3.5 Geschiktheidsbeoordeling door de instelling

3:116 De beoordeling van de individuele en collectieve geschiktheid vindt plaats vóór de infunctietreding en vervolgens, tijdens de uitoefening van de functie, op regelmatige basis.

3.5.1 Beoordeling vóór de infunctietreding

3:117 Alvorens een kandidaat te benoemen voert de instelling een waakzaamheidsonderzoek uit, waarvan het niveau afhangt van de beoogde functie. Dit handboek en de richtsnoeren EBA/GL/2021/06 bevatten concrete aanbevelingen en richtlijnen die de instelling kan hanteren bij de beoordeling van de geschiktheid van een persoon.

3:118 Wanneer de instelling na afloop van het door haar verrichte onderzoek de kandidaat voor de betrokken functie wenst aan te werven, wordt aanbevolen deze interne selectiebeslissing schriftelijk vast te leggen. De beslissing bevat idealiter niet alleen het besluit tot selectie, maar tevens de overwegingen die tot die beslissing hebben geleid (motivering voor de individuele en desgevallend collectieve geschiktheid). In voorkomend geval worden ook de afspraken vermeld die werden gemaakt om de deskundigheid van de betrokkene op bepaalde punten te verbeteren.

3:119 Een door de instelling goed gedocumenteerd geschiktheidsbeleid, nauwkeurig opgestelde functieprofielen en gemotiveerde selectiebeslissingen kunnen uitermate nuttig zijn als informatiebron voor de geschiktheidsbeoordeling die de NBB naderhand uitvoert.

3.5.2 Herbeoordeling tijdens de uitoefening van een functie

3:120 De vereiste van geschiktheid heeft een voortdurend karakter: overeenkomstig artikel 19 van de bankwet[1] dienen de betrokkenen permanent over de vereiste professionele betrouwbaarheid en passende deskundigheid te beschikken.

1) Periodieke herbeoordeling

3:121 De instelling moet de individuele en collectieve geschiktheid van de te beoordelen personen periodiek beoordelen. Voor banken bepaalt artikel 31 van de bankwet meer specifiek dat het benoemingscomité minimaal jaarlijks een beoordeling dient uit te voeren van, enerzijds, de structuur, omvang, samenstelling en prestaties van het wettelijk bestuursorgaan, en, anderzijds, van de kennis, vaardigheden, ervaring en de mate van betrokkenheid (met name de regelmatige aanwezigheid) van de individuele leden van het wettelijk bestuursorgaan en van het wettelijk bestuursorgaan als geheel. Voor kleine instellingen mag deze periodieke herbeoordeling om de twee jaar plaatsvinden.

2) Herbeoordeling op basis van specifieke gebeurtenissen

3:122 Wanneer de instelling op de hoogte wordt gebracht van een gebeurtenis die een invloed kan hebben op de beoordeling van de individuele geschiktheid van een te beoordelen persoon of op de beoordeling van de collectieve geschiktheid van een besluitvormingsorgaan[2], dient zij na te gaan of een ad-hoc-herbeoordeling nodig is in het licht van de gevolgen van deze gebeurtenis voor de geschiktheid van de betrokken persoon, en moet zij de onderliggende overwegingen schriftelijk vastleggen. Indien de instelling concludeert dat een herbeoordeling noodzakelijk is, dient zij dit onmiddellijk ter kennis te brengen van de NBB.

§1. Specifieke gebeurtenissen die een herbeoordeling van de individuele geschiktheid vereisen

3:123 Overeenkomstig de richtsnoeren EBA/GL/2021/06 moet ten minste in de volgende gevallen een herbeoordeling van de individuele geschiktheid van een bestuurder, een effectieve leider of een verantwoordelijke voor een controlefunctie plaatsvinden:

  1. wanneer er bezorgdheid bestaat over de geschiktheid van de leden van het wettelijk bestuursorgaan, de effectieve leiders en de verantwoordelijken voor betrokken controlefuncties;
  2. wanneer er nieuwe elementen zijn die de reputatie van de betrokkene in belangrijke mate negatief beïnvloeden;
  3. wanneer er redelijke gronden zijn om te vermoeden dat geld werd of wordt witgewassen of financiering van terrorisme heeft plaatsgevonden of plaatsvindt of daar een poging toe is of wordt gedaan, of wanneer hierop een verhoogd risico is in verband met die instelling, en met name in situaties waarin de instelling:
    1. geen passende interne controles of toezichtsmechanismen heeft ingesteld om het witwasrisico en het risico van terrorismefinanciering te monitoren en te beperken (bv. de risico’s die geïdentificeerd zijn bij controles ter plaatse of op afstand);
    2. niet voldoet aan haar verplichtingen ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme in het eigen land of het buitenland; of
    3. haar bedrijfsactiviteit of bedrijfsmodel wezenlijk heeft veranderd op een manier die erop wijst dat haar blootstelling aan het witwasrisico of het risico van terrorismefinanciering aanzienlijk is toegenomen;
  4. in elke situatie die anderszins de geschiktheid van de betrokkene in belangrijke mate kan beïnvloeden.

 

§2. Specifieke gebeurtenissen die een herbeoordeling van de collectieve geschiktheid vereisen

3:124 Overeenkomstig de richtsnoeren EBA/GL/2021/06 moeten de instellingen de collectieve geschiktheid van de leden van het leidinggevend orgaan minstens in de volgende gevallen herbeoordelen:

  1. wanneer het bedrijfsmodel, de risicobereidheid of -strategie of de structuur van de instelling op individueel of groepsniveau een belangrijke verandering ondergaat;
  2. in geval van belangrijke wijzigingen in de samenstelling van het orgaan (bijvoorbeeld wanneer nieuwe leden worden benoemd, met name na een directe of indirecte verwerving of vergroting van een gekwalificeerde deelneming in de instelling, of wanneer leden worden herbenoemd, wanneer de functie-eisen zijn gewijzigd of wanneer leden in een andere functie binnen het wettelijk bestuursorgaan worden benoemd);
  3. als onderdeel van de evaluatie van de regelingen voor interne governance door het wettelijk bestuursorgaan;
  4. wanneer er redelijke gronden zijn om te vermoeden dat geld werd of wordt witgewassen of financiering van terrorisme heeft plaatsgevonden of plaatsvindt of daar een poging toe is of wordt gedaan, of wanneer hierop een verhoogd risico is in verband met die instelling, en met name in situaties waarin beschikbare informatie erop wijst dat de instelling:
    1. geen passende interne controles of toezichtsmechanismen heeft ingesteld om het witwasrisico en het risico van terrorismefinanciering te monitoren en te beperken (bv. de risico’s die geïdentificeerd zijn bij controles ter plaatse of op afstand, in het kader van de dialoog met de toezichtautoriteiten of in het kader van sancties);
    2. niet voldoet aan haar verplichtingen ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme in de lidstaat van herkomst, de lidstaat van ontvangst of een derde land; of
    3. haar bedrijfsactiviteit of bedrijfsmodel wezenlijk heeft veranderd op een manier die erop wijst dat haar blootstelling aan het witwasrisico of het risico van terrorismefinanciering aanzienlijk is toegenomen;
  5. in elke situatie die anderszins de collectieve geschiktheid van het wettelijk bestuursorgaan in belangrijke mate kan beïnvloeden.

3) Procedures en processen voor de herbeoordeling van de geschiktheid

3:125 Er moeten procedures en processen worden ingesteld om de individuele en collectieve geschiktheid van de onder dit handboek vallende personen permanent, periodiek of op basis van specifieke gebeurtenissen te controleren.

3:126 De periodieke herbeoordelingen, de overwegingen of een ad-hoc-herbeoordeling nodig is in geval van specifieke gebeurtenissen en de op deze specifieke gebeurtenissen gebaseerde herbeoordelingen zelf moeten schriftelijk worden vastgelegd. Dit schriftelijk document moet naast de eindbeoordeling tevens de overwegingen vermelden die tot die beoordeling hebben geleid, inclusief de vastgestelde zwakke punten en de gemaakte afspraken om deze te verhelpen.

3:127 Het resultaat van de herbeoordeling, de reden voor de herbeoordeling en eventuele aanbevelingen betreffende vastgestelde zwakke punten dienen schriftelijk te worden vastgelegd en te worden voorgelegd aan het wettelijk bestuursorgaan.

3:128 De instellingen moeten de NBB onmiddellijk op de hoogte brengen indien er bij periodieke herbeoordelingen of bij herbeoordelingen naar aanleiding van specifieke gebeurtenissen significante tekortkomingen worden vastgesteld. Dit dient te gebeuren aan de hand van het fit & proper-formulier "Nieuwe elementen".

3.5.3 Conclusie van de beoordeling of herbeoordeling

3:129 Als de door de instelling uitgevoerde beoordeling of herbeoordeling tot de conclusie leidt dat een persoon niet geschikt is om te worden benoemd in de beoogde functie, mag deze persoon niet worden benoemd. Als de betrokkene al benoemd is, dient deze benoeming te worden herroepen. Met uitzondering van de criteria die relevant zijn voor de beoordeling van de professionele betrouwbaarheid, dient een instelling, als zij bij haar beoordeling of herbeoordeling gemakkelijk te verhelpen tekortkomingen vaststelt in de kennis, vaardigheden of ervaring van de betrokkene, passende corrigerende maatregelen te nemen om deze tekortkomingen tijdig te verhelpen. In paragraaf 169 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/06 worden voorbeelden gegeven van corrigerende maatregelen.

3:130 In ieder geval dient de NBB onmiddellijk op de hoogte te worden gesteld van eventueel vastgestelde belangrijke tekortkomingen[3]. Daarbij dienen de maatregelen te worden vermeld die zijn genomen of gepland om deze tekortkomingen te verhelpen, evenals de termijn voor de uitvoering ervan[4].

 

[1]  In de andere toezichtswetten is een soortgelijke bepaling opgenomen.

[2]  Zie met name artikel 60, § 4 van de bankwet.

[3]  Artikel 60, § 4 van de bankwet.

[4]  Zie met name de Memorie van Toelichting bij de wet van 5 december 2017 houdende diverse financiële bepalingen, Parl.St. Kamer, 2017-2018, nr. 54-2682/001, p. 24: “Het behoort tot de primaire verantwoordelijkheid van de betrokken persoon en de instelling om elk relevant nieuw feit dat een invloed kan hebben op het “fit & proper”-karakter van de betrokkene, onverwijld te melden aan de toezichthouder. [...] [Zij dienen] de toezichthouder steeds juiste en volledige informatie te verschaffen opdat de eerstgenoemde een correct beeld kan vormen van de geschiktheid van de betrokkene. De niet-naleving hiervan kan in voorkomend geval als gevolg hebben dat de toezichthouder de betrokken persoon diskwalificeert, hetgeen impliceert dat de betrokken persoon niet langer als geschikt wordt beschouwd.”.