Chaque fichier de comptes annuels doit répondre à un certain nombre d'exigences techniques et de forme pour pouvoir être accepté et considéré comme un fichier valable. Dans la plupart des cas, ces contrôles se déroulent de manière totalement automatique. Dans un nombre limité de cas, l’intervention d’un collaborateur de la Centrale des bilans est indispensable.

1. Validation automatique

Tous les fichiers de comptes annuels passent par une validation automatique. La manière dont un fichier déposé par internet est contrôlé dépend du format de fichier dans lequel les comptes annuels sont établis et du modèle (standard ou spécifique) :

• dans le cas de fichiers XBRL, on vérifie toujours, lors de cette étape, si le fichier des comptes annuels téléchargé :
  • satisfait aux exigences techniques et de structure ;
  • satisfait en matière de contenu à tous les contrôles arithmétiques et logiques légaux ;
  • contient les données signalétiques correctes (comme la situation juridique) de la personne morale dont les comptes annuels sont déposés ;
  • contient des données correctes concernant l’exercice pour lequel les comptes annuels sont établis ;
• dans le cas de fichiers PDF, on vérifie toujours, lors de cette étape, si le fichier des comptes annuels téléchargé :
  • satisfait aux exigences techniques ;
  • comporte un numéro d’entreprise identique à celui de la personne morale sélectionnée par le déposant ;
  • satisfait en matière de contenu pour les modèles standard à tous les contrôles arithmétiques et logiques légaux ;
  • contient les données signalétiques correctes (comme la situation juridique) de la personne morale dont les comptes annuels sont déposés ;
  • contient des données correctes concernant l’exercice pour lequel les comptes annuels sont établis.

Au moment de la validation automatique, vous recevez presque immédiatement un message de l’application Filing si un problème se pose au niveau de l’un des contrôles précités. Les problèmes les plus fréquents sont les suivants :

• "Unable to locate the following schema reference: http ://www .nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd…." : ce message signifie que vous avez créé votre fichier de comptes annuels avec un logiciel dépassé. Vous devez créer un nouveau fichier avec une nouvelle version de votre programme comptable (il faut pour cela contacter votre fournisseur de logiciels), ou créer le fichier dans la version actuelle de Filing.
• "Le fichier PDF contient des calques (layers) ou des remarques (comments)" : l’utilisation des calques et des remarques est interdite (plus d'infos: Protocole pour le dépôt de comptes annuels et de comptes consolidés d’un fichier au format PDF).
  Ce problème peut être résolu en réexportant le document au format PDF (ou en l’imprimant et en le scannant si nécessaire).

2. Contrôle visuel

Un fichier de comptes annuels est uniquement contrôlé visuellement dans les cas suivants :

• lorsque, pendant la validation automatique d’un fichier XBRL, l’application Filing constate certains éléments qui nécessitent une décision de votre part ou de la part d’un collaborateur de la Centrale des bilans ;
• lorsque vous téléchargez un fichier PDF ou un fichier XBRL dans lequel certains éléments sont repris sous la forme d’un fichier PDF. En plus de la validation automatique du fichier, un contrôle supplémentaire par un employé de la Centrale des bilans est alors requis.

En ce qui concerne le contrôle visuel, les motifs de refus les plus fréquents sont les suivants :

• "Mauvais contraste, caractères trop petits, problèmes de lisibilité" : il s’agit souvent de comptes annuels établis dans une police de caractères très petite ou qui sont imprimés avec une imprimante dont l’encre est presque épuisée (puis scannés).
• "Comptes annuels non conformes au formulaire normalisé approprié" : il s’agit le plus souvent de comptes annuels dans lesquels les données financières sont exprimées sous la forme de montants comportant des décimales, alors qu’elles doivent être exprimées en unités sans décimales, ou de comptes annuels dans lesquels apparaît un ancien modèle de bilan social.
• "Absence ou incohérence des dates (début / clôture / assemblée générale)" : les erreurs les plus fréquentes sont les suivantes : la date de l’assemblée générale n’a pas été complétée à l’endroit où il faut obligatoirement l’indiquer, l’assemblée générale doit encore se tenir, ou l’assemblée générale s’est tenue avant la clôture de l’exercice.
• "La 1ière page manque ou n’est pas conforme" : les entreprises ayant un modèle spécifique doivent utiliser une page de garde spécifique pour un modèle complet ou (dans des cas limités) pour un modèle abrégé, avec un code adapté par type d'entreprise, comme : les établissements de crédit, les sociétés d’investissement et les sociétés de gestion d’organismes de placement collectif (C-ét, A-ét), les sociétés d’assurance (C-ass, A-ass), les sociétés de gestion de droits d’auteur (C-AUT, A-AUT) et autres (cas exceptionnels) (C-A, A-A), à condition que la page de garde mentionne la base légale ou réglementaire justifiant l’utilisation d’un modèle dérogatoire. Les associations et fondations qui déposent un modèle dérogatoire doivent également le faire précéder d’une page de garde spécifique.
• "Les comptes annuels ne sont pas établis dans une seule et même langue" : ce motif de refus concerne souvent des comptes annuels dont la langue du bilan et du compte de résultats diffère de celle utilisée dans les documents devant être déposés en même temps que les comptes annuels, comme le rapport des commissaires ou le rapport annuel ; des termes techniques consacrés tels que cash flow, human resources ou public relations manager sont toutefois autorisés.
• "Les informations introduites ne correspondent pas au PDF" : il s’agit le plus souvent de la date de début ou de clôture de l’exercice : les dates mentionnées sur la page de garde des comptes annuels diffèrent de celles introduites dans l’application Filing.
• "Les comptes annuels ont déjà été déposés précédemment" : les fichiers des comptes annuels sont souvent créés à partir du fichier d’un exercice précédent. Il arrive parfois que, par mégarde, on ne dépose pas le fichier des comptes annuels adapté, mais le fichier des comptes annuels d’un exercice antérieur.

Dans le cas d’un paiement par virement bancaire, il est indispensable d’utiliser la bonne communication structurée associée au dépôt après l’initiation du paiement. Pour cela, il faut obligatoirement indiquer le mode de paiement « Virement bancaire ». Une communication structurée se présente comme suit : +++ 012/3456/78910 +++.

Par conséquent, n’utilisez JAMAIS la référence « L » de la demande de paiement ou de l’ordre de paiement créé lors de l’initiation du paiement (p. ex. L221222120931602CB8D6B58.1) ni votre référence CCV (p. ex. d018ac14-7612-11ed-a7f8-c14b249a6cff).