Geldovermakingen: commentaar en aanbevelingen van de NBB

1. De Europese regelgeving inzake geldovermakingen

De Europese regelgeving inzake geldovermakingen beoogt te voorkomen dat betalingssystemen kunnen worden gebruikt voor het witwassen van geld of de financiering van terrorisme.

1.1. Verordening 2015/847

Geldovermakingen worden geregeld door Verordening (EU) 2015/847 van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2015 betreffende bij geldovermakingen te voegen informatie (hierna “Verordening 2015/847”), krachtens dewelke de oude verordening (EG) 1781/2006 is ingetrokken. Het doel van deze Verordening 2015/847 is om de traceerbaarheid van betalingen te garanderen en de verplichtingen vast te leggen van de verschillende betalingsdienstaanbieders die betrokken zijn bij geldovermakingen.

Meer specifiek worden in Verordening 2015/847 regels vastgesteld voor bij geldovermakingen te voegen informatie over betalers en begunstigden van geldovermakingen, in welke valuta ook, wanneer ten minste één van de betalingsdienstaanbieders die betrokken zijn bij de geldovermaking, in de Europese Unie is gevestigd.

Deze verordening bepaalt aan welke verplichtingen de financiële instellingen moeten voldoen wanneer zij optreden als:

  1. betalingsdienstaanbieder (“BDA”) van de betaler bij geldovermakingen;
  2. BDA van de begunstigde bij geldovermakingen; en
  3. bij de uitvoering van geldovermakingen betrokken intermediaire BDA (“IBDA”).

1.2. De richtsnoeren van de ESA’s

Verordening 2015/847 werd aangevuld met de Gemeenschappelijke richtsnoeren van de ESA’s over de maatregelen die betalingsdienstaanbieders dienen te nemen, ten aanzien van de geldovermakingen die zij ontvangen, om ontbrekende of onvolledige informatie over de betaler of de begunstigde op te sporen, en de procedures die zij dienen in te voeren voor het omgaan met geldovermakingen waarbij de vereiste informatie ontbreekt.

In punt 1, a), van deze richtsnoeren wordt bepaald dat de richtsnoeren gelden voor:

  1. financiële instellingen die optreden als BDA, als gedefinieerd in artikel 3, lid 5 van Verordening 2015/847, wanneer zij optreden als BDA van de begunstigde; en
  2. financiële instellingen die optreden als IBDA, als gedefinieerd in artikel 3, lid 6 van Verordening 2015/847.

De hierboven bedoelde financiële instellingen die als BDA van de begunstigde en/of als IBDA optreden wordt aanbevolen ten volle rekening te houden met de voornoemde gemeenschappelijke richtsnoeren van de ESA’s, met name om te bepalen:

  • met welke factoren zij rekening moeten houden wanneer zij procedures opstellen en invoeren voor het opsporen van en het omgaan met geldovermakingen waarbij de vereiste informatie over de betaler en/of de begunstigde ontbreekt; en
  • welke maatregelen zij moeten nemen om het WG/FT-risico te beheren wanneer de vereiste informatie over de betaler en/of de begunstigde ontbreekt of onvolledig is.

De NBB merkt echter op dat de algemene overwegingen in de punten 8 tot 20 van deze richtsnoeren ook relevant zijn voor de financiële instellingen die optreden als BDA van de betaler. Derhalve verwacht zij dat de financiële instellingen ook ten volle rekening houden met deze algemene overwegingen bij de vastlegging en de tenuitvoerlegging hun gedragslijnen, procedures en internecontrolemaatregelen met betrekking tot hun activiteiten als BDA van de betaler.

2. Verplichting om over een toezichtssysteem te beschikken

Overeenkomstig artikel 23 van het antiwitwasreglement van de NBB moeten de financiële instellingen over een toezichtssysteem beschikken waarmee zij kunnen nagaan of de bepalingen van Verordening 2015/847 zijn nageleefd.

Dit toezichtssysteem is meer bepaald bedoeld om ervoor te zorgen dat bij alle geldovermakingen die de financiële instellingen als IBDA of BDA van de begunstigde ontvangen, systematisch de volledige informatie is gevoegd die op grond van Verordening 2015/847 vereist is over de betaler en de begunstigde van de geldovermaking.

2.1. Toepassingsgebied van de verplichting om over een toezichtssysteem te beschikken

De verplichting om over een toezichtssysteem te beschikken voor geldovermakingen geldt voor de financiële instellingen die betalingsdiensten aanbieden (met name als BDA van de begunstigde of als IBDA).

2.2. Verwachtingen van de NBB met betrekking tot het toezichtssysteem

De NBB verwacht dat elke financiële instelling die als BDA van de betaler optreedt, over doeltreffende internecontrolemechanismen beschikt waarmee zij systematisch kan nagaan of bij alle geldovermakingen waarvoor zij in deze hoedanigheid optreedt, de vereiste informatie over de betaler en de begunstigde van de verrichting is gevoegd, overeenkomstig de artikelen 4 tot 6 van Verordening 2015/847. Zij verwacht dat de financiële instellingen de geldovermaking niet uitvoeren wanneer de vereiste informatie ontbreekt of onvolledig is.

Wanneer de financiële instelling optreedt als IBDA of BDA van de begunstigde, bepaalt het antiwitwasreglement van de NBB dat het systeem voor het toezicht op de ontvangen geldovermakingen:

  1. betrekking moet hebben op alle rekeningen, overeenkomsten en verrichtingen van de cliënten;
  2. een snelle opsporing mogelijk moet maken van eventuele inbreuken op de bepalingen van Verordening 2015/847;
  3. geautomatiseerd moet zijn, behalve als de onderworpen financiële instelling kan aantonen dat dit niet vereist is gezien de aard, het aantal en het volume van de verrichtingen waarop toezicht moet worden gehouden; en
  4. eerst aan een valideringsprocedure moet worden onderworpen en daarna geregeld moet worden bijgewerkt.

De NBB verwacht dat dit toezichtssysteem de financiële instelling in staat stelt alle in de voornoemde gemeenschappelijke richtsnoeren van de ESA's beschreven controles doeltreffend uit te voeren, onder de in deze richtsnoeren vastgestelde voorwaarden, zodat een waarschuwing wordt gegenereerd wanneer bij een ontvangen geldovermaking niet alle informatie is gevoegd die vereist is overeenkomstig Verordening 2015/847 en zodat de financiële instelling de vereiste maatregelen kan nemen voor het omgaan met geldovermakingen waarbij de vereiste informatie ontbreekt of onvolledig is of die zijn ingevuld met karakters of gegevens die niet toegelaten zijn.

2.3. Beheer van door het toezichtssysteem gegenereerde waarschuwingen

De NBB is van oordeel dat het adequate beheer, in overeenstemming met Verordening 2015/847 en met de voornoemde gemeenschappelijke richtsnoeren, van de waarschuwingen die door het hierboven bedoelde toezichtssysteem worden gegenereerd, onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO valt.

Ter wille van de efficiëntie kunnen de interne procedures van de financiële instelling bepalen dat de operationele diensten een voorlopige analyse moeten uitvoeren van de waarschuwingen die gegenereerd worden door het systeem voor het toezicht op de geldovermakingen, om de klaarblijkelijke relevantie ervan te bevestigen. Wanneer uit deze voorlopige analyse niet geconcludeerd kan worden dat het om vals alarm gaat, moeten de betrokken verrichtingen worden voorgelegd aan de AMLCO, om te bepalen welk gevolg er aan deze waarschuwingen moet worden gegeven overeenkomstig Verordening 2015/847, de gemeenschappelijke richtsnoeren van de ESA's en de interne procedures.

Bovendien moet de AMLCO onder haar eigen verantwoordelijkheid zo spoedig mogelijk een proces opzetten voor de analyse van de waarschuwingen die gegenereerd worden door de systemen voor het toezicht op de geldovermakingen, om overeenkomstig de artikelen 9 en 13 van Verordening 2015/847 te bepalen of er dan niet vermoedens van WG/FT zijn. Voor meer informatie over deze analyse wordt verwezen naar de webpagina’s “Analyse van atypische verrichtingen” en “Melding van vermoedens”. In dit verband wordt ook verwezen naar de punten 44 tot 46 van de gemeenschappelijke richtsnoeren ter zake van de ESA’s.

Over het algemeen beveelt de NBB ook aan dat de financiële instellingen erop toezien, in overeenstemming met Verordening 2015/847, dat alle beslissingen en opvolgingsmaatregelen die worden genomen (evenals de redenen voor die beslissingen) schriftelijk worden vastgelegd.

3. Interne gedragslijnen en procedures inzake geldovermakingen

3.1. Integratie van de aspecten die verband houden met geldovermakingen in het SWG/FTP-beleid van de financiële instelling

De NBB verwacht van alle financiële instellingen dat zij in hun SWG/FTP-beleid dat op grond van artikel 8 van de antiwitwaswet is vastgelegd, hun strategie bepalen voor:

  1. de naleving van de verplichtingen met betrekking tot de informatie die bij geldovermakingen moet worden gevoegd die voor rekening van hun cliënten worden uitgevoerd;
  2. het omgaan met geldovermakingen die zij ontvangen als IBDA of BDA van de begunstigde en waarbij de vereiste informatie ontbreekt of onvolledig is of die zijn ingevuld met karakters of gegevens die niet toegelaten zijn; en
  3. De maatregelen die genomen moeten worden ten aanzien van BDA's of IBDA’s die herhaaldelijk verzuimen de vereiste informatie te verstrekken.

Ingevolge het evenredigheidsbeginsel moet het voornoemde beleid gedetailleerder zijn indien de betrokken financiële instelling gespecialiseerd is in betalingsdiensten.

3.2. Vaststelling van een procedure voor het toezicht op geldovermakingen

Zoals vermeld op de webpagina “Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen”, moeten alle financiële instellingen die geldovermakingen verrichten, een procedure opzetten voor het toezicht op de geldovermakingen, waarbij met name rekening moet worden gehouden met de voornoemde gemeenschappelijke richtsnoeren van de ESA's.

Deze procedure moet het volgende regelen:

  • de internecontrolemaatregelen die worden genomen om ervoor te zorgen dat bij de geldovermakingen die voor rekening van hun cliënten worden uitgevoerd, alle vereiste informatie is gevoegd;
  • de criteria en het proces om voor de geldovermakingen die de financiële instelling als BDA van de begunstigde of als IBDA ontvangt, te bepalen welke in real time moeten worden gemonitord en welke achteraf mogen worden gemonitord
  • het analyse-, besluitvormings- en beheerproces voor de maatregelen die moeten worden genomen in overeenstemming met de artikelen 7 en 8, lid 1, van Verordening 2015/847 en van de voornoemde gemeenschappelijke richtsnoeren, wanneer de financiële instelling optreedt als BDA van de begunstigde, en met de artikelen 11 en 12, lid 1, wanneer de financiële instelling optreedt als IBDA, ingeval haar systeem voor het toezicht op de verrichtingen een ontvangen geldovermaking detecteert waarbij niet alle vereiste informatie over de betaler en de begunstigde is gevoegd; de NBB verwacht dat deze financiële instellingen over een operationeel systeem beschikken dat hen in staat stelt de betrokken geldovermaking waar nodig onmiddellijk te weigeren
  • het proces voor het detecteren van de betalingsdienstaanbieders van de betalers of van de intermediaire betalingsdienstaanbieders van ontvangen geldovermakingen, die herhaaldelijk verzuimen om de vereiste informatie over de betaler of de begunstigde te verstrekken, en het besluitvormingsproces voor de maatregelen die in dergelijke gevallen moeten worden genomen overeenkomstig de artikelen 8, lid 2, en 12, lid 2, van Verordening 2015/847;
  • het proces om de geldovermakingen die zonder de vereiste informatie worden ontvangen, voor te leggen aan de AMLCO overeenkomstig de artikelen 9 en 13 van Verordening 2015/847, teneinde te bepalen of er vermoedens van WG/FT zijn; zie in dit verband ook de webpagina “Melding van vermoedens”.

Als de betrokken financiële instelling gespecialiseerd is in betalingsdiensten, moet haar procedure voor geldovermakingen gedetailleerder zijn, maar in verhouding staan tot de aard, de omvang en de complexiteit van haar activiteiten en van de WG/FT-risico's waaraan zij is blootgesteld.

3.3. Proces voor de bewaring van documenten

Verordening 2015/847 bepaalt dat informatie waarmee de betaler en de begunstigde precies geïdentificeerd kunnen worden, moet worden bewaard gedurende een periode van vijf jaar. In bepaalde omstandigheden kan deze periode worden verlengd, zodat later gereageerd kan worden op eventuele verzoeken van de bevoegde autoriteiten. In dit verband verwacht de NBB dat de financiële instellingen de nodige maatregelen nemen om te voldoen aan de vereisten inzake het bewaren van documenten die opgenomen zijn in Verordening 2015/847, met inachtneming van de wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens.

Verder zij erop gewezen dat artikel 60 van de antiwitwaswet een bewaartermijn oplegt van tien jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of vanaf de datum van de occasionele verrichting, voor de identificatiegegevens van cliënten, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, die in voorkomend geval zijn bijgewerkt in overeenstemming met artikel 35 van de antiwitwaswet, evenals voor het afschrift van de bewijsstukken of van het resultaat van de raadpleging van een informatiebron. Er zij opgemerkt dat wanneer deze in de antiwitwaswet vastgestelde termijn van tien jaar wordt nageleefd, automatisch wordt voldaan aan de in de Europese verordening betreffende geldovermakingen vastgelegde verplichting om de informatie over de betaler en de begunstigde gedurende vijf jaar te bewaren.

4. Internecontrolemaatregelen

Van de financiële instellingen wordt verwacht dat zij periodiek en permanent controleren of hun gedragslijnen en procedures inzake geldovermakingen worden nageleefd en of de hierboven beschreven processen voor de tenuitvoerlegging van de organisatorische en operationele verplichtingen adequaat zijn.

Wat het systeem voor het toezicht op de geldovermakingen betreft, beveelt de NBB aan dat de interne auditfunctie bijzondere aandacht besteedt aan:

  • de efficiëntie van het toezichtssysteem, onder meer rekening houdend met het aantal gegenereerde waarschuwingen;
  • de efficiëntie van het proces voor het analyseren van door het systeem gegenereerde waarschuwingen, rekening houdend met het aantal gevallen waarin informatie wordt doorgegeven aan de AMLCO en met het aantal meldingen van verdachte verrichtingen die verband houden met geldovermakingen;
  • de toereikendheid van de menselijke en technische middelen die ter beschikking staan van de operationele diensten die belast zijn met het analyseren van de waarschuwingen die worden gegenereerd door het systeem voor het toezicht op geldovermakingen en van de AMLCO.