FAQ - Filing

1. Für die Hinterlegung des Jahresabschlusses kann eine beliebige gültige eID verwendet werden

Neben den qualifizierten Zertifikaten von Certipost, Globalsign und Isabel können Sie Jahresabschlüsse über Internet mit dem Authentifizierungszertifikat auf dem belgischen elektronischen Personalausweis (eID) hinterlegen, den Sie bereits besitzen oder den Sie bei Ihrer Gemeinde beantragen können. Für die Hinterlegung des Jahresabschlusses kann eine beliebige gültige eID verwendet werden.

Sie sollten bei der Ersetzung einer eID damit rechnen dass ein neues Zertifikat erst nach 3 Tagen benutzt werden kann um Jahresabschlüsse per Internet zu hinterlegen.

2. Bei der Bezahlung per Überweisung ist die Angabe der korrekt strukturierten Überweisungsmitteilung von wesentlicher Bedeutung

... damit die BNB die Bezahlung und damit auch den Jahresabschluss bzw. die Jahresabschlüsse annehmen kann. Wenn Sie die Überweisung mit einer Homebanking- oder Online-Bankinganwendung vornehmen, ist in dem Fenster, das das elektronische Überweisungsformular anzeigt, meistens ein Feld für eine freie Mitteilung und ein weiteres Feld für die Eingabe einer strukturierten Mitteilung vorgesehen.

Wenn Sie jedoch mit Isabel arbeiten, ist nur ein Feld 'Mitteilung' vorgegeben. Um in diesem Feld die strukturierte Mitteilung einzugeben, müssen Sie mit der Eingabe von drei Pluszeichen '+++' beginnen; anschließend geben Sie die Ziffern der strukturierten Mitteilung ein (keine Schrägstriche und keine Pluszeichen am Ende). Isabel übernimmt und kontrolliert die eingegebenen Ziffern dann als eine strukturierte Mitteilung.

3. Jahresabschlüsse innerhalb von 7 Tagen nach der Genehmigung des Status "in erwartung der Zahlung" bezahlen

Da die BNB die betreffenden Jahresabschlüsse innerhalb der gesetzlichen Fristen Dritten zugänglich machen muss, können diese nur angenommen werden, wenn die BNB innerhalb der sieben Kalendertage nach dem Datum, an dem den betroffenen Jahresabschlüssen der Status 'in Erwartung der Zahlung' zugebilligt wurde, den korrekten Betrag mit der korrekt strukturierten Mitteilung auf ihrem Konto erhält. Das Datum, an dem ein solcher Jahresabschluss hochgeladen wurde, wird dann von der Bilanzzentrale als offizielles Hinterlegungsdatum verwendet, auch wenn die BNB die Bezahlung an dem Tag noch nicht erhalten hat.

4. Sie möchten einen Jahresabschluss bzw. Jahresabschlüsse, die Sie hochgeladen haben, aus dem einen oder anderen Grund löschen?

Das ist möglich, solange sie noch den Status 'in Erwartung der Zahlung' oder auch 'Überweisung erwartet' haben. Dafür gehen Sie auf 'Überwachung der Inhalte', dort klicken Sie auf den Link unter dem Status 'in Erwartung der Zahlung' bzw. 'Überweisung erwartet'. Im folgenden Fenster betätigen Sie den Knopf unten links 'Löschen'.

Sobald der Jahresabschluss bzw. die Jahresabschlüsse den Status 'Hinterlegung registriert' erhalten haben, können Sie sie nicht mehr löschen. Sie können dann nur noch eine berichtigte Hinterlegung durchführen.

5. Die Jahresabschlussdatei ist zu groß

Ab 1 April 2015 wird die Grenze für die XBRL und PDF Dateien durch neuen Regeln festgestellt.

  1. Die Höchstgrösse einer XBRL Datei wurde von 2 MB bis 3 MB erhöht.
  2. Im Fall einer PDF Datei ändert die Größe je nach der Anzahl von Seiten im Jahresabschluss:
  • weniger als 100 Seiten: die Größe = 3 MB (unverändert)
  • zwischen 100 und 499 Seiten: die Größe muss kleiner sein als 10 MB
  • 500 Seiten oder mehr: die Größe darf 18 MB nicht überschreiten.

Wenn eine XBRL Datei 3 MB überschreitet, ist dieses fast immer der Größe der verkapselten Berichte im Form einer PDF Datei zurückzuführen.

  1. Optimieren der Größe einer PDF Datei mithilfe eines PDF Writer (Software)
    Der Jahresbericht, der Bericht des Kommissars und die Erklärung zur Aktionärsstruktur können mithilfe einer (kostenlose) Software in PDF Dateien ersetzt werden. Hierfür können Sie gleich welche Anwendung mit einer 'print to pdf' Funktionalität benutzen. Mit der Suche 'free pdf creator' finden Sie diese Software einfach im Internet. Nachdem können die PDF Dateien der XBRL Datei zugefügt werden.
     
  2. Vorschrifte für das Scannen von im Papierformat verfügbarer Jahresabschluss

Ein nur im Papierformat verfügbarer Jahresabschluss muss gescannt werden und zwar:

  • mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi (sonst ist die Qualität nicht versichert)
  • als Text ('scan as text') und nicht als Bild ('scan as image')

6. PDF-Dateien anlegen

In manchen Fällen umfasst eine Hinterlegung nicht nur einen Jahresabschluss sondern auch andere Unterlagen. Die bekanntesten Beispiele sind der Jahresbericht und der Bericht der Kommissare. Bei der Hinterlegung eines Jahresabschlusses in Form einer PDF-Datei müssen alle diese Unterlagen in einer PDF-Datei zusammengefügt werden, sodass sie eine einzige Hinterlegung bilden. Dafür kann es nötig sein, folgendes zu tun:

  • PDF-DATEIEN ZUSAMMENFÜGEN: wenn Sie mehrere PDF-Dateien zu einer neuen PDF-Datei zusammenfügen möchten, benötigen Sie dafür eine spezielle Software. Für Gratisanwendungen wie mergepdf.net oder Quick PDF Tools empfehlen wir Ihnen, im Internet nach 'pdf merge freeware' zu suchen. Meistens genügt es dann, zwei oder mehrere Dateien in der richtigen Reihenfolge auszuwählen, woraufhin die Software diese in einer neuen PDF-Datei zusammenfügt, die Sie auf ihrem Rechner abspeichern können.
  • PDF-DATEIEN BEARBEITEN: wenn Sie nicht nur mehrere PDF-Dateien zu einer neuen PDF-Datei zusammenfügen, sondern die neue Datei auch bearbeiten möchten, wie z.B.
    • Seiten umordnen und/oder entfernen
    • Metadaten, wie den Namen des Autors, einen Titel, einen Betreff oder Stichwörter hinzufügen
    • Lesezeichen einfügen (z.B. dort, wo die Bilanz, die Ergebnisrechnung oder die Erläuterungen beginnen),

    müssen die oben genannten Erstellungsprogramme zusätzliche Funktionalitäten enthalten. Für Gratisanwendungen wie PDFHammer oder Adolix Split & Merge PDF empfehlen wir Ihnen, im Internet nach 'pdf merge rearrange freeware' zu suchen.

7. Javascripts

PDF-Dateien die den ganzen Jahresabschluss enthalten oder die einem Jahresabschluss im Form eines strukturierten Datenbestands zugefügt sind, dürfen wegen Sicherheitsgründen keinen Javascripts enthalten. Manche Javascripts können ja das Computersystem der Belgischen Nationalbank beschädigen. Wie sollen Sie reagieren?

  • VERMEIDEN
    • Jahresabschlüsse die im Form eines Standardmodells aufgestellt wurden dürfen keinen Javascripts enthalten wenn sie im Form eines strukturierten Datenbestands (XBRL-Datei) anstatt eine PDF-Datei hinterlegt werden; die Bilanzzentrale stellt Ihnen hierfür eine kostenlose online Anwendung zur Verfügung.
    • Dokumente die im Form einer PDF-Datei einem strukturierten Datenbestand (XBRL-Datei) zugefügt werden können, sowie die Erklärung der Struktur der Aktieninhaber, den Bericht der Kommissare und den Geschäftsbericht, dürfen keine Javascripts enthalten wenn Sie diese als Text (also ohne grafische Elemente sowie Logos oder Unterschrifte) hinzufügt anstatt einer PDF-Datei; hierzu genügt es den Text des Berichts zu kopieren ('copy') und zu kleben ('paste') im passenden Teil der Software womit Sie die Jahresabschlüssen aufstellen
  • ENTFERNEN: Sie können Javascripts entfernen mit der Optimierfunktion im PDF-editor; meistens müssen Sie dafür die Funktion 'Discard All JavaScript Actions' im PDF-editor aktivieren; für kostenlose Anwendungen, empfehlen wir Ihnen im Internet nach 'free pdf optimizer' zu suchen.