Délimitation des responsabilités en matière d'évaluation de l’aptitude

L’article 273 paragraphe 1 du Règlement délégué 2015/35 dispose que « les entreprises d'assurance ou de réassurance établissent, mettent en œuvre et gardent opérationnelles des politiques, consignées par écrit, et des procédures adéquates pour garantir que toutes les personnes qui les dirigent effectivement ou occupent d'autres fonctions clés satisfont à tout moment aux exigences de compétence prévues à l'article 42 de la directive 2009/138/CE ». 

4.3.1 Responsabilité première des entreprises

La responsabilité première en matière d’expertise et d’honorabilité professionnelle des personnes soumises au contrôle d’aptitude en vertu de la Loi de contrôle assurance incombe à l’entreprise. A cette fin, l’entreprise doit développer une politique d’aptitude et vérifier l’aptitude d’une personne au moyen d’une évaluation (cf. point 4.5). La vérification reposera notamment sur des informations communiquées par la personne à évaluer.

Si le résultat de l'évaluation d'aptitude réalisée est positif, l’entreprise devra à son tour transmettre à la BNB des informations complètes et fiables sur l'aptitude de la personne. S’appuyant sur ces informations, complétées par des renseignements recueillis d’initiative par la BNB, celle-ci procède à sa propre évaluation de l'aptitude de la personne en question. Cette évaluation porte non seulement sur l’expertise et l’honorabilité professionnelle proprement dites de la personne mais aussi sur la procédure globale d'évaluation d’aptitude individuelle et collective de l’entreprise concernée. Plus la marge d'évaluation est grande pour un élément donné (par exemple en ce qui concerne les compétences – voir point 4.4.2.3), plus la BNB peut donner de poids à cette procédure interne mise en place par l’entreprise et donc se limiter à vérifier si cette procédure d'évaluation offre les garanties nécessaires.

4.3.2 Responsabilité de la BNB – « gardien de l’accès »

Quand une nouvelle personne est jugée apte par l’entreprise, la BNB examinera l’information nécessaire et effectuera une évaluation qui le cas échéant conduira à une approbation. La BNB se basera, pour sa propre évaluation, en premier lieu sur les informations fournies par la personne concernée  et par l’entreprises.

Ces informations sont collectées au moyen de formulaires standard spécialement destinés à cet effet (voir le formulaire d’aptitude en annexe qui comprend deux parties : la Partie A remplie par la personne concernée et la Partie B complétée par l’entreprise). La BNB est bien entendu libre de demander des informations complémentaires et, le cas échéant, d'interviewer la personne concernée. Des explications plus détaillées sur la procédure d'évaluation de la BNB sont fournies plus loin dans le présent chapitre.

Plus une personne occupe un poste depuis longtemps, plus l’entreprise et la BNB (par exemple via la consultation de rapports du conseil d'administration, des audits, ...) disposeront d'informations pratiques concernant le fonctionnement effectif de la personne au sein de l’entreprise. L'entreprise et la BNB sont toutes deux chargées de procéder à une réévaluation de ces informations, lorsqu’il y a des signaux particuliers ou de manière périodique (voir points 4.5.3 et 4.6.1.2).

4.3.3 Responsabilité en matière d’évaluation d’aptitude sur base continue

L'exigence légale prévue dans la Loi de contrôle des assurances de disposer en permanence de personnes ayant l'aptitude requise pour les fonctions qui entrent dans le champ d’application de la loi constitue une obligation à laquelle les entreprises doivent se conformer de manière continue. Les personnes concernées doivent « être » à tout moment compétentes et professionnellement honorables. Les modalités concrètes de la surveillance continue de l'aptitude seront examinées plus en détail dans la suite du présent chapitre.

Toutefois, en ce qui concerne les responsabilités respectives des parties concernées pour ce qui est d’assurer le caractère continu des exigences d'aptitude, les dispositions suivantes s'appliquent :

Personne concernée

Dans les formulaires standard élaborés par la BNB, il est prévu que la personne concernée déclare mettre tout en œuvre pour se conformer en permanence aux normes d’aptitude dans le cadre de la fonction qu'elle exerce déjà ou qu'elle envisage d'exercer.

Les personnes qui sont déjà en fonction doivent informer sans délai l’entreprise de tout événement susceptible d'influencer leur expertise et leur honorabilité professionnelle.

Entreprise

Quand une entreprise estime que des doutes pourraient surgir quant à l’aptitude d'une personne en fonction ou de l’aptitude collective du conseil d’administration ou du comité de direction, la BNB s'attend à ce qu’il prenne des mesures au plus vite et mette tout en œuvre pour examiner de plus près ces doutes. L'entreprise doit aussi en avertir immédiatement la BNB.

Afin de garantir une aptitude permanente des personnes visées, la BNB recommande :

  • Lors d'une entrée en fonction, il importe que l’entreprise demande à la personne concernée une déclaration écrite dans laquelle elle confirme qu’elle respectera sans réserve les normes d’aptitude en vigueur pour cette fonction et qu’elle communiquera immédiatement tout événement pouvant s'avérer important à cet égard.
  • Il est indiqué de rappeler cette déclaration à la personne concernée. Ainsi, l'entreprise peut, sur une base annuelle pour les entreprises d’importance significative et tous les deux ans pour les entreprises d’ importance moins significative, demander explicitement aux personnes concernées si elles ont eu connaissance de changements pertinents et importants en rapport avec leur conformité aux normes d’aptitude.
  • Comme le secteur financier est en perpétuel mouvement, la formation permanente semble être une condition nécessaire mais a priori pas suffisante pour satisfaire en permanence à l'exigence d'expertise. La BNB s'attend à ce que l'entreprise fasse le nécessaire pour mettre en place de manière judicieuse une formation permanente.

Autorité de contrôle

L’expertise et l’honorabilité professionnelle des personnes qui entrent dans le champ d'application de la Loi de contrôle des assurances fait l'objet d'une attention permanente de la part de la BNB. Quand celle-ci a connaissance d'éléments qui soulèvent des doutes quant à l'aptitude d'une personne en fonction, la BNB procédera immédiatement à un examen plus approfondi et, au besoin, à une nouvelle évaluation. En outre, la BNB réévaluera également l’expertise et l’honorabilité professionnelle des personnes concernées de manière continue en tenant compte des éléments observés au cours de l’exercice du contrôle prudentiel et notamment au travers d’inspections, d’enquêtes thématiques, etc.