Le tiers déposant a reçu une procuration de son client afin de déposer, en qualité de mandataire, les comptes annuels à la Banque nationale de Belgique.

Lorsque le tiers déposant dépose, pour son client, des comptes annuels et acquitte les frais dus, il s'agit de frais comptables supportés par des tiers. L'Avis n° 105/2 de la Commission des normes comptables stipule que les frais engagés en tant que mandataire agissant pour le compte d'un tiers (le mandant, en l'espèce la personne morale dont les comptes annuels sont déposés) sont considérés exclusivement comme des frais à charge de ce mandant et il appartient donc à ce mandant d’intégrer ces frais en tant que tels et selon leur nature dans sa propre comptabilité. Le tiers déposant ne peut enregistrer ces dépenses comme des frais, mais cette « avance » doit apparaître à l'actif de son bilan en tant que créance vis-à-vis de son client mandant. Le tiers déposant peut récupérer les sommes avancées auprès de son client mandant en lui adressant une facture pour les frais d'établissement des comptes annuels, avec une mention spéciale pour les frais de dépôt avancés. 

Une copie de la mention de dépôt est en outre envoyée par courrier électronique au déposant, à condition que l'adresse e-mail du déposant ait été correctement saisie dans les coordonnées du « Profil » du déposant dans l’application « Filing ».

Un tiers déposant ne pourra pas obtenir auprès de la Banque nationale de Belgique un duplicata d'une « Mention de dépôt des comptes annuels » pour un de ses clients.