Rectification facultative ou obligatoire
Les comptes annuels des sociétés, ASBL, AISBL ou fondations peuvent ou doivent faire l'objet d'une correction. Une telle correction peut être effectuée après que les comptes annuels en question ont déjà été approuvés par, respectivement, les associés réunis en assemblée ou l’assemblée générale (pour les sociétés), l’assemblée générale (pour les ASBL et AISBL), l’organe d’administration (pour les fondations).
Le Code des sociétés et des associations prévoit deux formes de rectification :
- Les rectifications « facultatives » (article 3:19, § 1er, alinéa 1er, CSA (sociétés), 3:49, § 1er, alinéa 1er, CSA (ASBL et AISBL), article 3:53, alinéa 1er, CSA (fondations));
- Les rectifications « obligatoires » (article 3:19, § 1er, alinéa 2, CSA (sociétés), 3:49, § 1er, alinéa 2, CSA (ASBL et AISBL), article 3:53, alinéa 2, CSA (fondations)).
Rectification facultative
La rectification facultative comprend :
- les erreurs matérielles (par exemple, un montant incorrect dû à une erreur d'écriture, une comptabilisation sur un compte incorrect, un calcul erroné),
- les faux ou doubles emplois,
- les erreurs d'évaluation,
- etc.
Ces corrections sont possibles sur une base purement volontaire pour autant que les erreurs dans le dépôt initial ne soient pas d’une nature telle que les comptes annuels ne donnent pas une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entreprise.
Rectification obligatoire
La correction est obligatoire à la suite d'infractions au droit comptable de nature telle que les états financiers ne donneraient pas une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise.
Remarque
L'application des contrôles arithmétiques et logiques aux comptes annuels standardisés des sociétés, associations et fondations dans l'application Filing avant l'acceptation des comptes annuels permet d'intercepter à l'avance les anomalies substantielles.
- Les fichiers XBRL contenant des erreurs par rapport aux contrôles légaux ne peuvent pas être soumis en tant que fichiers XBRL dans l'application Filing. Les validations dans l'application Filing ne permettent pas de déposer des fichiers contenant des erreurs.
- Depuis le 4 avril 2022, les fichiers PDF sont également soumis à des contrôles légaux au moment du dépôt dans Filing. Les comptes annuels sont lus par OCR (reconnaissance optique) et convertis en un fichier de données structuré auquel, comme pour les fichiers XBRL, des validations sont appliquées. Si des erreurs sont constatées lors des contrôles légaux, les comptes annuels sont rejetés.