Gegevens verbeteren
Een rechtspersoon kan of moet op eigen initiatief of op vraag van de revisor/commissaris zijn of haar gegevens verbeteren. Het mag gaan om een verbeterde versie van een eerder gepubliceerde (statutaire of geconsolideerde) jaarrekening en/of om andere neer te leggen documenten. Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voorziet twee vormen van correctie: de vrijwillige correctie en de verplichte correctie.
De verbeterde neerlegging vervangt de eerder neergelegde jaarrekening niet. Dit maakt dat de initiële neerlegging ook na een verbeterde neerlegging zichtbaar en voor raadpleging beschikbaar blijft.
In welke gevallen?
Het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) voorziet de mogelijkheid om een eerder neergelegde en gepubliceerde jaarrekening alsnog te verbeteren.
Dit is mogelijk indien de jaarrekening gepubliceerd is, maar:
- één of meerdere documenten (jaarverslag, commissarisverslag, sociale balans) niet werden toegevoegd,
- enkele cijfergegevens verkeerd vermeld werden,
- de begin- of einddatum van het boekjaar is niet correct weergegeven*
- het ondernemingsnummer is niet correct*
- de jaarrekening werd neergelegd in een verkeerde officiële Belgische landstaal* (niet geldig voor het Engels),
- de jaarrekening werd neergelegd in een verkeerde munt*.
* Een verbeterde neerlegging is in deze gevallen enkel toegestaan met gelijkblijvende cijfers (geen inhoudswijziging, enkel rechtzetting van de verkeerdelijk opgegeven identificatiegegevens). Indien dit niet het geval is, moet een nieuwe initiële neerlegging gebeuren.
De verbetering van een neerlegging die eerder door de Nationale Bank van België werd aanvaard, gebeurt door neerlegging van de integrale, behoorlijk aangepaste jaarrekening. Desgevallend is een verbetering ook mogelijk door het indienen van de integrale, behoorlijk aangepaste set van andere neer te leggen documenten (Bron: Art. 3:73, KB WVV).
Hoe een verbetering neerleggen?
Een verbeterde neerlegging van een jaarrekening en/of andere documenten kan enkel via de online toepassing Filing. Dit kan zowel in de vorm van een XBRL- als een PDF-bestand:
Als XBRL-bestand
U duidt - met behulp van de software voor het opmaken van een jaarrekening - aan dat het nieuwe bestand een verbeterde jaarrekening is.
In de Filing-toepassing dient u hiervoor bij opmaak van de IDENTIFICATIEGEGEVENS:
- de waarde ‘Ja’ aan te vinken op de vraag ‘Betreft het een verbeterde neerlegging van een reeds door de NBB aanvaarde jaarrekening?’;
- het identificerend nummer van de onderneming waarvan de jaarrekening verbeterd dient neergelegd te worden op te geven;
- de afsluitingsdatum van de jaarrekening die verbeterd dient neergelegd te worden, in te vullen;
- het schema van de jaarrekening die verbeterd dient neergelegd te worden, op te geven;
- de taalcode van de jaarrekening die verbeterd dient neergelegd te worden, te kiezen.
Als PDF-bestand
De procedure voor een PDF-bestand is dezelfde als voor een XBRL-bestand (zie hoger).
Op het voorblad van een PDF-bestand vermeldt u ook het woord 'aanpassing' (voor vennootschappen - KB WVV art. 3:73) en 'verbetering' (voor verenigingen en stichtingen - KB WVV art. 3:191).
Tarieven
Voor een verbeterende neerlegging gelden aparte tarieven.