Nieuwe instellingen: commentaar en aanbevelingen

Elke instelling die bij de NBB een vergunningsaanvraag indient op grond waarvan zij, zodra zij de vergunning verkregen heeft, onderworpen zal zijn aan de antiwitwaswet en, meer bepaald, aan het SWG/FTP-toezicht van de NBB, moet ten minste twee maanden voor de aanvang van haar commerciële activiteiten in België de volgende documenten en informatie bezorgen aan de NBB met het vergunningsdossier:

  • informatie over de algemene risicobeoordeling (of “business-wide risk assessment”) zoals vereist op grond van artikel 16 van de antiwitwaswet, die het mogelijk maakt om de inherente WG/FT-risico’s waaraan de financiële instelling zal worden blootgesteld in België te identificeren en op gepaste wijze te beheren of in voorkomend geval te beperken.  De verwachte inhoud en vorm van deze rapportering worden nader bepaald op de pagina “Rapportering door financiële instellingen”;
  • de binnen de instelling opgezette organisatie voor SWG/FTP (met name wat betreft de werking van het model met drie verdedigingslinies, de hiërarchische lijnen of de rapporteringslijnen);
  • de gedragslijnen en procedures in het kader van SWG/FTP, overeenkomstig de plaatselijke vereisten, die van toepassing zullen zijn op de activiteiten in België (zie de pagina “Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen”), waaronder de verschillende SLA’s die kunnen worden afgesloten bij uitbesteding van SWG/FT-taken (zie de pagina “Nakoming van verplichtingen door derden”);
  • de nodige informatie over de persoon die is aangewezen als voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en over de persoon die is aangewezen als “AMLCO” (zie de pagina “Governance”), waaronder ten minste:
    • het curriculum vitae van deze personen; 
    • een organogram dat de positie van deze functies binnen de financiële instelling aangeeft en dat hun hiërarchische en functionele lijnen duidelijk maakt;
    • indien de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende deze functie cumuleert met een andere functie die aanleiding kan geven tot een belangenconflict voor deze persoon, een beschrijving van de maatregelen die de financiële instelling heeft genomen om dergelijke conflicten te voorkomen;
    • indien de AMLCO andere functies of taken verricht binnen de financiële instelling of binnen de groep waartoe zij behoort, een raming van de tijd die effectief wordt besteed aan de SWG/FTP-taken en een beoordeling van de potentiële belangenconflicten waartoe deze cumulatie van functies of taken zou kunnen leiden;
    • indien een en dezelfde persoon de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en de functie van ALMCO uitoefent, een rechtvaardiging van de toepassing van het evenredigheidsbeginsel;
  • het tijdschema voor de aanvang van de activiteiten in België en informatie over het beoogde bedrijfsmodel en volume van de werkzaamheden.

Indien de instelling voornemens is om tegelijkertijd of op korte termijn dochterondernemingen, bijkantoren of andere soorten vestigingen op te richten in andere EER-landen of in derde landen, moet dit dossier ook de gedragslijnen en procedures op groepsniveau bevatten, met inbegrip van het proces waarmee deze entiteiten van de groep de risico’s waaraan zij zijn blootgesteld, beoordelen, alsook een beschrijving van de modaliteiten voor het toezicht van de Belgische instelling op de naleving van deze gedragslijnen en procedures door haar dochterondernemingen, bijkantoren of andere soorten vestigingen (zie de pagina “Belgische moederondernemingen”).

De financiële instellingen die ressorteren onder het recht van een ander EER-land of van een derde land en die stappen nemen om in België een dochteronderneming of bijkantoor op te richten, moeten het bewijs verschaffen dat het op groepsniveau vastgelegde SWG/FTP-beleid dat van toepassing is in de dochteronderneming of het bijkantoor, effectief is gecontroleerd op overeenstemming met de Belgische wettelijke en reglementaire vereisten (zie de pagina “Belgische dochterondernemingen en bijkantoren”). De NBB is bovendien van oordeel dat de AMLCO van een bijkantoor in België moet worden aangewezen tussen de werknemers die zich fysiek in dat bijkantoor bevinden (zie punt 2.2.2. van de pagina “Governance” en punt 3. van de pagina “Belgische dochterondernemingen en bijkantoren”).

Tot slot wordt verwezen naar de pagina “Centrale contactpunten” voor de financiële instellingen die ressorteren onder het recht van een ander EER-land of van een derde land en die op het Belgische grondgebied zijn gevestigd in een andere vorm dan een bijkantoor of dochteronderneming om er financiële producten of diensten aan te bieden.