Rapportering door financiële instellingen: commentaar en aanbevelingen

1. Algemene risicobeoordeling (business-wide risk assessment)

1.1 Betrokken documenten

Om te voldoen aan hun wettelijke en reglementaire verplichtingen met betrekking tot de algemene risicobeoordeling (zie de pagina die aan dit onderwerp gewijd is), moeten de financiële instellingen de volgende twee documenten invullen en aan de NBB bezorgen:

  • Het eerste document betreft een samenvattingstabel die een globaal overzicht biedt van de door de instelling verrichte algemene risicobeoordeling. De NBB heeft verduidelijkt wat haar verwachtingen zijn ten aanzien van de inhoud van de overzichtstabel van de algemene risicobeoordeling in mededeling NBB_2020_002 van 23 januari 2020 betreffende de conclusies van de horizontale analyse van een steekproef van tabellen met een overzicht van de algemene beoordeling van de risico's van witwassen van geld en/of financiering van terrorisme (zie de punten 1.2. en 1.3. hieronder)..
  • Het tweede document bevat een aantal punctuele vragen, die betrekking hebben op de wijze waarop het algemene risicobeoordelingsproces werd gevoerd.

Deze documenten zijn beschikbaar in het Nederlands, Frans en Engels.

Voor alle vragen in verband met deze documenten kunt u contact opnemen met het SWG/FT-toezichtsteam van de NBB op het volgende e-mailadres: supervision.ta.aml@nbb.be.

1.2. Onderscheid tussen de algemene risicobeoordeling en de rapportering van de resultaten aan de NBB

Zoals vermeld in mededeling NBB_2020_002 van 23 januari 2020 heeft de NBB vastgesteld dat het nuttig zou zijn te verduidelijken wat haar verwachtingen zijn ten aanzien van de inhoud van de overzichtstabel die de financiële instellingen haar uiterlijk 15 juli 2018 moesten verstrekken en die ook zal moeten worden verstrekt wanneer de algemene risicobeoordeling in de toekomst wordt bijgewerkt:

  • risico-identificatiefase: de NBB verwacht dat in deze overzichtstabel alle significante activiteiten van de financiële instelling worden geïdentificeerd, evenals het inherente risico dat de financiële instelling aan elk van deze activiteiten toeschrijft (dus ook de beschrijving van de inherente risico's die de financiële instelling als "Low" beschouwt). Op deze manier toont de financiële instelling aan dat al haar activiteiten aan een risicoanalyse werden onderworpen;
  • Anderzijds mag de overzichtstabel verschillen van de algemene risicobeoordeling zelf wat betreft de inherente risico's die de financiële instelling als "Low" heeft beoordeeld, in die zin dat de tabel niet de beheersmaatregelen moet bevatten die voor deze risico's worden genomen, noch het niveau van het restrisico dat verbonden is aan elk inherent risico dat als "Low" is aangemerkt (fase van de “gap analysis”);
  • bijgevolg moet in de overzichtstabel ook niet worden vermeld welke maatregelen moeten worden genomen voor deze inherente risico's die door de financiële instelling als "Low" worden beoordeeld (actieplan).

In mededeling NBB_2020_002 preciseert de NBB tevens dat het model dat als bijlage 1 bij Circulaire NBB_2018_02 van 24 januari 2018 over de algemene risicobeoordeling inzake de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme is gevoegd, aan de financiële instellingen werd verstrekt ter indicatie voor het opstellen van de overzichtstabel van de algemene risicobeoordeling of zelfs van de algemene risicobeoordeling zelf. De kolommen in dit model geven een overzicht van het absolute minimum aan informatie die aan de NBB moet worden gerapporteerd met betrekking tot de algemene risicobeoordeling. Niets belet de financiële instellingen echter om in de risico-identificatiefase andere kolommen toe te voegen die bijvoorbeeld risicoscenario's bevatten (op welke wijzen kan het risico zich voordoen ?) of een beoordeling van het restrisico.

Ten slotte verduidelijkt de NBB dat het haar verstrekken van een overzichtstabel de financiële instellingen niet vrijstelt van de verplichting om de algemene risicobeoordeling zelf te documenteren en om deze documentatie ter beschikking te houden van de NBB in haar hoedanigheid van SWG/FT-toezichthouder (die deze altijd kan opvragen indien nodig) .

1.3 Tijdschema en actualiseringen

In het kader van de eerste uitvoering van de algemene risicobeoordeling na de inwerkingtreding van de antiwitwaswet dienden de instellingen de NBB uiterlijk op 1 april 2018 een eerste versie van deze twee documenten te bezorgen. Deze eerste versie moest de stand van zaken van de algemene risicobeoordeling op die datum weergeven en had in de eerste plaats tot doel om de NBB in staat te stellen de tijdige vorderingen van de werkzaamheden op te volgen.

De definitieve versie van deze documenten - die de integrale en gefinaliseerde risicobeoordeling weerspiegelde conform het bepaalde in de artikelen 16 en 17 van de antiwitwaswet – diende uiterlijk op 15 juli 2018 aan de NBB te worden overgemaakt.

Op basis van haar eigen risicoclassificatie heeft de NBB een horizontale analyse en een beoordeling uitgevoerd van een aanzienlijk aantal overzichtstabellen van algemene risicobeoordelingen en bijbehorende vragenlijsten. Op basis van de uitgevoerde analyses is de NBB tot een aantal meer algemene bevindingen gekomen. Ze heeft deze bevindingen alsook enkele (niet-exhaustieve) daaruit voortvloeiende transversale verwachtingen en aanbevelingen gepreciseerd in mededeling NBB_2020_002 van 23 januari 2020.

Voorts heeft ze in deze mededeling verduidelijkt dat elke AMLCO, met de steun van de voor SWG/FT verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende, de algemene risicobeoordeling van zijn financiële instelling moet herbekijken in het licht van deze mededeling, moet nagaan welke verbeteringen en/of actualiseringen erin moeten worden aangebracht, en deze verbeteringen en/of actualiseringen moet uitvoeren. De conclusies van dit onderzoek moeten aan de NBB worden meegedeeld in het volgende jaarlijkse activiteitenverslag van de AMLCO (dat uiterlijk 30 juni via eCorporate moet worden meegedeeld). In voorkomend geval moet de bijgewerkte overzichtstabel van de algemene risicobeoordeling ook aan de NBB worden meegedeeld (ook via eCorporate of per e-mail, voor de financiële instellingen die geen toegang hebben tot eCorporate).

Meer in het algemeen zij er ten slotte aan herinnerd dat het algemene risicobeoordelingsproces een continue oefening vormt, en dat de NBB dit proces ook nadien zal blijven opvolgen. Derhalve vragen wij de instellingen om de voornoemde documenten tevens bij te werken telkenmale de algemene risicobeoordeling wordt aangepast en, in voorkomend geval, de  nieuwe geactualiseerde versie van de overzichtstabel samen met de kopie van het jaarlijkse activiteitenverslag van de AMLCO, als bedoeld in artikel 7 van het antiwitwasreglement van de NBB (zie hieronder), en met de periodieke vragenlijst aan de NBB te bezorgen.

1.4 Wijze van indiening

De instellingen die toegang hebben tot eCorporate  dienen de ingevulde documenten over te maken via eCorporate. De instellingen die geen toegang hebben tot eCorporate dienen de ingevulde documenten op te sturen naar de mailbox supervision.ta.aml@nbb.be.

2. Periodieke vragenlijst

Via deze vragenlijst beoogt de NBB van de financiële instellingen gestandaardiseerde informatie te bekomen die haar in staat moet stellen haar risicogeoriënteerde benadering te versterken in de uitoefening van haar wettelijke toezichtsbevoegdheden inzake SWG/FT (zie pagina "Toezichtsbevoegdheden en controlemaatregelen van de NBB"). Deze informatie betreft enerzijds de inherente SWG/FT-risico’s die de financiële instellingen bedreigen, en anderzijds, de kwaliteit van de door hen genomen risicobeheersende maatregelen. Op basis van deze twee beoordelingen kunnen het residueel SWG/FT-risico voor elke instelling evenals de toezichtsprioriteiten worden bepaald. Elke financiële instelling dient de periodieke vragenlijst overeenkomstig de hiernavolgende voorschriften in te vullen en aan de NBB te bezorgen. 

2.1 Betrokken documenten

Voor elke categorie van instellingen die onder het toezicht van de NBB vallen, is in een afzonderlijke vragenlijst voorzien, die - in de mate van het mogelijke - rekening houdt met de specifieke activiteiten die in de verschillende sectoren worden uitgeoefend. In totaal werden er vier verschillende vragenlijsten opgesteld voor de volgende categorieën van instellingen: (i) kredietinstellingen, (ii) beursvennootschappen, (iii) levensverzekeringsondernemingen en (iv) betalingsinstellingen en instellingen voor elektronisch geld. De vereffeningsinstellingen dienen de vragenlijst voor kredietinstellingen te beantwoorden.

  • Kredietinstellingen PDF DOC
  • Verzekeringsondernemingen PDF DOC
  • Beursvennootschappen PDF DOC
  • Betalingsinstellingen en instellingen voor elektronisch geld PDF DOC
  • Indicatieve lijst van landen die een verhoogd risico op witwassen van geld of financiering van terrorisme kunnen inhouden (bijlage 1 bij de hierboven vermelde vragenlijsten) PDF DOC 

Al deze vragenlijsten zijn beschikbaar in het Nederlands, het Frans en het Engels.

Voor alle vragen in verband met deze vragenlijsten kunt u contact opnemen met het SWG/FT-toezichtsteam van de NBB op het volgende e-mailadres: supervision.ta.aml@nbb.be.

2.2. Periodiciteit en tijdschema

De instellingen worden verzocht de periodieke vragenlijst jaarlijks te beantwoorden, zodat de NBB haar classificatie van de financiële instellingen regelmatig kan bijwerken op grond van de SWG/FT-risico's waaraan ze zijn blootgesteld. Ieder jaar wordt een nieuwe versie van deze vragenlijst opgesteld en beschikbaar gemaakt in punt 2.1 hierboven.

De antwoorden moeten uiterlijk op 30 juni van elk jaar aan de NBB worden bezorgd via OneGate. Het elektronisch formulier in dewelke de gevraagde informatie moet worden ingegeven, wordt via OneGate ter beschikking gesteld vanaf 1 mei van het vorige jaar.

2.3 Wijze van indiening

De financiële instellingen dienen hun antwoorden op de periodieke vragenlijst in te dienen via OneGate. De periodieke vragenlijst is in OneGate beschikbaar in de vorm van een elektronisch formulier. De BNB ontvangt na het afsluiten en verzenden van het elektronisch formulier automatisch de door elke instelling verstrekte informatie.

Om de veiligheid van de verstrekte informatie te garanderen, dient elke instelling te beschikken over een elektronisch certificaat waarmee zij toegang kan krijgen tot de OneGate-applicatie. Dit certificaat is verkrijgbaar bij verschillende externe dienstverleners (m.n. Globalsign, Isabel en/of Quo Vadis). Instellingen die niet beschikken over een Belgisch KBO-nummer kunnen bij wijze van uitzondering een vrijstelling van het gebruik van een  elektronisch certificaat aanvragen via het e-mailadres supervision.ta.aml@nbb.be. Indien dergelijke vrijstelling wordt verleend, wordt aan de betrokken instelling een login en paswoord toegekend waarmee zij toegang kan krijgen tot de OneGate-applicatie voor het beantwoorden van de periodieke vragenlijst. 

Meer informatie over OneGate en de toegang tot deze applicatie is beschikbaar op: www.nbb.be/onegate.

2.4 Methodologie voor het beantwoorden van de vragenlijst

a) Beantwoorden van de vragen

In het elektronisch formulier dat via OneGate ter beschikking wordt gesteld, dient elke financiële instelling de nodige informatie te verstekken door voor elke vraag in het uitrolmenu de antwoordoptie te selecteren die het best aansluit bij haar organisatie (bv. "ja", "nee" of "niet van toepassing").  

Wanneer cijfermatige informatie wordt opgevraagd, heeft de betrokken instelling meestal de keuze tussen de antwoordopties "niet beschikbaar" of "cijfer".  Indien de instelling niet beschikt over de nodige statistische informatie om op betrouwbare wijze te antwoorden op de gestelde vraag, dan dient gekozen te worden voor de antwoordoptie "niet beschikbaar". Indien de instelling daarentegen wel beschikt over de gevraagde informatie, dan dient de antwoordoptie "cijfer" te worden geselecteerd en dient het correcte cijfer te worden opgegeven. Wanneer de bewuste vraag ten slotte voor de betrokken instelling niet relevant is, dan dient eveneens de optie "cijfer" te worden geselecteerd en het cijfer "0" te worden opgegeven.

Opgepast:

Cijfers dienen steeds te worden opgegeven zonder punt of komma tussen de duizendtallen. Een punt kan enkel worden gebruikt voor het opgeven van decimalen. Indien het getal niet in het correcte formaat wordt ingegeven, verschijnt er een foutmelding en kan het formulier niet worden afgesloten. 

Foutmelding
b) Referentiedatum voor het beantwoorden van de vragen

Voor wat de referentiedatum betreft die in aanmerking moet worden genomen voor het beantwoorden van de gestelde vragen, dient volgend onderscheid te worden gemaakt.

De vragen met dewelke statistische informatie wordt opgevraagd, bevatten in principe steeds de nodige informatie over de datum of de periode waarop de gevraagde informatie betrekking moet hebben. In nagenoeg alle gevallen dient de gevraagde informatie (i) ofwel betrekking te hebben op de stand van zaken per 31 december van het voorgaande kalenderjaar (bv. aantal cliënten per 31 december 20XX), (ii) ofwel betrekking te hebben op het voorgaande kalenderjaar (bv. aantal uitgevoerde betalingen naar landen met een hoog risico in 20XX).

Voor de kwalitatieve vragen, waarin bv. wordt gepeild naar de conformiteit van de interne procedures met de geldende wetgeving, of waarin de financiële instelling wordt bevraagd over de controles die zij al dan niet uitvoert, dient de betrokken instelling zich steeds te plaatsen op datum van 31 december van het voorgaande kalenderjaar.

c) Verantwoordelijkheid voor de juistheid van de antwoorden

De antwoorden op de vragenlijst worden aan de NBB overgemaakt onder de eindverantwoordelijkheid van de effectieve leiding van de antwoordende financiële instelling.

Er wordt evenwel aan herinnerd dat de AMLCO die binnen elke financiële instelling wordt aangeduid conform artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet, krachtens diezelfde wettelijke bepaling niet alleen voornamelijk belast is met de analyse van de atypische verrichtingen om te bepalen of deze verrichtingen als verdacht moeten worden beschouwd en meegedeeld moeten worden aan de CFI, maar ook met de  toepassing van de beleidslijnen en procedures bedoeld in artikel 8 van de wet. Hiermee worden in het bijzonder de internecontrolemaatregelen en -procedures bedoeld die nodig zijn om te garanderen dat de wet wordt nageleefd en die aan bod komen in de vragenlijst. Artikel 9 van de Wet bepaalt eveneens dat deze verantwoordelijke er  in het algemeen  moet op toezien dat de instelling al haar verplichtingen nakomt op het vlak van SWG/FT en, meer in het bijzonder, dat de instelling zorgt voor een ter zake passende administratieve organisatie en internecontrolemaatregelen, als vereist krachtens artikel 8 van de Wet. De AMLCO moet ook bevoegd zijn om op eigen initiatief alle ter zake nodige of nuttige maatregelen voor te stellen aan de effectieve leiding van de instelling, inclusief de vrijmaking van de nodige middelen (zie pagina "Governance").

De NBB verwacht dus dat de effectieve leiding van de financiële instelling beslist welke antwoorden er op de vragenlijst worden gegeven, op voorstel van de AMLCO.

De NBB zal niet nalaten om, in het kader van specifieke controleacties dan wel in het kader van inspecties ter plaatse, de correctheid en de kwaliteit van de antwoorden die door de instellingen worden opgegeven, na te gaan. 

3. Activiteitenverslag van de AMLCO

3.1 Betrokken document

Artikel 7 van het witwasreglement van de NBB bepaalt dat de AMLCO minstens eenmaal per jaar een activiteitenverslag moet opstellen en dit aan het directiecomité (of aan de effectieve leiding indien er geen directiecomité is) en aan de raad van bestuur moet bezorgen.

Dit verslag is een belangrijk document voor de beleidsbepalende organen; het stelt hen in staat hun taken naar behoren te vervullen. Dit verslag is specifiek voor SWG/FT bedoeld, aangezien deze materie een specifieke behandeling vereist, maar is van even groot belang vanuit prudentieel oogpunt (voor de compliancefunctie). De verwachte inhoud van dit verslag wordt gedetailleerd beschreven op de pagina "Governance".

Elke financiële instelling dient overeenkomstig de hiernavolgende voorschriften aan de NBB een kopie te bezorgen van het voornoemde activiteitenverslag.

3.2 Timing

De kopie van het activiteitenverslag van de AMLCO dient uiterlijk op 30 juni van het jaar volgend op het jaar waarop het betrekking heeft aan de NBB te worden toegezonden. Voor de levensverzekeringsondernemingen gelden echter de rapporteringsdata die vastgelegd zijn in de circulaire eCorporate.

3.3 Wijze van indiening

De instellingen die toegang hebben tot eCorporate moeten de kopie van het activiteitenverslag via deze applicatie indienen. De instellingen die geen toegang hebben tot eCorporate moeten de ingevulde documenten elektronisch versturen naar supervision.ta.aml@nbb.be.

4. Vrijstellingsbeleid

4.1. Situering

Met de hierboven vermelde rapporteringen (algemene risicobeoordeling, periodieke vragenlijst en activiteitenverslag van de AMLCO) zamelt de NBB gestandaardiseerde informatie in over, enerzijds, de SWG/FT-risico’s die de onder toezicht staande instellingen kunnen bedreigen, en anderzijds, over de maatregelen die deze financiële instellingen nemen om deze risico’s te beheersen. De door de NBB ingezamelde informatie laat haar toe om met toepassing van een risicogeoriënteerde benadering toe te zien op de correcte toepassing van de antiwitwaswetgeving door de financiële instellingen.

Voornoemde rapporteringsverplichtingen brengen echter ook administratieve lasten met zich mee voor de financiële instellingen, die de gevraagde informatie moeten verzamelen en bij de NBB moeten indienen via de verschillende rapporteringsinstrumenten. De NBB waakt er daarom over dat de rapporteringsverplichtingen en -lasten te allen tijde evenredig zijn met de ermee nagestreefde doelstellingen.

De NBB heeft vastgesteld dat de administratieve lasten die deze rapporteringen met zich meebrengen niet voor alle financiële instellingen als redelijk kunnen worden beoordeeld, in het bijzonder voor sommige instellingen die ratione personae onder het toepassingsgebied van de antiwitwaswet vallen, en bijgevolg ook onderworpen zijn aan het door de NBB uitgeoefende toezicht, maar die geen activiteiten in België ontplooien of er slechts in zeer beperkte mate zijn blootgesteld aan SWG/FT-risico’s. In dit verband zij verwezen naar de voorbeelden die zijn opgenomen in het punt over het evenredigheidsbeginsel op de pagina “Governance”.

De NBB meent dat dergelijke financiële instellingen een verzoek kunnen indienen om van de onder 1. Algemene risicobeoordeling en 2. periodieke vragenlijst bedoelde rapporteringen te worden vrijgesteld.

4.2. Procedure

Financiële instellingen die van mening zijn dat zij in aanmerking komen voor een vrijstelling van de diverse rapporteringsverplichtingen, en die nog geen vrijstelling van de NBB hebben verkregen, dienen hiertoe bij de NBB een gemotiveerd verzoek in (per e-mail naar supervision.ta.aml@nbb.be). Dit verzoek bevat ten minste:

  • een beschrijving van het businessmodel van de instelling;
  • een beschrijving van de redenen waarom werd overgegaan tot oprichting van de Belgische vestiging;
  • een algemene beschrijving van de precieze functies en taken waarmee de Belgische vestiging werd belast;
  • een meer specifieke beschrijving van de functies en de taken die de Belgische vestiging dient uit te voeren in het kader van de tenuitvoerlegging van de SWG/FT-beleidslijnen en procedures van de instelling.

Indien de gevraagde informatie reeds werd overgemaakt aan de NBB in het kader van de inschrijving van de Belgische vestiging op de officiële lijsten van de NBB, dan kan een eenvoudige verwijzing naar de reeds eerder overgemaakte informatie eventueel ook volstaan.

4.3. Gevolgen

Als de NBB het verzoek tot vrijstelling goedkeurt, ontvangt de financiële instelling van de NBB de bevestiging dat zij voor een periode die in principe van onbepaalde duur is, wordt vrijgesteld van het indienen van de hierboven onder 1. Algemene risicobeoordeling en 2. Periodieke vragenlijst bedoelde rapporteringen.

Wel dient de betrokken instelling jaarlijks te bevestigen dat de modaliteiten die hebben geleid tot de toekenning van de vrijstelling (zoals het businessmodel van de instelling en de taken en functies waarmee de Belgische vestiging belast is) onveranderd zijn gebleven. Deze verklaring moet bij de NBB worden ingediend overeenkomstig de modaliteiten die gelden voor de indiening van het jaarlijks activiteitenverslag van de AMLCO, dat in dergelijke gevallen beperkt kan worden tot de bevestiging dat nog steeds wordt voldaan aan de voorwaarden die gelden voor de vrijstelling en de bevestiging dat er zich geen ontwikkelingen hebben voorgedaan die tot gevolg kunnen hebben dat de Belgische vestiging aan nieuwe SWG/FT-risico’s wordt blootgesteld, en dat de vroeger door de NBB toegekende vrijstelling bijgevolg, en rekening houdend met het proportionaliteitsbeginsel, nog steeds volledig en ongewijzigd gerechtvaardigd blijft.

Daarnaast dient de AMLCO van de instelling de NBB steeds spontaan en zonder uitstel op de hoogte te brengen van de plannen die de instelling zou hebben om het businessmodel van de Belgische vestiging te wijzigen, zodat de NBB tijdig deze wijzigingen in het businessplan kan analyseren en kan beoordelen of de eerder toegekende vrijstelling van de hierboven genoemde rapporteringen nog gerechtvaardigd is.

4.4. Draagwijdte van de vrijstelling

De op basis van dit hoofdstuk toegekende vrijstelling heeft enkel tot gevolg dat de betrokken financiële instelling de door de NBB verwachtte rapporteringen niet moet indienen. De vrijstelling ontslaat de instelling dus niet van alle andere verplichtingen die haar worden opgelegd door de Belgische antiwitwaswetgeving en -reglementering. Desgevallend kan evenwel toepassing worden gemaakt van het proportionaliteitsbeginsel in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire vereisten dienaangaande (zie in dit kader de pagina  “Organisatie en interne controle binnen de financiële instellingen”). Er kan echter geen uitzondering worden toegestaan op de verplichting voor de AMLCO om minstens één keer per jaar een activiteitenverslag op te stellen en dit verslag aan het directiecomité (of aan de effectieve leiding van de instelling indien deze geen directiecomité heeft ingesteld) en aan de raad van bestuur te bezorgen, overeenkomstig artikel 7 van het antiwitwasreglement van de NBB, en een kopie ervan aan de NBB te bezorgen. De inhoud van dit jaarlijks activiteitenverslag kan echter, zoals hierboven reeds werd aangegeven, worden beperkt tot een beschrijving van de specifieke werking van de Belgische vestiging.