Dans quel format ?
Les déposants peuvent déposer leurs comptes annuels en utilisant soit un fichier XBRL (un fichier de données structurées), soit un fichier PDF (Portable Document Format).
Les comptes annuels standardisés doivent être soumis à la Centrale des bilans de préférence sous la forme d’un fichier XBRL. Il s’agit du mode de dépôt le plus facile et le meilleur marché. Pas moins de 99 % des comptes annuels sont déposés sous la forme d’un fichier XBRL.
Ces fichiers XBRL doivent respecter une taxonomie, dans le cadre de laquelle les données financières et économiques sont présentées en mode électronique sous une forme et une structure déterminée. Cette taxonomie respecte les dispositions des modèles des comptes annuels, tels qu’ils sont décrits dans :
- l’AR du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations et
- la Directive 2013/34/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013.
Les comptes annuels en XBRL ne peuvent être établis que selon la taxonomie profondément révisée en avril 2022.
ATTENTION Dans certains cas, le législateur prévoit uniquement le dépôt en format PDF (voir ci-dessous pour plus d'informations).
Quels sont les comptes annuels qui peuvent être déposés en XBRL ?
Des comptes annuels peuvent être déposés en format XBRL s’ils répondent aux conditions suivantes :
- s’ils sont établis selon un modèle standardisé ;
- s’ils sont établis en euros ;
- les comptes annuels établis en devises étrangères peuvent être déposés en XBRL à condition que le SPF Économie autorise l'entreprise à tenir sa comptabilité dans une autre devise. Cette autorisation doit être mentionnée dans les commentaires ou les annexes des comptes annuels.
- si l’entité n’est pas une entreprise étrangère.
Quand les comptes annuels doivent-ils être déposés au format PDF ?
Dans les autres cas, les comptes annuels doivent être déposés sous la forme d’un fichier PDF.
Le dépôt au format PDF est obligatoire dans les cas suivants :
- Comptes annuels consolidés
- Comptes annuels de sociétés étrangères
- Modèles spécifiques de comptes annuels :
- Établissements de crédit, entreprises d'investissement et sociétés de gestion d'organismes de placement collectif
- Entreprises d'assurance
- Caisses d'assurance maladie et associations nationales soumises à la loi du 6 août 1990
- Sociétés de gestion du droit d'auteur
- L’état de l’actif et du passif des sociétés immigrantes.
Taille du fichier
La taille maximale autorisée pour le fichier (PDF ou XBRL) contenant les comptes annuels déposés est de 50 Mo.
Dépôt électronique
Le dépôt des comptes annuels n'est possible que par voie électronique.
Le dépôt sur papier est supprimé depuis le 1er janvier 2020, conformément au Code des sociétés et des associations (CSA).
ATTENTION Cette obligation de dépôt électronique s'applique également aux bilans sociaux à déposer séparément (pour les entreprises qui ne sont pas tenues de déposer des comptes annuels auprès de la BNB).
Questions spécifiques « format de dépôt »
Sous quel format et dans quelle unité les données chiffrées doivent-elles être établies ?
Il n'y a pas de séparateur de milliers. Le séparateur décimal est le « point » du clavier numérique.
Les montants négatifs doivent être précédés d'un signe moins au lieu d'être entre parenthèses, lorsque cela est autorisé.
Dans le bilan social :
- pour le nombre moyen d'employés : un chiffre après la virgule,
- pour le nombre réel d'heures travaillées : un chiffre arrondi,
- pour les frais de personnel : un chiffre arrondi.
L'unité d'euro sans décimale est la règle tant pour le dépôt que pour la publication des modèles micro, abrégés et complets. Néanmoins, pour faciliter la récupération des données issues de la comptabilité, les comptes annuels qui seront déposés, par voie électronique, en format XBRL pourront être exprimés en unités d'euros sans décimales ou avec deux décimales. Cette seconde possibilité permet au déposant de créer un lien automatique avec les informations provenant de sa comptabilité, sans gestion des arrondis. Après acceptation par la BNB et validation des contrôles arithmétiques et logiques (à un eurocent près), les données seront arrondies par l'application BNB à l'unité, pour la publication au format PDF.
Lors du dépôt en format PDF, la règle est de toujours utiliser des données numériques sans décimales, sinon le dépôt sera refusé.
L’importation d’un ancien fichier XBRL a échoué. Que puis-je faire ?
Lorsque vous tentez d’importer un ancien fichier XBRL, l’import échoue et le rapport de validation affiche le message d’erreur suivant :
‘Unable to locate the following schema reference: http ://www. nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd…’
PLUS D'INFOS Voici la procédure à utiliser pour importer un ancien fichier xbrl : Import échoué. Que faire ?