Jede Jahresabschlussdatei muss einer Reihe technischer und formaler Anforderungen entsprechen, bevor sie als gültige Datei angenommen werden kann. Diese Kontrollen erfolgen in den meisten Fällen vollkommen automatisch. In einer begrenzten Anzahl von Fällen ist das Eingreifen eines Mitarbeiters der Bilanzzentrale erforderlich.

Automatische Validierung

Alle Jahresabschlussdateien durchlaufen eine automatische Validierung. Wie eine über das Internet hinterlegte Datei kontrolliert wird, hängt von dem Dateiformat ab, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde und ob es sich um ein Standard- oder ein spezifisches Modell handelt:

• bei XBRL-Dateien wird in dieser Phase an der hochgeladenen Jahresabschlussdatei immer Folgendes geprüft:
  • erfüllt die Struktur und technischen Voraussetzungen;
  • erfüllt alle rechtlich vorgeschriebenen rechnerischen und logischen Kontrollen des Inhalts;
  • enthält die korrekten kennzeichnenden Daten (wie Rechtsstellung) der juristischen Person, deren Jahresabschluss hinterlegt wird;
  • enthält korrekte Angaben zum Geschäftsjahr, für das der Jahresabschluss aufgestellt wurde.
• bei PDF-Dateien wird in dieser Phase an der hochgeladenen Jahresabrechnungsdatei immer Folgendes geprüft:
  • erfüllt die technischen Voraussetzungen;
  • enthält dieselbe Unternehmensnummer wie die Unternehmensnummer der juristischen Person, die durch den Hinterleger ausgewählt wurde;
  • erfüllt für die Standardmodelle alle rechtlich vorgeschriebenen rechnerischen und logischen Kontrollen des Inhalts;
  • enthält die korrekten kennzeichnenden Daten (wie Rechtsstellung) der juristischen Person, deren Jahresabschluss hinterlegt wird;
  • enthält korrekte Angaben zum Geschäftsjahr, für das der Jahresabschluss aufgestellt wurde.

Bei der automatischen Validierung erhalten Sie sofort eine Nachricht von der Filing-Anwendung, wenn es ein Problem bei einer der oben angegebenen Kontrollen gibt. Die am häufigsten auftretenden Probleme sind dann:

• „Unable to locate the following schema reference: http ://www .nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd…“ das bedeutet, dass Sie Ihre Jahresabschlussdatei mit einer veralteten Software erstellt haben; Sie sollten eine neue Datei mit einer neuen Version Ihres Buchhaltungspakets erstellen (dafür müssen Sie Ihren Software-Provider kontaktieren), oder die Datei mit der aktuellen Version von Filing erstellen.
• Die PDF-Datei enthält Ebenen (layers) oder Kommentare (comments). Deren Verwendung ist jedoch verboten (siehe Protokoll für die elektronische Hinterlegung von Jahresabschlüssen und konsolidierten Jahresabschlüssen in Form einer PDF-Datei).
  Dies kann durch erneutes Drucken des Dokuments in PDF gelöst werden (oder durch Drucken und Scannen, falls erforderlich).

Visuelle Prüfung

Eine Jahresabschlussdatei wird nur visuell kontrolliert, wenn:

• die Anwendung FILING bei der Validierung einer XBRL-Datei bestimmte Elemente feststellt, die eine Entscheidung von Ihnen oder von einem Mitarbeiter der Bilanzzentrale verlangen;
• Sie eine PDF-Datei hochladen oder eine XBRL-Datei, die bestimmte Elemente in Form einer PDF-Datei enthält; neben der automatischen Validierung der Datei ist eine ergänzende Prüfung durch einen Mitarbeiter der Bilanzzentrale erforderlich.

Bei der visuellen Prüfung sind die am häufigsten vorkommenden Ablehnungsgründe:

• „Unzureichender Kontrast, zu kleine Zeichen, Lesbarkeitsprobleme“: Oft geht es hier um Jahresabschlüsse, die in sehr kleinen Zeichen geschrieben sind oder mit einem Drucker ausgedruckt (und danach eingescannt) wurden, dessen Tintenpatronen beinahe leer waren.
• „Der Jahresabschluss entspricht nicht dem geltenden Standardformular“: Meistens geht es hier um Jahresabschlüsse, in denen die Finanzdaten, die in ganzen Zahlen ohne Dezimalstellen ausgedrückt werden müssen, in Beträgen mit Dezimalstellen angegeben sind, oder um Jahresabschlüsse, die ein veraltetes Modell der Sozialbilanz enthalten.
• „Fehlende oder inkohärente Daten (Beginn/Abschluss/Generalversammlung)“: Die häufigsten Fehler bestehen darin, dass das Datum der Generalversammlung nicht an der richtigen Stelle angegeben wird, die Generalversammlung noch nicht stattgefunden hat oder die Generalversammlung vor Abschluss des Geschäftsjahrs stattgefunden hat.
• „Die erste Seite fehlt oder ist nicht konform“: Unternehmen mit einem spezifischen Modell sollten ein spezifisches Deckblatt für ein vollständiges Modell oder (in begrenzten Fällen) ein spezifisches Deckblatt für ein verkürztes Modell verwenden, mit einem angepassten Code für jede Art von Unternehmen, wie z. B.: Kreditinstitute, Investmentgesellschaften und Verwaltungsgesellschaften von Organismen für gemeinsame Anlagen
  (Voll-ig, Verk-ig), Versicherungsgesellschaften (Voll-ver, Verk-ver), Verwertungsgesellschaften von Urheberrechten (Voll-AUT) und andere (Ausnahmefälle) (Voll-A, Verk-A), sofern auf dem Deckblatt die Rechts- oder Verwaltungsgrundlage angegeben ist, die die Verwendung eines bestimmten Modells rechtfertigt. Vereinigungen und Stiftungen, die ein abweichendes Schema hinterlegen, sollten diesem ebenfalls ein besonderes Deckblatt vorangestellt haben.
• „Der Jahresabschluss ist nicht in einer einzigen Sprache verfasst“: Dieser Ablehnungsgrund wird häufig für Jahresabschlüsse angegeben, bei denen die Sprache der Bilanz und Ergebnisrechnung eine andere ist, als diejenige, die für die Dokumente verwendet wird, die zusammen mit dem Jahresabschluss hinterlegt werden müssen, wie der Bericht der Kommissare oder der Geschäftsbericht; übernommene Fachbegriffe aus einer anderen Sprache wie Cash Flow, Human Resources oder Public Relations Manager sind jedoch zulässig.
• „Die eingereichten Informationen stimmen nicht mit der PDF-Datei überein“: Meistens geht es hier um das Anfangs- und/oder Enddatum des Geschäftsjahres: die Daten auf der ersten Seite des Jahresabschlusses stimmen nicht mit den in der Anwendung Filing eingereichten Daten überein, oder weil ein identischer Jahresabschluss auf Zahlung wartet.
• „Dieser Jahresabschluss wurde bereits früher eingereicht“: Jahresabschlussdateien werden häufig ausgehend von einer Jahresabschlussdatei eines früheren Geschäftsjahres aufgestellt; manchmal wird dann versehentlich nicht die überarbeitete Jahresabschlussdatei, sondern die Jahresabschlussdatei des Vorjahres hinterlegt.

Im Falle einer Zahlung per Banküberweisung wird nur die korrekt strukturierte Mitteilung akzeptiert, die mit der Hinterlegung nach der Zahlungsauslösung verbunden ist. Dies erfordert die obligatorische Angabe der Zahlungsart „Überweisung“. Eine strukturierte Mitteilung ist wie folgt aufgebaut +++ 012/3456/78910 +++.

Verwenden Sie also WEDER die L-Referenz des Zahlungsantrags oder des Zahlungsauftrags (z. B.: L221222120931602CB8D6B58.1), die bei der Zahlungsauslösung erstellt wurde, NOCH Ihre CCV-Referenz (z. B.: d018ac14-7612-11ed-a7f8-c14b249a6cff).