupe, leur nombre, et en particulier les interconnexions et les transactions entre elles, ne peuvent constituer un obstacle pour la bonne gouvernance ou la gestion et le contrôle efficaces des risques du groupe.

Pour plus d’informations, il est renvoyé aux §§ 71 à 75 des orientations EBA/GL/2021/05.

Structures complexes et activités non conventionnelles ou non-transparentes

Dans le cadre de leurs activités, les établissements recourent de plus en plus à des prestations de services et des structures complexes (constitution de sociétés, special purpose vehicles, trusts), tantôt pour leur propre compte, tantôt pour les proposer à des clients. Par ailleurs, les établissements développent souvent une activité transfrontalière. La décision de développer des activités dans des juridictions déterminées est dictée par une série de facteurs et de circonstances qui peuvent être liés à des objectifs stratégiques, commerciaux ou financiers légitimes. Les structures ou activités étrangères complexes, notamment dans des centres financiers off‑shore ou des juridictions dénuées de transparence, peuvent toutefois entraîner des risques financiers, juridiques et/ou de réputation et à ce titre ne pas répondre à des exigences prudentielles.

Conformément à l’article 21 de la loi bancaire, les établissements doivent éviter de mettre en place des structures ou activités complexes et potentiellement non transparentes. Dans le cadre de leurs décisions, ils doivent procéder à une évaluation des risques afin de déterminer si ces structures ou activités pourraient être utilisées à des fins de blanchiment de capitaux, de financement du terrorisme ou d'autres infractions financières, d'une part, et quel est le cadre réglementaire et de contrôle applicable à ces structures ou activités, d'autre part.

4:105 L’orientation 76 des orientations EBA/GL/2021/05 énonce les critères à prendre en compte par les établissements dans leur évaluation des risques.   Si l’établissement procède à la mise en place de structures ou activités complexes, l'organe légal d’administration est tenu de comprendre ces structures, leur finalité et les risques spécifiques qui y sont liés, et associer les fonctions de contrôle interne d'une manière appropriée. En tout état de cause, les établissements ne devraient pas créer de structures opaques ou inutilement complexes n’ayant pas de justification économique claire ou d’objectif juridique, ni de structures dont l’on pourrait penser qu’elles ont été créées à des fins liées à des délits financiers.

Il est renvoyé aux §§ 76 à 82 des orientations EBA/GL/2021/05 pour plus d’informations à ce sujet.   

Par ailleurs, la règlementation relative aux mécanismes particuliers et à la prévention en matière fiscale a été revue. La BNB a informé par voie de circulaire les établissements d’une liste d’opérations et de pratiques type à considérer comme des « mécanismes particuliers ». L’interdiction de mettre en place des « mécanismes particuliers » vise à prévenir que les établissements financiers posent des actes favorisant l’évasion fiscale dans le chef de clients et injustifiables dans le cadre de la prestation normale et correcte d’opérations et de services par les établissements. La BNB a par ailleurs invité les établissements à définir une politique de prévention qui vise à adopter en toute circonstance une attitude fiscalement correcte et à ne pas coopérer directement ni indirectement avec des clients qui font appel à leurs services pour se soustraire à leurs obligations fiscales. 

Pour plus d’informations, il est renvoyé à l’article 21, §1er/1 de la loi bancaire et aux circulaires  NBB_2021_17 du 6 juillet 2021 concernant la politique de prévention en matière fiscale et NBB_2021_16 du 6 juillet 2021 relative aux mécanismes particuliers.