FAQ - Filing

1. Comment peut-on acquérir un secure login?

Tout d’abord, connecter le certificat utilisé pour l’identification avant d’accéder sur les applications de la Centrale des bilans.
Ensuite, toujours supprimer complètement les données de navigation de votre navigateur internet pour éviter tous conflits.

Supprimez :

  • L’historique de navigation
  • L’historique des téléchargements
  • Les fichiers temporaires d’internet
  • Les cookies et autres données des sites
  • La mémoire cache

Comment supprimer les données de navigation?

2. Sous quel format et en quelle unité les données chiffrées doivent-elles être établies?

Il n'y a pas de séparateur de milliers. Le séparateur décimal est le 'point' du clavier numérique.
L'unité d'euro sans décimale est la règle tant pour le dépôt que pour la publication des modèles micro, abrégés et complets. Néanmoins, pour faciliter la récupération des données issues de la comptabilité, les comptes annuels qui seront déposés, par voie électronique, en format XBRL pourront être exprimés en unités d'euros sans décimales ou avec deux décimales. Cette seconde possibilité permet au déposant de créer un lien automatique avec les informations provenant de sa comptabilité, sans gestion des arrondis. Après acceptation par la BNB et validation des contrôles arithmétiques et logiques (à un eurocent près), les données seront arrondies par l'application BNB à l'unité, pour la publication au format PDF.
 

3. Paiement endéans les 7 jours après l'attribution du statut 'En attente de paiement'

Etant donné que la BNB doit mettre les comptes annuels à disposition des tiers endéans les délais légaux, ces comptes ne peuvent être acceptés par la BNB que si elle reçoit, sur son compte, le montant exact accompagné de la communication structurée correcte et ce, endéans les 7 jours civils  qui suivent le jour où les comptes annuels ont reçu le statut 'En attente de paiement'. La date à laquelle ce fichier de comptes annuels a été chargé est alors utilisée par la Centrale des bilans comme étant la date du dépôt officiel, même si la BNB n’avait pas encore perçu le paiement à cette date.

4. Comment puis-je vérifier si les comptes annuels ont été déposés ?

  1. vérifier si le compte annuel a été publié sur 'consult'

    Une fois que les comptes annuels ont été acceptés, ils sont inscrits dans le registre électronique. Consult donne un aperçu de ce registre

    Les comptes annuels déposés à partir du 1er janvier 2009 peuvent être consultés gratuitement sur Consult. La publication du compte annuel sur Consult est la preuve que le dépôt a été accepté.

  2. Réception de la Mention de de dépôt
    Dans les 11 jours ouvrables suivant la date d'acceptation du dépôt, la BNB envoie un 'Avis de dépôt des comptes annuels' à la personne morale à laquelle le document se rapporte.

Source: art. 3:72 AR CSA

5. Comment récupérer les données de virement?

Vous pouvez récupérer les données du virement dans le suivi des dépôts de l'application Deposer-Filing.

Filing-> suivi des dépôts-> cliquez sur la mention 'en attende de virement'-> vous retrouvez le bouton 'aperçu des données de virement' sur le côté droit de la page.

6. Comment supprimer un compte annuel?

Le déposant peut supprimer un compte annuel lorsque l'état d'avancement indique 'En attente de paiement' ou 'en attente de virement'.

1) 'en attente de paiement' - vous pouvez supprimer le compte annuel.

Comment supprimer?

  • Ouvrir Filing
  • Suivi des dépôts: cliquer sur 'en attente de paiement'
  • Appuyer sur 'supprimer'

2) 'en attente de virement' - vous pouvez supprimer un ordre de virement; attention tous les comptes annuels de ce paiement seront définitivement supprimés.

Comment supprimer?

  • Ouvrir Filing
  • Suivi des dépôts: cliquer sur 'en attente de virement'
  • Appuyer sur 'supprimer'

7. Les Paiements par virement bancaire - indication de la communication structurée requise obligatoire

La communication structurée est nécessaire pour lier le paiement du dépôt au compte annuel de ce paiement.

Toute absence ou erreur dans la communication structurée entraine le refus du dépôt.

8. Le fichier de comptes annuels est trop volumineux

Depuis le 1 avril 2015, de nouvelles règles concernant la taille maximale admise pour les fichiers XBRL et PDF sont d'application.

  1. Pour un fichier XBRL, la taille maximale passe de 2 MB à 3 MB.
  2. Pour un fichier PDF, elle est fixée en fonction du nombre de pages:
  • 3 MB pour les comptes de moins de 100 pages (inchangé)
  • 10 MB pour les comptes entre 100 et 499 pages
  • 18 MB pour les comptes de 500 pages ou plus.

Si votre fichier XBRL dépasse 3 MB, cela provient probablement du volume du ou des PDF(s) encapsulés.

  1. Optimalisation de la taille d'un PDF à l'aide d'un logiciel (PDF-writer) adéquat.

    Le rapport de gestion, le rapport du commissaire et la déclaration concernant l'actionnariat peuvent être transformés en fichiers PDF, à l'aide d'un logiciel (gratuit). Il existe différents 'free pdf creator' disponibles sur internet dont les fonctionnalités prévoient un 'print to PDF'. Certains sont plus performants que d'autres pour optimaliser la taille.

    Une fois la taille réduite, les fichiers PDF peuvent être ajoutés au fichier XBRL.
     

  2. Conseils pour le scanning d'un compte annuel sur papier.
    Un compte qui est uniquement disponible sur papier doit être scanné:
  • avec une résolution de 300 dpi (une résolution plus basse diminue la qualité)
  • en paramétrant le scanner sur texte ("scan as text") et non sur image ("scan as image")
     

9. Quels sont les comptes annuels qui peuvent être déposés en XBRL?

  • Les comptes annuels établis selon un modèle standardisé
  • Les comptes annuels établis en euro, et donc pas les comptes annuels en devise étrangère ou en unité monétaire dépassée (BEF) qui eux doivent être déposés en fichier PDF.  
  • L'entité qui n'est pas une entreprise étrangère

99% des comptes annuels ont été déposé en XBRL

10. Toute carte eID valide peut servir au dépôt de comptes annuels

Outre les certificats qualifiés Isabel, GlobalSign et Quo Vadis, vous pouvez déposer des comptes annuels via Internet au moyen du certificat d’authentification figurant sur votre carte d’identité électronique belge (eID) dont vous disposez déjà ou dont vous pouvez faire la demande auprès de votre commune. Toute carte eID valide peut servir au dépôt de comptes annuels.

Veuillez tenir compte que lors du remplacement d'une carte d'identité électronique, le nouveau certificat ne peut être utilisé qu'après 3 jours, pour le dépôt des comptes annuels via Internet.

11. Que signifie le message d’erreur 'Invalid content was found [...]. Probably an older taxonomy has been used.'?

Votre fichier de comptes annuels a été créé avec une ancienne version de votre logiciel.

Veuillez:

- soit contacter votre fournisseur de logiciels pour la mise-à-jour de votre programme comptable.
- soit recharger le fichier XBRL dans Sofista, le valider et le sauvegarder à nouveau. 

12. Quelle est la date officielle du dépôt?

La date officielle du dépôt d’un compte annuel accepté est la date du chargement du compte annuel.

Quelques exemples pour éclaircir:

Exemple 1:

Samedi le 1 juillet – les comptes ont été envoyés en ligne
Lundi le 3 juillet - les comptes ont été acceptés
Mercredi le 5 juillet – réception des frais de dépôt
Les comptes sont publiés et le date de dépôt est celle du samedi le 1 juillet.

 

Exemple 2:

Samedi le 15 mai – les comptes ont été envoyés en ligne
Lundi le 17 mai – les comptes ont été refusés
Lundi le 17 mai –des comptes adaptés ont été redéposés et acceptés
Mercredi le 19 mai – réception des frais de dépôt
Les comptes sont publiés et le date de dépôt est celle du lundi le 17 mai.

13. Format de fichier?

1. Fichier XBRL (fichier structuré de données):

  • pour les comptes standardisés

 

2. fichier PDF (Portable Document Format):

  • pour des comptes annuels avec un modèle dérogatoire

(par exemple: les établissements de crédit, les entreprises d’assurance, fonds de pension, les mutualités et unions de mutualités)

  • pour les comptes consolidés
  • pour les comptes annules des sociétés étrangères

14. Comment enlever les tags du fichier PDF?

Pour enlever les ‘tags’ du fichier PDF:

  • Veuillez utiliser une application PDF éditeur professionnelle comme Adobe Pro ou une autre application PDF gratuite comme SmallPdf, Cutepdf writer, Pdfescape ..etc. en faisant une nouvelle copie de votre document PDF.
  • Vous pouvez aussi imprimer les documents et les rescanner comme texte en format compact PDF.

 

comment vérifier les propriétés d'un document
 

15. Créer des fichiers PDF

Dans certains cas, le dépôt ne porte pas seulement sur les comptes annuels mais aussi sur d’autres documents (rapport annuel, rapport des commissaires en sont les exemples les plus connus). Lors du dépôt d’un compte annuel sous la forme d’un fichier pdf, tous ces documents doivent être fusionnés en un seul fichier pour former un seul dépôt. A cet effet, les opérations suivantes peuvent être nécessaires:

  • FUSIONNER LES FICHIERS PDF: pour fusionner plusieurs fichiers pdf, il faut utiliser un logiciel spécifique. Nous vous conseillons de rechercher sur Internet des applications gratuites telles que mergepdf.net ou Quick PDF Tools, sur 'pdf merge freeware'. Dans la plupart des cas, il suffit alors de sélectionner deux ou plusieurs fichiers dans le bon ordre. L’application les fusionne ensuite et le nouveau fichier pdf peut être enregistré sur l’ordinateur.
  • TRAITER LES FICHIERS PDF: si vous souhaitez aussi traiter le nouveau fichier pour:
    • réarranger et/ou supprimer des pages
    • ajouter des métadonnées telles que le nom de l’auteur, un titre, un sujet ou des mots-clés
    • ajouter des signets (par ex. au début du bilan, du compte de résultats et des annexes),

    les programmes de mise en page précités doivent comprendre des fonctionnalités complémentaires. Pour vous procurer des applications gratuites telles que PDFHammer ou Adolix Split & Merge PDF, nous vous recommandons de rechercher 'pdf merge rearrange freeware' sur Internet.

16. Javascripts

En raison de sécurité, les fichiers-PDF contenant les comptes annuels complets ou qui sont ajoutés à des comptes annuels sous la forme d'un fichier structuré de données, ne peuvent en aucun cas contenir des javascripts. Certains javascripts peuvent en effet endommager les systèmes informatiques de la Banque nationale. Comment réagir en ce cas?

  • A EVITER
    • les comptes annuels établis suivant un modèle standardisé ne peuvent pas contenir des javascripts quand vous les déposez sous forme d'un fichier structuré (fichier XBRL) au lieu d'un fichier PDF; la Centrale des bilans vous propose pour cela une application en ligne gratuite;
    • les documents qui peuvent être ajoutés à un fichier structuré (fichier XBRL) sous forme de fichier-PDF, notamment la déclaration relative à la structure de l'actionnariat, le rapport du commissaire et le rapport annuel, ne peuvent pas contenir des javascripts. Si vous les ajoutez sous forme de texte (donc sans éléments graphiques tels que les logos ou signatures) au lieu d'un fichier PDF; il vous suffit simplement de copier le texte d'un rapport ('copy') et de le coller ('paste') dans la partie correspondante du logiciel à l'aide duquel vous établissez vos comptes.

17. Comment désactiver 'Fast Web View' en Adobe Reader?

Pour désactiver 'Fast Web Reader' en Adobe Reader:

  • Edit > Preferences > Documents

  • 'Save Settings' décocher 'Save As optimizes for Fast Web View'

18. Que signifie l’abréviation PCMN?

L’abréviation PCMN signifie 'plan comptable minimum normalisé'.

Il existe deux types de PCMN:

Le PCMN des entreprises soumises à des obligations comptables autres que les associations et les fondations

Le PCMN des associations et fondations

Source: Commission des Normes Comptables, mai 2019

19. Les comptes annuels peuvent-ils être déposés sur papier?

20. Les modèles de comptes annuels sont-ils également disponibles en anglais ?

La Commission des normes comptables (CBN) a publié une traduction anglaise non officielle des modèles pour les entreprises en janvier 2020.