Belgische dochterondernemingen en bijkantoren

Wettelijk en reglementair kader

Commentaar en aanbevelingen van de NBB

Deze pagina heeft betrekking op de dochterondernemingen naar Belgisch recht of de in België gevestigde bijkantoren die deel uitmaken van een groep waarvan de moederonderneming een financiële instelling is die ressorteert onder buitenlands recht (ander EER-land of derde land). Aangezien de Belgische wet- en regelgeving inzake SWG/FTP territoriaal van toepassing is, moet er in dit geval worden op gelet dat de op groepsniveau bestaande coördinatie op het vlak van SWG/FTP, geen afbreuk doet aan de wettelijke bevoegdheid van de dochterondernemingen naar Belgisch recht en de in België gevestigde bijkantoren om in België te voldoen aan hun wettelijke en reglementaire verplichtingen inzake SWG/FTP.

Hiertoe dient de Belgische entiteit (dochteronderneming naar Belgisch recht of in België gevestigd bijkantoor) de overeenstemming van de gedragslijnen en procedures van de groep met de in België geldende wettelijke en reglementaire bepalingen inzake SWG/FTP te analyseren (zie punt 1) en erop toe te zien dat haar moederonderneming indien nodig bepaalde maatregelen neemt om ervoor te zorgen dat zij deze bepalingen te allen tijde kan naleven (zie punt 2). Indien alle of een deel van de taken van de AMLCO van de Belgische entiteit worden uitbesteed aan de moederonderneming of aan een andere entiteit van de groep, moet ook bijzondere aandacht worden besteed aan de aanbevelingen van de NBB op dit gebied (zie punt 3).

1. Analyse van de overeenstemming van de gedragslijnen en procedures van de groep inzake SWG/FTP met de in België geldende wettelijke en reglementaire bepalingen inzake SWG/FTP

Overeenkomstig artikel 26 van het antiwitwasreglement van de NBB verwacht de NBB dat de AMLCO’s van de Belgische dochterondernemingen of bijkantoren die deel uitmaken van een buitenlandse groep, beoordelen of de op groepsniveau vastgestelde gedragslijnen en procedures ter voorkoming van WG/FT overeenstemmen met de in artikel 8 van de antiwitwaswet bedoelde bepalingen en met de bepalingen van het antiwitwasreglement van de NBB, voordat ze deze ten uitvoer leggen. Deze conformiteitsanalyse moet worden bewaard binnen de Belgische entiteit en op eerste verzoek aan de NBB kunnen worden voorgelegd.

Als de op groepsniveau vastgestelde gedragslijnen en procedures ter voorkoming van WG/FT de correcte toepassing van de hierboven vermelde bepalingen door de Belgische entiteit kunnen hinderen, moet de AMLCO van de betrokken Belgische entiteit de moederonderneming verzoeken om te worden vrijgesteld van de toepassing van de op groepsniveau vastgestelde gedragslijnen en procedures, teneinde de geïdentificeerde onverenigbaarheid te verhelpen. Als de door de groep opgelegde maatregelen aan de hand van deze vrijstellingsprocedure niet in overeenstemming kunnen worden gebracht met de voornoemde bepalingen, moet de AMLCO de NBB hiervan op de hoogte brengen, teneinde deze laatste in staat te stellen de gevolgen hiervan te onderzoeken en te bepalen welke maatregelen moeten worden genomen om deze situatie te verhelpen, in voorkomend geval in het kader van haar samenwerking met de bevoegde toezichthoudende autoriteit van het land van herkomst.

2. Governancemechanismen binnen de groep

Op het vlak van governance mogen de organisatie en het bestuur van de groep niet indruisen tegen de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake SWG/FTP waaraan de dochterondernemingen naar Belgisch recht en de in België gevestigde bijkantoren zijn onderworpen. 

Zo moet worden gewaarborgd dat geschikte interne mechanismen binnen de groep het mogelijk maken om de autonomie inzake SWG/FTP van de beleidsbepalende organen van de Belgische entiteit te behouden. Deze mechanismen moeten met name berusten op:

  1. een goede taakverdeling tussen de AMLCO van de groep en de Belgische AMLCO;
  2. een governancesysteem op het niveau van de moederonderneming dat de autonomie van de Belgische entiteit op het vlak van SWG/FTP eerbiedigt en, met name, het feit dat het SWG/FTP-beleid van de Belgische entiteit effectief wordt gestuurd door de beleidsbepalende organen van de Belgische financiële instelling (raad van bestuur en directiecomité of effectieve leiding);
  3. een systeem voor de wederzijdse uitwisseling van informatie binnen de groep, waarbij zowel de AMLCO van de groep als de AMLCO van de Belgische entiteit nuttige informatie kan ontvangen; en
  4. een systeem voor het beheer van belangenconflicten binnen de groep dat de SWG/FTP-gerelateerde aspecten omvat.

De beleidsbepalende organen (raad van bestuur en directiecomité of effectieve leiding) van de dochteronderneming naar Belgisch recht of het in België gevestigde bijkantoor dienen toe te zien op de tenuitvoerlegging van deze mechanismen op het niveau van de moederonderneming. Daarnaast moeten ze ook waarborgen dat de moederonderneming ten volle rekening houdt met de noodzaak om passende menselijke en technische middelen toe te wijzen aan de AMLCO van de Belgische entiteit of, in voorkomend geval, aan de AML-cel, om deze in staat te stellen effectief te voldoen aan de Belgische wettelijke en reglementaire verplichtingen inzake SWG/FTP. Bijzondere aandacht moet ook worden besteed aan de middelen van de interneauditfunctie van de Belgische entiteit, aangezien deze functie moet controleren of het binnen de Belgische entiteit ingevoerde SWG/FTP-beleid volledig in overeenstemming is met de in België geldende wettelijke en reglementaire bepalingen inzake SWG/FTP.

3. Uitbesteding binnen de groep van taken van de AMLCO van de Belgische entiteit

De bovenstaande aanbevelingen zijn ook van toepassing wanneer de taken van de AMLCO van de Belgische entiteit volledig of gedeeltelijk worden uitbesteed aan de buitenlandse moederonderneming of aan een andere entiteit van dezelfde groep.

Voor de in punt 1 beschreven analyse van de overeenstemming van de gedragslijnen en procedures van de groep geldt het volgende:

  • bij een gedeeltelijke uitbesteding dient de analyse te worden uitgevoerd door de AMLCO van de Belgische entiteit met betrekking tot al zijn/haar taken en aangevuld te worden met een impactanalyse van deze uitbesteding die aantoont dat deze geen afbreuk doet aan de naleving van de in België geldende wettelijke en reglementaire bepalingen inzake SWG/FTP;
  • als alle taken van de AMLCO van de Belgische entiteit worden uitbesteed aan de moederonderneming of aan een andere entiteit van dezelfde groep, moeten de conformiteitsanalyse en de impactanalyse van de voornoemde uitbesteding naargelang het geval worden uitgevoerd door de AMLCO of door de hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult, die in voorkomend geval wordt bijgestaan door een verbindingspersoon die op de loonlijst van de Belgische entiteit staat. Deze analyse moet worden bewaard binnen de Belgische entiteit en op eerste verzoek aan de NBB kunnen worden voorgelegd.

Verder zijn de in punt 2 hierboven opgenomen interne governancemechanismen van de groep volledig van toepassing. Daarnaast moet de Belgische entiteit bijzondere aandacht besteden aan de goede naleving van deze governanceregels op het niveau van de moederonderneming.

Voor meer informatie over uitbesteding wordt ook verwezen naar de pagina’s “Governance” en “Nakoming van verplichtingen door derden”.