FAQ - Sofista

1. Comment peut-on acquérir un secure login?

Tout d'abord, connecter le certificat utilisé pour l’identification avant d’accéder sur les applications de la Centrale des bilans.

Ensuite, toujours supprimer complètement les données de navigation de votre navigateur internet pour éviter tous conflits.

Supprimez:

  • L’historique de navigation
  • L’historique des téléchargements
  • Les fichiers temporaires d’internet
  • Les cookies et autres données des sites
  • La mémoire cache

Comment supprimer les données de navigation?

2. Comment sauvegarder un fichier?

Il est possible de sauvegarder un fichier en cours de travail, dont les équations arithmétiques et logiques ne sont pas satisfaites. Avant de pouvoir sauvegarder un fichier, il faut préalablement le valider en cliquant sur l'option 'Validation' située dans la zone supérieure droite de l'écran. Dès qu'un fichier peut être sauvegardé, la possibilité de sauvegarde est activée et bien visible. La sauvegarde d'un fichier non terminé est possible, dans ce cas, seule l'option de sauvegarde 'fichier de travail (xtmp)' est activée. Ce fichier de travail ne pourra pas être déposé tel quel.

3. De quelle taille les PDF encapsulés peuvent-ils être?

Sofista permet d'importer des fichiers au format PDF dans certaines zones prédéfinies:

  • la structure de l'actionnariat (taille maximale = 500 k)
  • le rapport des commissaires (taille maximale = 500 k)
  • le rapport de gestion (taille maximale = 1500 k)

Lors de l'importation, Sofista n'effectue aucun contrôle sur le contenu des fichiers PDF (p.ex. contrôles sur la présence de tags ou de javascripts).

La taille du fichier XBRL complet, y compris les fichiers PDF encapsulés, ne peut en aucun cas dépasser la taille de 3 Mb; le dépôt d'un fichier XBRL de plus de 3 MB sera refusé par l'application 'Dépôt via Internet'.

4. Sous quel format la date doit-elle être établie?

A côté de tous les champs qui sont destinés à contenir une date se trouve l'icône d'un calendrier. Elle permet de rechercher la date sur base du calendrier et, une fois celle-ci choisie, le champ est alors rempli selon le format adéquat.

Vous pouvez également remplir le champ sans cette aide. Dans ce cas, vous devez veiller à respecter le format défini qui est: yyyy-mm-dd (par exemple: 2015-06-01 pour le 1er juin 2015). Si vous remplissez une date selon un autre format, vous ne pourrez pas passer à la section suivante. Lorsque vous voudrez valider ou passer à la section suivante, les zones qui n'ont pas été correctement encodées seront encadrées en rouge. Avant de pouvoir aller plus loin, veillez à corriger le format.

5. Sous quel format et en quelle unité les données chiffrées doivent-elles être établies?

Il n'y a pas de séparateur de milliers. Le séparateur décimal est le 'point' du clavier numérique.

Dans le bilan social vous pouvez mettre :

- pour le nombre moyen de travailleurs 1 chiffre après le point

- pour le nombre d’heures effectivement prestées uniquement des chiffres entiers

- pour les frais de personnel 2 chiffres après le point.

L'unité d'euro sans décimale est la règle tant pour le dépôt que pour la publication des modèles abrégés et complets. Néanmoins, pour faciliter la récupération des données issues de la comptabilité, les comptes annuels qui seront déposés, par voie électronique, en format XBRL pourront être exprimés en unités d'euros sans décimales ou avec deux décimales. Cette seconde possibilité permet au déposant de créer un lien automatique avec les informations provenant de sa comptabilité, sans gestion des arrondis. Après acceptation par la BNB et validation des contrôles arithmétiques et logiques (à un eurocent près), les données seront arrondies par l'application BNB à l'unité, pour la publication au format PDF.

6. Comment choisir la forme juridique?

Dans la partie 'Données d'identification de l'entreprise (association)', Sofista montre les données d'identification relatives à la personne morale dont le numéro d'entreprise a été introduite dans l'écran principal et qui sont repris dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Si la forme juridique n'apparaît pas, cela signifie qu'elle n'est pas reprise dans la liste de formes juridiques les plus courantes.

Si la forme juridique de votre entreprise, association ou fondation n'est pas reprise dans la liste des formes juridiques, vous devez ajouter la forme juridique derrière le nom de la personne morale (p.ex. Dupont Entreprise civile sous forme d'une SPRL) et choisir 'Autres formes juridiques' pour indiquer la forme juridique souhaitée. Ainsi, les comptes annuels reprennent toutes les informations requises.

7. Nouveaux modèles pour ASBL: rubrique 76 et 66

Avec l'introduction du Code des sociétés et associations, les modèles comptables annuels des associations ont été modélisés sur la même base que les modèles comptables annuels des sociétés. Pour les associations également, les rubriques 76-Produits exceptionnels et 66-Dépenses exceptionnelles, telles qu'elles existaient dans les anciens modèles, ont été remplacées dans les nouveaux modèles par une ventilation en 76A-Produits d'exploitation non récurrents & 76B-Produits financiers non récurrents d'une part et 66A-Dépenses d'exploitation non récurrentes & 66B-Dépenses financières non récurrentes d'autre part.

                Ainsi: 76 = 76A + 76B

                Et 66 = 66A + 66B

 

Afin de remplir correctement les chiffres de l'exercice précédent, il convient de vérifier quelle partie de la valeur de la rubrique 76 correspond à des produits exceptionnels d'exploitation (à inscrire sous le code 76A) et quelle partie correspond à des produits exceptionnels financiers (à inscrire sous le code 76B). Il en va de même pour les charges exceptionnelles: la partie relative aux coûts d'exploitation exceptionnels doit être enregistrée sous le code 66A, la partie relative aux coûts financiers exceptionnels doit être enregistrée sous le code 66B.

8. Nouveaux modèles pour ASBL: rubrique 415

La rubrique 415 était une sous-rubrique de la rubrique 41 de l'actif du bilan des anciens modèles complet et abrégé pour les associations. Dans les nouveaux modèles, le code 415 n'apparaît plus. Lors de l'établissement des comptes annuels, il n'est plus nécessaire de donner cette information, même dans la colonne de l'exercice précédent.

9. Que signifient les zones obligatoires?

Certaines données, telles que les données signalétiques de la personne morale sont obligatoires. Ces zones sont signalées par un astérisque rouge (*) situé à droite de la zone à remplir. Pour pouvoir passer à l'écran suivant il faut compléter ces zones obligatoires.

10. Comment puis-je obtenir un fichier-xbrl rectificatif?

Vous pouvez spécifier - à l’aide du logiciel- que le nouveau fichier est un xbrl rectificatif.

11. Quel modèle utiliser pour un rectificatif d’un compte annuel déposé avant le 3 février 2021 ?

vous pouvez trouver les informations dans ce fichier pdf

12. Quel modèle doit être appliqué par les SCRL’s: avec ou sans capital ?

  • Les sociétés coopératives à responsabilité limitée (SCRL) qui répondent à la définition d'une société coopérative selon l'Art. 6:1 du Code des sociétés et associations, sont converties de plein droit en société coopérative le 01/01/2020 et doivent déposer un modèle sans capital pour les exercices clôturés après le 31/12/2019 et indiquer la forme juridique en tant que SC, même si leurs statuts n'ont pas encore été convertis et qu'elles ont le temps de le faire jusqu'au 31/12/2023 (on parle alors de SCRL réelles).

  • Les SCRL qui indiquent qu'elles ne répondent pas à la définition d'une société coopérative selon l'Art. 6:1 du Code belge des sociétés et associations, restent des SCRL jusqu'au 31/12/2023 et deviendront automatiquement une SRL à partir du 01/01/2024, à moins qu'elles ne modifient leurs statuts plus tôt et/ou n'optent pour une autre forme juridique et doivent déposer un modèle avec capital pour les exercices clos jusqu'au 31/12/2023 et utiliser la forme juridique SCRL (ce qui est appelé une SCRL impropre). Dans de nombreux cas, on parle de SCRL impropres lorsqu'il s'agit de sociétés professionnelles telles que les professions libérales (médecins, architectes, avocats, etc.).

Il appartient à l'entreprise concernée de décider si elle gère ou non une entreprise basée sur des idées coopératives (et répond à la définition d'une société coopérative).

13. Quand les comptes annuels doivent-ils être déposés au format PDF?

Il est 'fortement' recommandé de déposer les comptes annuels sous la forme d’une base de données structurée (XBRL).

Cependant, le dépôt sous forme de fichier PDF est obligatoire pour les comptes annuels suivant:

1. Comptes annuels non normalisés:

  • Comptes annuels consolidés
  • Comptes annuels des sociétés étrangères

2. États financiers en devises étrangères

3. Comptes annuels améliorés nécessitant une correction de langue, du numéro d’entreprise ou de la date de fin d’exercice.

4. Premiers comptes annuels suite à une  fusion,  une scission ou une absorption de sociétés

5. Les comptes annuels des modèles spécifiques:

  • Établissements de crédit, entreprises d'investissement et sociétés de gestion d'organismes de placement collectif

  • Entreprises d'assurance
  • Caisses d'assurance maladie et associations nationales soumises à la loi du 6 août 1990

  • Sociétés de gestion du droit d'auteur

14. Que signifie le message d’erreur 'Ce fichier ne contient pas d'application associé pour effectuer cette action, installez une application ou, si c'est déjà fait, créez une application sur la page paramètre des applications par défaut'?

Dans le cas où les comptes annuels sont créés avec l’application SOFISTA, vous avez la possibilité, dans l’écran de validation, de sauvegarder les comptes annuels dans un fichier temporaire (XTMP).

Si vous n’avez pas choisi le dossier où le fichier doit être sauvé, il sera automatiquement placé dans le dossier ‘Downloads’ ou ‘téléchargements’ (ou dans le dossier indiqué dans vos paramètres).

Vous recevez le message d’erreur précité si vous cliquez sur le fichier .xtmp pour l’ouvrir. Un fichier .xtmp n’est pas lisible en tant que tel. Il est uniquement exploitable par l’application SOFISTA pour la création des comptes annuels.

 

15. Comment puis-je choisir d'enregistrer un fichier dans Google Chrome au lieu de l'ouvrir ?

Comment empêcher l'ouverture immédiate du fichier que vous voulez sauvegarder:

Vous devez ajuster les paramètres dans Chrome comme suit: