Bewaring van gegevens en documenten: commentaar en aanbevelingen van de NBB

1. Modaliteiten voor de bewaring van de documenten

Overeenkomstig artikel 60 van de antiwitwaswet moeten de financiële instellingen, op welke informatiedrager ook, de volgende documenten en informatie bewaren:

1° de identificatiegegevens van de cliënten, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, in voorkomend geval bijgewerkt in overeenstemming met artikel 35 van de antiwitwaswet, en een afschrift van de bewijsstukken of van het resultaat van de raadpleging van een informatiebron, als bedoeld in artikel 27, met in begrip van:

a) indien beschikbaar, informatie verkregen door middel van elektronische identificatiemiddelen zoals deze aangeboden of erkend binnen de authenticatiedienst zoals bedoeld in de artikelen 9 en 10 van de wet van 18 juli 2017 inzake elektronische identificatie, die de identiteit van personen online bevestigen;

b) indien beschikbaar, informatie verkregen door middel van relevante vertrouwensdiensten zoals bedoeld in Verordening 910/2014.

De voornoemde documenten en informatie worden bewaard gedurende tien jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of vanaf de uitvoering van de occasionele verrichting;

2° de documenten waarin de maatregelen zijn vastgelegd die zijn genomen om te voldoen aan de verplichting tot verificatie in het geval bedoeld in artikel 23, § 1, derde lid van de antiwitwaswet, met inbegrip van de informatie over de eventuele moeilijkheden die zich tijdens het verificatieproces hebben voorgedaan. Deze documenten worden bewaard gedurende tien jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of vanaf de datum van de occasionele verrichting;

3° onverminderd de naleving van andere wetgevingen inzake bewaring van documenten, de bewijsstukken en registratiegegevens van de verrichtingen die nodig zijn voor het identificeren en nauwkeurig reconstrueren van de uitgevoerde verrichtingen, gedurende tien jaar vanaf de uitvoering van de verrichting;

4° het geschreven verslag dat wordt opgemaakt in geval van melding aan de CFI, gedurende tien jaar vanaf de uitvoering van de onderliggende verrichting (volgens dezelfde modaliteiten als in 3°).

De voornoemde bewaartermijnen van tien jaar worden verminderd tot zeven jaar voor in 2017 uitgevoerde verrichtingen, en respectievelijk tot acht en negen jaar voor in 2018 en 2019 uitgevoerde verrichtingen (zie art. 60, tweede lid, van de Wet). De bewaringstermijn is ook zeven jaar voor informatie en documenten die betrekking hebben op zakelijke relaties of verrichtingen die tot en met 5 jaar vóór de inwerkingtreding van de antiwitwaswet zijn beëindigd of afgesloten (zie art. 62, § 2, van de Wet). Er zij opgemerkt dat door deze in de antiwitwaswet vastgelegde termijnen na te leven, automatisch wordt voldaan aan de in de Europese verordening betreffende geldovermakingen vastgestelde verplichting om informatie over de betaler en de begunstigde gedurende vijf jaar te bewaren.

De NBB merkt op dat het afschrift van de bewijsstukken aan de hand waarvan de financiële instelling de identiteit van de cliënt of van zijn lasthebber heeft gecontroleerd, mag worden genomen op een duurzame gegevensdrager (die volgens de definitie van artikel I.1.15° van het Wetboek van economisch recht onder andere een elektronische gegevensdrager kan zijn), die ook voor de bewaring ervan mag worden gebruikt. Diezelfde bewaringsverplichtingen gelden ook voor de documenten aan de hand waarvan de instelling de identiteit van de uiteindelijke begunstigden heeft gecontroleerd, of, bij ontstentenis daarvan, voor de verantwoording waarom die controle redelijkerwijze niet mogelijk bleek.  

Artikel 61 van de antiwitwaswet bepaalt ook dat de financiële instellingen in plaats van een afschrift van de bewijsstukken te bewaren, de referenties van deze stukken mogen bewaren, op voorwaarde dat deze referenties, wegens hun aard en de modaliteiten voor de bewaring ervan, het hen met zekerheid mogelijk maken om de betreffende stukken onmiddellijk over te leggen op verzoek van de CFI of andere bevoegde autoriteiten (met name de NBB), gedurende de bewaringsperiode bepaald in hetzelfde artikel, en zonder dat deze stukken ondertussen zouden kunnen gewijzigd of veranderd zijn. De financiële instellingen die voornemens zijn om gebruik te maken van die afwijking preciseren voorafgaandelijk, in hun interne procedures, de categorieën van bewijsstukken waarvan ze de referenties bewaren in plaats van een afschrift, evenals de modaliteiten voor de opvraging van de betreffende stukken die het mogelijk maken om ze op verzoek over te leggen.

Opdat de financiële instellingen in staat zouden zijn om a posteriori, en met name aan de NBB in het kader van de uitoefening van haar toezichtsbevoegdheden, aan te tonen dat ze effectief hebben voldaan aan hun wettelijke en reglementaire verplichtingen tot waakzaamheid ten aanzien van de cliënten en de verrichtingen en aan hun verplichtingen inzake de analyse van atypische verrichtingen en de melding van vermoedens, en dat ze de bepalingen van de Europese verordening betreffende geldovermakingen en de bindende bepalingen betreffende financiële embargo’s hebben nageleefd, legt artikel 24 van het antiwitwasreglement van de NBB op om de geschreven of elektronische documenten waarin ze de maatregelen hebben vastgelegd die ze daartoe effectief hebben genomen, gedurende dezelfde als de hierboven vermelde termijnen te bewaren.

Overeenkomstig artikel 62, § 1, van de Wet zijn de financiële instellingen verplicht de persoonsgegevens te wissen bij het verstrijken van de voornoemde bewaringstermijnen.

2. Procedure

Om de regels in bovenstaand punt 1 operationeel te maken, verwacht de NBB van de financiële instellingen dat ze een procedure uitwerken voor de bewaring van documenten (zie ook de pagina ‘Gedragslijnen, procedures, processen en controlemaatregelen’).

Die procedure moet minstens het volgende bepalen:

1° de lijst van te bewaren gegevens en documenten,

2° de bewaringstermijn,

3° de gebeurtenis vanaf wanneer de bewaringstermijn begint te lopen, en

4° de regels die moeten worden nageleefd aangaande de vertrouwelijkheid van de documenten, namelijk de opslag ervan, de personen die er toegang toe hebben, de modaliteiten inzake de toegankelijkheid van de gegevens, enz. (zelfs wanneer de instelling een beroep doet op een externe dienstverlener om die gegevens te archiveren).

Wat dit aspect betreft, verzoekt de NBB de financiële instellingen om voor de toegang tot de dossiers van de cliënten en tot de gegevens over hun verrichtingen, mechanismen in te stellen die zijn aangepast aan hun organisatie en die de bevoegde autoriteiten inzake SWG/FT in staat stellen om die zo snel mogelijk te verkrijgen, met name om er naar behoren rekening mee te kunnen houden bij de uitoefening van hun waakzaamheidsverplichtingen en hun verplichting tot analyse van atypische verrichtingen en om onverwijld te kunnen voldoen aan verzoeken om aanvullende informatie van de CFI. De financiële instellingen moeten evenwel rekening houden met de aanbevelingen over de verwerking van persoonsgegevens van de Gegevensbeschermingsautoriteit.  

5° de modaliteiten voor het wissen van de persoonsgegevens, overeenkomstig artikel 62 van de antiwitwaswet, bij het verstrijken van de bewaringstermijn.