3:73 Tous les administrateurs, dirigeants effectifs et responsables de fonctions de contrôle indépendantes doivent pouvoir consacrer suffisamment de temps à l'exercice de leurs tâches au sein de l'établissement ^[1]. Cela vaut également en période d'activité très intense, comme en cas de restructuration, en situation de crise, lors d’une fusion, etc.

3:74 L’évaluation de l’investissement en temps est à évaluer au cas par cas, tenant compte de la situation de la personne concernée et de la nature, de la complexité des activités, de la taille, du profil de risques et de la structure organisationnelle de l’établissement.

3:75 L'évaluation globale de l’investissement en temps doit se faire sur la base d’hypothèses de base, d’une évaluation quantitative du nombre de fonctions extérieures exercées par la personne concernée et d’une évaluation qualitative du temps nécessaire à la fonction envisagée.

3.3.4.1 Hypothèses de base

3:76 Les hypothèses de base à toute évaluation de l'investissement en temps sont les suivantes:

• Les administrateurs exécutifs doivent diriger de manière effective les affaires de l'établissement. Les responsables de fonctions de contrôle indépendantes doivent contrôler les activités de l’établissement. En règle générale et nonobstant une disposition contraire^[2], une personne exerçant l’une de ces fonctions est censé l'exercer à plein temps. Des dérogations à cette règle peuvent être accordées, notamment au sein des groupes^[3]. Dans ce cas, ces synergies doivent être expliquées et évaluées.
• Les adminsitrateurs non-exécutifs doivent remettre en question efficacement les décisions soumises par le comité de direction, superviser et contrôler efficacement la gestion de l’établissement. Par conséquent, les administrateurs non-exécutifs doivent participer aux réunions de l'organe légal d’administration et de ses comités (le cas échéant) et prévoir suffisamment de temps pour se préparer en prenant connaissance des dossiers et se rendre à ces réunions. En outre, ces membres doivent consacrer suffisamment de temps à se former pour rester au courant des informations et règlementations pertinentes concernant l’établissement.
• Tous les administrateurs doivent avoir une bonne compréhension de l'activité de l'établissement. Cela inclut la compréhension des risques et de l'exposition aux risques de l'activité et de la stratégie de gestion des risques. Ils doivent avoir une compréhension appropriée des domaines d'activité de l’établissement. Cela nécessite de comprendre les dispositions et la structure de gouvernance de l’établissement, ce qui peut exiger du membre qu'il consacre du temps à la formation continue et au développement d’un réseau de contacts.
• Tous les administrateurs doivent être en mesure de remplir leur fonction en période d'activité particulièrement accrue, telle qu'une restructuration, une délocalisation de l'établissement, une acquisition, une fusion, une prise de contrôle ou une situation de crise.

3.3.4.2 Evaluation quantitative

3:77 Le cumul des mandats est un facteur important qui peut influer sur l'investissement en temps. Bien que les établissements visés par le présent chapitre ne soient pas soumis à un nombre maximum de mandats comme c’est le cas des établissements de crédit soumis au contrôle de la BCE, ils doivent analyser le nombre de fonctions extérieures exercées par la personne concernée et s’assurer que celui-ci est conforme à leur règles internes en matière de fonctions extérieures.

3.3.4.3 Evaluation qualitative

3:78 Outre l’évaluation quantitative, les établissements doivent évaluer d’une manière qualitative si la personne concernée dispose bien du temps suffisant pour exercer la fonction envisagée. 

3:79 Pour procéder à cette évaluation, les établissements doivent -conformément aux orientations EBA/GL/2021/06- tenir compte au moins des éléments suivants:

1. le nombre de fonctions exercées par la personne concernée au sein d’organes de décision d’entreprises financières et non financières en lien avec la fonction concernée, en tenant compte des synergies éventuelles lorsque ces fonctions sont exercées au sein d’un même groupe;
2. la taille de l’établissement et la nature, l’échelle et la complexité des activités de celui-ci;
3. le domicile du membre et le temps de trajet nécessaire pour être physiquement présent au sein de l’établissement;
4. le nombre de réunions prévues pour l’organe où la personne siègera;
5. le nombre de réunions prévues avec les autorités compétentes ou les autres parties prenantes internes ou externes de l’établissement;
6. la nature de la fonction concernée et les obligations (notamment en termes de représentation) et responsabilités qui en découlent (y compris les fonctions visées au point a));
7. les autres activités externes de la personne concernée, de nature professionnelle ou politique, et toute autre fonction ou activité qui est considérée comme pertinente, que ce soit au sein ou en dehors du secteur financier, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’UE;
8. l’initiation et la formation nécessaires; et
9. les évaluations comparatives pertinentes disponibles sur l’investissement en temps, y compris celle de l’EBA.

3:80 Les petits établissements peuvent procéder à une analyse moins détaillée.

3.3.4.4 Résultats

3:81 Les établissements communiquent à la BNB -via le formulaire fit & proper « Nouvelle nomination »- le résultat de leur évaluation globale de l’investissement en temps, en distinguant l’évaluations quantitative et l’évaluation qualitative^[4]. Cette évaluation globale doit tenir compte des éléments d’évaluation repris ci-dessus et au moins présenter une estimation du nombre de jours par an alloués à la fonction concernée et, le cas échéant, aux autres activités professionnelles de cette personne.

3:82 Pour plus d’informations concernant l’évaluation de l’investissement en temps, il est renvoyé aux §§ 39 à 46 des orientations EBA/GL/2021/06.

^{[1] Voir notamment l’article 62, §1 de la loi bancaire.}

^{[2] Par exemple, l’article 49 du Règlement UE n° 909/2014 (CSDR).}

^{[3] Cf. notamment article 62, §6 de la loi bancaire.}

^{[4] Conformément à ce qui est prévu dans la communication NBB 2022_19 concernant les fonctions extérieures, l’attention est attirée sur le fait que l’établissement doit compléter l’application BNB eManex pour toutes les fonctions extérieures occupées par les personnes concernées et que les modifications matérielles à des fonctions extérieures existantes doivent également être communiquées à la BNB via le formulaire « Nouveaux éléments » (cf. également chapitre 5 du présent manuel).}