FAQ - Filing

Contenu

1. Comment peut-on acquérir un secure login avec un certificat commercial?

Tout d’abord, connecter le certificat utilisé pour l’identification avant d’accéder sur les applications de la Centrale des bilans.
Ensuite, toujours supprimer complètement les données de navigation de votre navigateur internet pour éviter tous conflits.

Supprimez :

  • L’historique de navigation
  • L’historique des téléchargements
  • Les fichiers temporaires d’internet
  • Les cookies et autres données des sites
  • La mémoire cache

Comment supprimer les données de navigation?

Il est également possible qu'une protection antivirus ou endpoint soit active sur le système de l'utilisateur final et que le certificat n'atteigne pas le FAS parce qu'il est, par exemple, bloqué dans les HTTP Headers lors de son envoi. Dans ce cas, nous conseillons à l'utilisateur d'abaisser le niveau de sécurité en coopération avec un collègue du service informatique pour effectuer une nouvelle tentative de connexion.

2. Sous quel format et en quelle unité les données chiffrées doivent-elles être établies?

Il n'y a pas de séparateur de milliers. Le séparateur décimal est le 'point' du clavier numérique.

Les montants négatifs doivent être précédés d'un signe moins au lieu d'être entre parenthèses, lorsque cela est autorisé.

Dans le bilan social:

  • pour le nombre moyen d'employés : un chiffre après la virgule
  • pour le nombre réel d'heures travaillées : un chiffre arrondi
  • pour les frais de personnel : un chiffre arrondi.

L'unité d'euro sans décimale est la règle tant pour le dépôt que pour la publication des modèles micro, abrégés et complets. Néanmoins, pour faciliter la récupération des données issues de la comptabilité, les comptes annuels qui seront déposés, par voie électronique, en format XBRL pourront être exprimés en unités d'euros sans décimales ou avec deux décimales. Cette seconde possibilité permet au déposant de créer un lien automatique avec les informations provenant de sa comptabilité, sans gestion des arrondis. Après acceptation par la BNB et validation des contrôles arithmétiques et logiques (à un eurocent près), les données seront arrondies par l'application BNB à l'unité, pour la publication au format PDF.

Lors du dépôt en format PDF, la règle est de toujours utiliser des données numériques sans décimales, sinon le dépôt sera refusé. 

3. Paiement endéans les 6 jours ouvrables après l'attribution du statut 'Prêt pour paiement'

Etant donné que la BNB doit mettre les comptes annuels à disposition des tiers endéans les délais légaux, ces comptes ne peuvent être acceptés par le prestataire de services de paiement CCV pour le compte de la BNB. que si elle reçoit, sur son compte, le montant exact accompagné de la communication structurée correcte et ce, endéans les 6 jours ouvrables qui suivent le jour où les comptes annuels ont reçu le statut 'Prêt pour paiement'. La date à laquelle ce fichier de comptes annuels a été chargé est alors utilisée par la Centrale des bilans comme étant la date du dépôt officiel, même si le prestataire de services de paiement CCV n’avait pas encore perçu le paiement à cette date.

4. Comment puis-je vérifier si les comptes annuels ont été déposés ?

  1. vérifier si le compte annuel a été publié sur 'consult'

    Une fois que les comptes annuels ont été acceptés, ils sont inscrits dans le registre électronique. Consult donne un aperçu de ce registre

    Les comptes annuels déposés à partir du 1er janvier 1999 peuvent être consultés gratuitement sur Consult. La publication du compte annuel sur Consult est la preuve que le dépôt a été accepté.

  2. Réception de la Mention de de dépôt
    Dans les 11 jours ouvrables suivant la date d'acceptation du dépôt, la BNB enverra la mention de dépôt de vos comptes annuels uniquement à la boîte aux lettres électronique sécurisée de votre entreprise (e-Box Entreprise).

Source: art. 3:72 AR CSA

5. Comment récupérer les données de virement?

Vous pouvez récupérer les données du virement dans le suivi des dépôts de l'application Deposer-Filing.

Filing-> suivi des dépôts-> cliquez sur la mention 'en attende de virement'-> vous retrouvez le bouton 'aperçu des données de virement' sur le côté droit de la page.

6. Comment supprimer ou annuler un compte annuel?

Le déposant peut supprimer un compte annuel lorsque l'état d'avancement indique 'En attente de paiement' ou 'en attente de virement'.

1) 'en attente de paiement' - vous pouvez supprimer le compte annuel.

Comment supprimer?

  • Ouvrir Filing
  • Suivi des dépôts: cliquer sur 'en attente de paiement'
  • Appuyer sur 'supprimer'

2) 'en attente de virement' - vous pouvez supprimer un ordre de virement; attention tous les comptes annuels de ce paiement seront définitivement supprimés.

Comment supprimer?

  • Ouvrir Filing
  • Suivi des dépôts: cliquer sur 'en attente de virement'
  • Appuyer sur 'supprimer'

7. Les Paiements par virement bancaire - indication de la communication structurée requise obligatoire

La communication structurée est nécessaire pour lier le paiement du dépôt au compte annuel de ce paiement.

Toute absence ou erreur dans la communication structurée entraine automatiquement le refus du dépôt.

En cas de paiements groupés payés par virement bancaire : le paiement du montant total ne peut être fait que par une seule personne. La communication structurée ne peut être utilisée que pour un seul paiement. Les paiements partiels avec la même communication structurée par des clients différents seront automatiquement rejetés.

8. Le fichier de comptes annuels est trop volumineux

Depuis le 4 avril 2022, de nouvelles règles concernant la taille maximale admise pour les fichiers XBRL et PDF sont d'application.

  1. Pour un fichier XBRL, la taille maximale passe de 2 MB à 3 MB.
  2. Pour un fichier PDF, elle est fixée en fonction du nombre de pages:
  • 3 MB pour les comptes de moins de 100 pages (inchangé)
  • 10 MB pour les comptes entre 100 et 499 pages
  • 18 MB pour les comptes de 500 pages ou plus.

Si votre fichier XBRL dépasse 3 MB, cela provient probablement du volume du ou des PDF(s) encapsulés.

  1. Optimalisation de la taille d'un PDF à l'aide d'un logiciel (PDF-writer) adéquat.

    Le rapport de gestion, le rapport du commissaire et la déclaration concernant l'actionnariat peuvent être transformés en fichiers PDF, à l'aide d'un logiciel (gratuit). Il existe différents 'free pdf creator' disponibles sur internet dont les fonctionnalités prévoient un 'print to PDF'. Certains sont plus performants que d'autres pour optimaliser la taille.

    Une fois la taille réduite, les fichiers PDF peuvent être ajoutés au fichier XBRL.
     

  2. Conseils pour le scanning d'un compte annuel sur papier.
    Un compte qui est uniquement disponible sur papier doit être scanné:
  • avec une résolution de 300 dpi (une résolution plus basse diminue la qualité)
  • en paramétrant le scanner sur texte ("scan as text") et non sur image ("scan as image")
     

9. Quels sont les comptes annuels qui peuvent être déposés en XBRL?

  • Les comptes annuels établis selon un modèle standardisé
  • Les comptes annuels établis en euro
  • Les comptes annuels en devise étrangère:

peuvent être déposés en XBRL à condition que le SPF Economie autorise l'entreprise à tenir ses comptes dans une autre devise. Cette autorisation doit être mentionnée dans les notes ou les annexes des comptes annuels. 

  • L'entité qui n'est pas une entreprise étrangère

99% des comptes annuels ont été déposé en XBRL

10. Quand les comptes annuels doivent-ils être déposés au format PDF?

Il est 'fortement' recommandé de déposer les comptes annuels sous la forme d’une base de données structurée (XBRL).

Cependant, le dépôt sous forme de fichier PDF est obligatoire pour les comptes annuels suivant:

1. Comptes annuels non normalisés:

  • Comptes annuels consolidés
  • Comptes annuels des sociétés étrangères

2. Comptes annuels des modèles spécifiques:

  • Établissements de crédit, entreprises d'investissement et sociétés de gestion d'organismes de placement collectif

  • Entreprises d'assurance
  • Caisses d'assurance maladie et associations nationales soumises à la loi du 6 août 1990

  • Sociétés de gestion du droit d'auteur

3. L’état de l’actif et du passif des sociétés immigrantes,

11. Toute carte eID valide peut servir au dépôt de comptes annuels

Outre les certificats qualifiés Isabel, GlobalSign et Quo Vadis, vous pouvez déposer des comptes annuels via Internet au moyen du certificat d’authentification figurant sur votre carte d’identité électronique belge (eID) dont vous disposez déjà ou dont vous pouvez faire la demande auprès de votre commune. Toute carte eID valide peut servir au dépôt de comptes annuels.

Veuillez tenir compte que lors du remplacement d'une carte d'identité électronique, le nouveau certificat ne peut être utilisé qu'après 3 jours, pour le dépôt des comptes annuels via Internet.

13. Quelle est la date officielle du dépôt?

La date officielle du dépôt d’un compte annuel accepté est la date du chargement du compte annuel.

Quelques exemples pour éclaircir:

Exemple 1:

Samedi le 1 juillet – les comptes ont été envoyés en ligne
Lundi le 3 juillet - les comptes ont été acceptés
Mercredi le 5 juillet – réception des frais de dépôt
Les comptes sont publiés et le date de dépôt est celle du samedi le 1 juillet.

 

Exemple 2:

Samedi le 15 mai – les comptes ont été envoyés en ligne
Lundi le 17 mai – les comptes ont été refusés
Lundi le 17 mai –des comptes adaptés ont été redéposés et acceptés
Mercredi le 19 mai – réception des frais de dépôt
Les comptes sont publiés et le date de dépôt est celle du lundi le 17 mai.

14. Format de fichier?

1. Fichier XBRL (fichier structuré de données) ou fichier ZIP (avec contact, data et vendor fichier XBRL):

  • pour les comptes standardisés

 

2. fichier PDF (Portable Document Format):

  • pour des comptes annuels avec un modèle dérogatoire

(par exemple: les établissements de crédit, les entreprises d’assurance, fonds de pension, les mutualités et unions de mutualités)

  • pour les comptes consolidés
  • pour les comptes annules des sociétés étrangères

15. Comment enlever les tags du fichier PDF?

Pour enlever les ‘tags’ du fichier PDF:

  • Veuillez utiliser une application PDF éditeur professionnelle comme Adobe Pro ou une autre application PDF gratuite comme SmallPdf, Cutepdf writer, Pdfescape ..etc. en faisant une nouvelle copie de votre document PDF.
  • Vous pouvez aussi imprimer les documents et les rescanner comme texte en format compact PDF.

 

comment vérifier les propriétés d'un document
 

20. Les comptes annuels peuvent-ils être déposés sur papier?

21. Les modèles de comptes annuels sont-ils également disponibles en anglais ?

La Commission des normes comptables (CBN) a publié une traduction anglaise non officielle des modèles pour les entreprises en janvier 2020.

22. Quel modèle utiliser pour un rectificatif d’un compte annuel déposé avant le 3 février 2021 ?

vous pouvez trouver les informations dans ce fichier pdf

23. Quel modèle doit être appliqué par les SCRL’s: avec ou sans capital ?

  • Les sociétés coopératives à responsabilité limitée (SCRL) qui répondent à la définition d'une société coopérative selon l'Art. 6:1 du Code des sociétés et associations, sont converties de plein droit en société coopérative le 01/01/2020 et doivent déposer un modèle sans capital pour les exercices clôturés après le 31/12/2019 et indiquer la forme juridique en tant que SC, même si leurs statuts n'ont pas encore été convertis et qu'elles ont le temps de le faire jusqu'au 31/12/2023 (on parle alors de SCRL réelles).
     
  • Les SCRL qui indiquent qu'elles ne répondent pas à la définition d'une société coopérative selon l'Art. 6:1 du Code belge des sociétés et associations, restent des SCRL jusqu'au 31/12/2023 et deviendront automatiquement une SRL à partir du 01/01/2024, à moins qu'elles ne modifient leurs statuts plus tôt et/ou n'optent pour une autre forme juridique et doivent déposer un modèle avec capital pour les exercices clos jusqu'au 31/12/2023 et utiliser la forme juridique SCRL (ce qui est appelé une SCRL impropre). Dans de nombreux cas, on parle de SCRL impropres lorsqu'il s'agit de sociétés professionnelles telles que les professions libérales (médecins, architectes, avocats, etc.).

Il appartient à l'entreprise concernée de décider si elle gère ou non une entreprise basée sur des idées coopératives (et répond à la définition d'une société coopérative).

24. Écran gris à la connexion - Paramètres du Firewall

Si vous obtenez un écran gris vide lorsque vous vous connectez et que le lien suivant apparaît dans votre navigateur, il y a un problème de pare-feu :

https ://filing.cbso.nbb.be/?error=server_error&error_description=AADB2C90047%3a+ The+resource+%27https%3a%2f%2fcbsostorageappp.blob.core.windows.net%2fb2c%2fux%2fnl %2funified.cshtml%27+contains+script+errors+preventing+it+from+being+loaded

Ce problème est dû aux paramètres du Firewall de votre PC et peut être résolu en autorisant les urls suivantes dans votre Firewall ou celui de votre entreprise :

login.microsoftonline.com

cbsostorageappp.blob.core.windows.net

b2clogin.com

25. Import échoué

Lorsque vous tentez d’importer un ancien fichier xbrl , l’import échoue et le rapport de validation affiche l’erreur suivante :

‘‘Unable to locate the following schema reference: http ://www .nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd…’

Voici la procédure à utiliser pour importer un ancien fichier xbrl.

Import échoué. Que faire.pdf

26. Importer un fichier .xtmp

Vous trouverez ci-après la procédure pour importer un ancien fichier xtmp.

Comment convertir un ancien fichier Xbrl.pdf

27. Comment envoyer le paiement à une tierce personne ?

28. Dépôt rejeté après évaluation. Comment consulter les raisons du refus

Si votre dépôt a été rejeté après évaluation, vous pouvez retrouver les raisons du refus dans le rapport de validation.

Voici la procédure à suivre pour consulter le rapport de validation :

Pourquoi votre dépôt a été rejeté après évaluation.pdf

29. Rapport de Validation : tableau des erreurs

Dans le tableau ci-dessous, vous retrouvez les explications liées à plusieurs erreurs présentes dans le rapport de validation

FAQ_Tableau_Erreurs.pdf

30. Pourquoi une clé numérique?

  • clé d’accès à Filing
  • la protection contre toute utilisation illicite
  • pour garantir l'authenticité de l'utilisateur
  • pour garantir l'intégrité des données

31. Utiliser le même certificat pour la procédure complète de dépôt

Le chargement, le suivi et le choix de paiement est impérativement fait avec le même certificat, sauf si le paiement est effectué par un tiers. 

Lors d’un remplacement ou d’une prolongation de la validité du certificat, il est possible que certaines données-clés soient modifiées. Par conséquent, le certificat n’est plus reconnu et des informations de l’historique de dépôt peuvent être perdues.

32. Message d’erreur en cas d’une nouvelle carte d’identité

Lors du remplacement d'une carte d'identité électronique, le nouveau certificat ne peut être utilisé qu'après 3 jours ouvrables.

33. Une société avec plus de 100 travailleurs n’est pas toujours grande

Pour les comptes annuels des exercices qui commencent avant le 1er janvier 2016, une société avec > 100 travailleurs est toujours grande.

Pour les comptes annuels des exercices qui commencent à partir du 1er janvier 2016, le nombre de travailleurs occupés n’est dès lors plus un critère déterminant. Une société reste petite si elle ne dépasse pas plus d’un des seuils. (Art.1:24, §1er CSA)

34. Nombre de travailleurs occupés

(Art. 1:24, §5 CSA)

Le nombre de travailleurs occupés en moyenne annuelle est le nombre moyen des travailleurs en équivalent temps plein inscrits à la banque de données DIMONA à la fin de chaque mois de l’exercice comptable.

35. Le chiffre d’affaires

(Art. 1:24, §5 & 1:25, §1er CSA)

Le chiffre d’affaires est le montant des ventes de biens et des prestations de services à des tiers, relevant de l'activité habituelle de la société, déduction faite des réductions commerciales sur ventes (remises, ristournes et rabais) et la tva et autres impôts directement liés au chiffre d'affaires (Art. 3:90 de l'arrêté royal du 29 avril 2019 portant exécution du Code des sociétés et des associations).

36. Pour les sociétés débutantes (starter)

(Art. 1:24, §3 CSA)

Les chiffres pour l’application des critères de taille doivent faire l'objet d'une estimation de bonne foi en début d’exercice. Dans le cas où cette estimation révèle que plus d'un des critères seront dépassés, la société devra déjà en tenir compte dès ce premier exercice.

37. Le dépassement (ou pas) des seuils – principe de 'consistance'

(CSA, art. 1:24)

Le fait de dépasser ou de ne plus dépasser des critères visés à l'article 15, § 1er ou l’article 15/1, § 1er C.Soc. n’a d’incidence que si cette circonstance se produit pendant deux exercices consécutifs (principe de 'consistance').

Plus d'infos: Avis CNC 2022/03

38. Durée maximale d’un exercice

(Art.1:24, §4 CSA)

La durée d’un exercice ne peut pas dépasser vingt-quatre mois moins un jour calendrier.

39. Appréciation des critères de taille pour les sociétés mères

La taille des sociétés mères est calculée sur base consolidée ou agrégée (CSA, art. 1:24, §6)

Plus d'infos: Avis CNC 2022/03, point V.B.2