Nakoming van verplichtingen door derden: commentaar en aanbevelingen

1. Uitbesteding van taken van de AMLCO-functie

Voor zover de financiële instelling volledig verantwoordelijk blijft voor de AMLCO-functie, kan met toepassing van het evenredigheidsbeginsel en/of om redenen van efficiëntie worden toegestaan dat de uitvoeringstaken van de AMLCO-functie die haar door de antiwitwaswet en het antiwitwasreglement van de NBB zijn toegewezen, geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed aan hetzij een derde, hetzij een andere entiteit die tot dezelfde groep behoort.

1.1. Algemene beginselen

Ter herinnering, een financiële instelling besteedt een functie uit wanneer zij een overeenkomst in welke vorm ook afsluit met een dienstverlener op grond waarvan deze laatste een proces uitvoert of een taak verricht die anders door de financiële instelling zelf zou worden uitgevoerd of verricht. Uitbesteding verschilt van consultancy in die zin dat, in het laatste geval, de consultant zich beperkt tot het verstrekken van een advies aan de financiële instelling die op hem een beroep doet, zonder dat hij echter zelf het betrokken proces uitvoert of de betrokken taak verricht.

Wanneer een financiële instelling uitbesteedt om haar wettelijke en reglementaire verplichtingen inzake SWG/FTP te vervullen, mag dit er in geen geval toe leiden dat afbreuk wordt gedaan aan de verantwoordelijkheid van de betrokken instelling om te beschikken over een passende en doeltreffende organisatie en om te voldoen aan haar wettelijke en reglementaire verplichtingen ter zake, of dat deze verantwoordelijkheid wordt overgedragen aan de dienstverlener.

Gelet op de aard van de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende van een financiële instelling naar Belgisch recht of een in België gevestigd bijkantoor, zoals bedoeld in artikel 9, §1, van de antiwitwaswet, is de NBB bijgevolg van oordeel dat noch deze functie, noch de taken van deze functie mogen worden uitbesteed aan een derde of aan een andere entiteit van de eventuele groep. Alle financiële instellingen naar Belgisch recht en in België gevestigde bijkantoren moeten immers intern een “voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende” of, met toepassing van het evenredigheidsbeginsel, een “hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult” aanwijzen (zie punt 5 van de pagina Governance).

De NBB benadrukt in dit opzicht met name dat de bevoegdheid om strategische beslissingen op het vlak van SWG/FTP te nemen, niet kan worden uitbesteed en, afhankelijk van de aard van de beslissing en onverminderd de toepassing van het groepsbeleid (zie Organisatie en interne controle binnen de groepen), moet worden uitgeoefend door het directiecomité of de effectieve leiding van de financiële instelling, haar voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende, haar verantwoordelijke van de compliancefunctie (als hiërarchische verantwoordelijke van de AMLCO wanneer deze laatste een “N-2”-medewerker is van de compliancefunctie), haar AMLCO of, in voorkomend geval, haar hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult (wanneer om redenen van evenredigheid gebruik wordt gemaakt van de in artikel 9, § 3, van de antiwitwaswet bedoelde cumulatie van functies).

Dit zijn met name beslissingen over:

  • de validatie van de algemene risicobeoordeling,
  • de interne organisatie met betrekking tot SWG/FTP,
  • het beleid van de financiële instelling inzake SWG/FTP,
  • de vaststelling van interne procedures op het vlak van SWG/FTP,
  • de individuele risicobeoordeling, het aanknopen van de zakelijke relatie en de toewijzing van het risicoprofiel,
  • de vaststelling van criteria voor de opsporing van atypische verrichtingen,
  • meldingen van verdachte verrichtingen aan de CFI,
  • kennisgevingen van bevriezing van tegoeden aan de FOD Financiën,
  • enz.

Voor zover de financiële instelling, zoals hierboven vermeld, volledig verantwoordelijk blijft voor de AMLCO-functie, kan met toepassing van het evenredigheidsbeginsel en/of om redenen van efficiëntie daarentegen wel worden toegestaan dat de uitvoeringstaken van de AMLCO-functie die haar door de antiwitwaswet en het antiwitwasreglement van de NBB zijn toegewezen, onder de hieronder beschreven voorwaarden geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed aan hetzij een derde, hetzij een andere entiteit die tot dezelfde groep behoort. Het kan bijvoorbeeld gaan om:

  • de uitvoering van werkzaamheden die verband houden met het doorlopend toezicht en die bedoeld zijn om atypische verrichtingen op te sporen of verrichtingen die worden uitgevoerd ten gunste van of door personen of entiteiten die onderworpen zijn aan maatregelen tot bevriezing van tegoeden (N.B. Het loutere gebruik van lijsten of externe gegevensbanken in deze context valt formeel niet onder de definitie van uitbesteding, maar vormt een aankoop van informatie. Dit beroep op externe leveranciers doet geen afbreuk aan de naleving door de financiële instelling van haar wettelijke verplichtingen op het gebied van SWG/FT. Dit houdt met name in dat de financiële instelling regelmatig de kwaliteit controleert van het aangekochte product en passende corrigerende maatregelen neemt indien die kwaliteit onvoldoende blijkt te zijn),
  • de analyse van de atypische verrichtingen in overeenstemming met de interne procedures,
  • het verzamelen van eventuele aanvullende informatie,
  • de opstelling van een advies, op basis van de voornoemde analyse, over het al dan niet verdacht zijn van de betrokken verrichting,
  • etc.

In kleine financiële instellingen of financiële instellingen met een inherent beperkte blootstelling aan WG/FT-risico kan uitbesteding met name gerechtvaardigd zijn op basis van het evenredigheidsbeginsel (zie punt 5 van de pagina Governance). Voor financiële instellingen die deel uitmaken van een groep kan uitbesteding ook gerechtvaardigd zijn door de doelstelling om het beheer van de middelen die nodig zijn voor de uitoefening van die functie in de verschillende entiteiten waaruit de groep bestaat, te optimaliseren (bijvoorbeeld centralisatie van bepaalde IT-tools bij de moederonderneming).

De NBB vestigt de aandacht echter op het feit dat uitbesteding binnen een groep, door een dochteronderneming aan haar hoofdzetel of aan een andere dochteronderneming van de groep waartoe zij behoort, is onderworpen aan dezelfde vereisten als uitbesteding aan een externe dienstverlener. Financiële instellingen die uitbesteden binnen de groep moeten met name de nodige maatregelen nemen voor de identificatie en het beheer van eventuele belangenconflicten die zouden kunnen voortvloeien uit een dergelijke uitbestedingsovereenkomst.  De moederentiteit van de groep dient:

  1. te zorgen dat in de betrokken entiteiten een inventaris wordt gemaakt van gevallen van uitbesteding binnen de groep op SWG/FT-gebied om te bepalen welke taak betrekking heeft op welke juridische entiteit en deze regelmatig voor raadpleging beschikbaar wordt gesteld; en
  2. te waarborgen dat uitbesteding binnen de groep geen negatieve invloed heeft op de naleving van de SWG/FT-verplichtingen door elk van haar dochterondernemingen, bijkantoren of andere vestigingsvormen.

Gelet op het territoriale toepassingsgebied van de wet- en regelgeving inzake SWG/FT (voor meer informatie over het toepassingsgebied, zie de pagina Toepassingsgebied) moet ook de overdracht van de taken van de AMLCO, door een bijkantoor van een financiële instelling die ressorteert onder het recht van een andere lidstaat van de EER of van een derde land, aan de hoofdzetel of aan een ander bijkantoor van de juridische entiteit waartoe het behoort, worden beschouwd als uitbesteding en dus voldoen aan de prudentiële vereisten ter zake.

In de bovenvermelde gevallen van uitbesteding en wanneer de financiële instelling een kredietinstelling, beleggingsonderneming, betalingsinstelling of instelling voor elektronisch geld is, zijn bijgevolg de richtsnoeren van de Europese Bankautoriteit van 25 februari 2019 en circulaire NBB_2019_19 van 19 juli 2019 inzake uitbesteding van toepassing.

De NBB is van oordeel dat dezelfde beginselen van toepassing zijn op de uitbesteding van de taken van de AMLCO door levensverzekeringsondernemingen.

Voor Europese financiële instellingen die in België activiteiten uitoefenen via in België gevestigde (verbonden) agenten of distributeurs, gelden alle in dit hoofdstuk opgenomen beginselen en aanbevelingen mutatis mutandis voor de uitbesteding van de taken van het aan te wijzen “centraal contactpunt” (zie artikel 15 van de antiwitwaswet en de pagina over centrale contactpunten).

De NBB wijst er ook op dat, aangezien de taken van de AMLCO deel uitmaken van de internecontrolefuncties van de financiële instelling, deze taken moeten worden beschouwd als “kritieke of belangrijke functies” in de zin van punt 24, onder b), van de voormelde richtsnoeren van de Europese Bankautoriteit, tenzij de financiële instelling vooraf kon aantonen dat de tekortschietende uitvoering van de uitbestede taken geen nadelige gevolgen zou hebben voor de doeltreffendheid van de door de AMLCO uitgeoefende interne controle.

De aandacht wordt ook gevestigd op het feit dat, voor kritieke of belangrijke functies (zie hierboven), de uitbesteding van taken inzake SWG/FTP aan in derde landen gevestigde dienstverleners moet worden onderworpen aan aanvullende vrijwaringsmaatregelen teneinde te waarborgen dat de vestigingsplaats van de dienstverlener noch leidt tot een onevenredige toename van het risico op niet-naleving van de wettelijke en reglementaire vereisten of tot een ondoeltreffende uitvoering van de uitbestede taken, noch het vermogen belemmert van de toezichthouder om zijn toezichtsbevoegdheid ten aanzien van de dienstverlener effectief uit te oefenen.

De NBB benadrukt ook dat de uitbesteding niet zo uitgebreid mag zijn dat dat er “lege schelpen” (“empty shells”) worden gecreëerd op het gebied van SWG/FTP. Bijgevolg moet elke financiële instelling die taken van de AMLCO uitbesteedt, waarborgen dat zij naast haar beslissingsbevoegdheid (zie hierboven) ook de effectieve bevoegdheid voor het beheer van de uitbestede taken intern behoudt. Dit impliceert dat de uitbestedende financiële instelling zelf gepaste maatregelen moet nemen om toe te zien op de uitbestede taken en dat ze eventuele gebreken en tekortkomingen moet verhelpen. Hiertoe moet elke uitbestedende financiële instelling kunnen aantonen dat ze intern voldoende middelen heeft om haar beslissingsbevoegdheid en haar toezicht op de uitbestede taken te kunnen uitoefenen en, in voorkomend geval, haar verplichting tot het nemen van herstelmaatregelen effectief te kunnen vervullen.

Deze beginselen zijn ook van toepassing bij de uitbesteding van waakzaamheidsverplichtingen. Voor de uitvoering van de waakzaamheidsverplichtingen zij verwezen naar het punt Nakoming van verplichtingen door derden.

1.2. Concrete regels voor de tenuitvoerlegging van het uitbestedingsproces

Om taken van de AMLCO-functie te kunnen uitbesteden aan een dienstverlener moeten de volgende voorwaarden vervuld zijn:

  1. Voorafgaand aan de beslissing om uit te besteden, moet een gedocumenteerde analyse worden verricht om de aan deze uitbesteding verbonden risico’s te identificeren, waaronder de risico’s die verband houden met het gebruik van nieuwe technologieën in deze context, teneinde de maatregelen vast te stellen die ten uitvoer moeten worden gelegd om deze risico’s te beheren en verminderen.
  2. De beslissing om uit te besteden moet naar behoren worden gemotiveerd in het licht van de nagestreefde doelstellingen. Hierbij moet duidelijk worden aangegeven of de beslissing wordt genomen op grond van het evenredigheidsbeginsel en/of met het oog op de optimale toewijzing van de middelen die voor SWG/FTP worden uitgetrokken binnen de groep waartoe de betrokken financiële instelling behoort.
  3. De financiële instelling die taken van de AMLCO-functie uitbesteedt, belast de AMLCO of, in voorkomend geval, haar hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult met de volgende taken:
    • monitoren van de door de dienstverlener geleverde diensten en prestaties om na te gaan of de uitbesteding de financiële instelling effectief in staat stelt om te voldoen aan al haar wettelijke en reglementaire verplichtingen inzake SWG/ FTP,
    • de dienstverlener periodiek en incidenteel testen en controleren op nakoming van de verplichtingen uit de uitbestedingsovereenkomst, en
    • hierover verslag uitbrengen aan het directiecomité (of, in voorkomend geval, aan de effectieve leiding) en aan de raad van bestuur, in het kader van het jaarlijks verslag van de AMLCO of telkens wanneer de omstandigheden zulks vereisen, met name opdat de eventueel noodzakelijke herstelmaatregelen zo snel mogelijk ten uitvoer worden gelegd.
      Wanneer de financiële instelling gebruikmaakt van de mogelijkheid om de functie van de hooggeplaatste leidinggevende te combineren met die van de AMLCO, in overeenstemming met artikel 9, § 3, van de antiwitwaswet, beveelt de NBB aan dat deze hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult, bij de uitoefening van deze specifieke taken wordt bijgestaan door een verbindingspersoon die onder de personeelsleden van de financiële instelling wordt aangewezen en die over de hiervoor vereiste kennis en deskundigheid beschikt. Wanneer er geen verbindingspersoon is aangewezen, moet de financiële instelling kunnen aantonen dat haar hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult, deze specifieke taken effectief alleen kan uitvoeren.
  4. De in de voornoemde richtsnoeren van de Europese Bankautoriteit van 25 februari 2019 inzake uitbesteding bedoelde financiële instellingen moeten de uitbestedingsovereenkomsten die betrekking hebben op taken van de AMLCO-functie inschrijven en bijhouden in het register van uitbestedingsovereenkomsten, binnen de termijnen en volgens de modaliteiten die zijn vastgelegd in die richtsnoeren. Overeenkomstig artikel 91 van de antiwitwaswet moeten het volledige register of specifieke delen ervan op eerste verzoek kunnen worden bezorgd aan de NBB.
  5. De financiële instelling zorgt ervoor dat de uitbesteding adequaat wordt geregeld in overeenstemming met de prudentiële regels die op dit gebied van toepassing zijn (voor kredietinstellingen en beursvennootschappen: de voornoemde richtsnoeren van de Europese Bankautoriteit van 25 februari 2019 inzake uitbesteding en circulaire NBB_2019_19; voor verzekeringsondernemingen: circulaire NBB_2016_31; voor betalingsinstellingen en instellingen voor elektronisch geld: de voornoemde richtsnoeren van de Europese Bankautoriteit van 25 februari 2019 inzake uitbesteding en circulaire NBB_2019_19; en voor vereffeningsinstellingen: circulaire PPB_2007_5). Dit houdt met name in:
    • dat de uitbesteding strookt met het uitbestedingsbeleid van de financiële instelling;
    • dat de beslissing om uit te besteden voorafgaandelijk werd geanalyseerd overeenkomstig de voornoemde richtsnoeren van de Europese Bankautoriteit;
    • dat de financiële instelling vóór het sluiten van de uitbestedingsovereenkomst nagaat of de beoogde onderaannemer beschikt over de vereiste professionele betrouwbaarheid en deskundigheid op het gebied van SWG/FT en kennis heeft van het Belgisch wettelijk en reglementair kader, en of hij tijdens de volledige duur van de uitbestedingsovereenkomst effectief beschikbaar is voor de uitvoering van de taken van de AMLCO die aan hem zullen worden uitbesteed; de vereiste beschikbaarheid van de onderaannemer moet worden vastgesteld aan de hand van een redelijke beoordeling, op basis van objectieve en relevante criteria, van de arbeidstijd die nodig is voor de volledige, tijdige en kwalitatief hoogstaande uitvoering van de uitbestede taken;
    • dat de regels voor de uitbesteding, met name de nauwkeurige opsomming van de taken die aan de onderaannemer zijn toevertrouwd en van de procedures die de onderaannemer moet volgen bij de uitvoering van die taken, en de voorschriften voor de regelmatige controle door de financiële instelling op de volledigheid, de tijdigheid en de kwaliteit van de door de onderaannemer geleverde diensten, schriftelijk worden vastgelegd (in de “service level agreement”);
    • dat in de "service level agreement" expliciet wordt vermeld of het de onderaannemer al dan niet is toegestaan een beroep te doen op onderuitbesteding en, zo ja, dat de precieze regels hiervoor erin worden vastgelegd;
    • dat de financiële instelling ervoor zorgt dat de uitbestedingsovereenkomst de nodige expliciete bepalingen bevat om te vermijden dat deze overeenkomst de controletaken van de interneauditfunctie, de compliancefunctie of de AMLCO-functie van de financiële instelling belemmert, of de uitoefening door de NBB van haar off-site controlebevoegdheden en inspecties ter plaatse op het gebied van SWG/FTP verhindert, overeenkomstig de antiwitwaswet.
  6. De financiële instelling trekt passende en voldoende middelen uit voor de controle, onder verantwoordelijkheid van de AMLCO of, in voorkomend geval, van de hooggeplaatste leidinggevende die de rol van AMLCO vervult, op de prestaties van de onderaannemer, met name vanuit het oogpunt van volledigheid, stiptheid en kwaliteit van de uitgevoerde taken. Wat cliëntgegevens betreft, dienen de AMLCO en de toezichthouder toegangsrechten te hebben tot de systemen/databanken van de dienstverlener.
  7. De financiële instelling is in staat om op korte termijn passende en doeltreffende herstelmaatregelen te nemen indien er tekortkomingen in hoofde van de onderaannemer worden vastgesteld en, in voorkomend geval, om de uitbestedingsovereenkomst onmiddellijk op te zeggen in geval van ernstige tekortkomingen van de onderaannemer, zonder dat deze opzegging de continuïteit van de uitoefening van de betrokken taken van de AMLCO-functie in gevaar mag brengen.

Wanneer een financiële instelling voornemens is taken van de AMLCO-functie uit te besteden, stelt zij de NBB hiervan in kennis.

Elke financiële instelling die deze taken uitbesteedt of voornemens is uit te besteden, stelt bovendien een dossier samen waarmee zij kan aantonen dat zij de nodige maatregelen heeft genomen om aan alle hierboven genoemde voorwaarden te voldoen. Dit dossier moet op eerste verzoek aan de NBB kunnen worden bezorgd.

2. Nakoming van de waakzaamheidsverplichtingen door derden

Naast de gevallen waarin de financiële instellingen taken van de AMLCO-functie uitbesteden (zie het punt over de uitbesteding van taken van de AMLCO-functie), mogen zijn ook een beroep doen op derden om hun wettelijke en reglementaire waakzaamheidsverplichtingen inzake SWG/FTP te vervullen.

Het gaat hier om een beroep op derden om te voldoen aan de verplichtingen tot identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënten, hun lasthebbers en hun uiteindelijke begunstigden, aan de verplichting tot identificatie van de kenmerken van de cliënten en van het doel en de aard van de zakelijke relatie of occasionele verrichting (In dit verband wordt er ook verwezen naar de EBA Richtsnoeren van 22 november 2022 voor het gebruik van oplossingen voor de acceptatie van cliënten op afstand, met name naar §§ 46 tot en met 49). Voor de lasthebbers of onderaannemers kan deze uitbesteding ook betrekking hebben op de verplichting tot waakzaamheid ten aanzien van de zakelijke relaties en de occasionele verrichtingen en de verplichting tot opsporing van atypische feiten en verrichtingen (zie hieronder).

In dit verband kunnen er twee situaties worden onderscheiden, waarvoor verschillende regels gelden:

  • beroep op een lasthebber of onderaannemer: in dit geval vervult de lasthebber of onderaannemer de waakzaamheidsverplichtingen in naam en voor rekening van de financiële instelling, overeenkomstig de procedures en instructies van de financiële instelling; en
  • beroep op een derde zaakaanbrenger: in dit geval is de derde zaakaanbrenger zelf onderworpen aan de door de antiwitwaswet opgelegde waakzaamheidsverplichtingen en vervult hij die volgens zijn eigen procedures.

2.1. Beroep op een lasthebber of onderaannemer

Wanneer de financiële instelling een beroep doet op een lasthebber of onderaannemer voor de hierboven vermelde doeleinden, neemt deze deel aan de vervulling, in naam en voor rekening van de financiële instelling, van de haar door de antiwitwaswet opgelegde waakzaamheidsverplichtingen.

De financiële instelling dient de na te leven procedures dan ook schriftelijk vast te stellen en te zorgen voor een passend toezicht op de naleving van die procedures. In dit verband bepaalt artikel 19 van het antiwitwasreglement van de NBB dat de financiële instellingen die voor het aanknopen of onderhouden van zakelijke relaties met cliënten of voor het uitvoeren van occasionele verrichtingen voor cliënten een beroep doen op lasthebbers of op onderaannemers, aan deze tussenkomende personen schriftelijk moeten laten weten welke procedures zij bij de identificatie en verificatie van de identiteit van de betrokken personen moeten volgen, met inachtneming van de wet en het reglement, en dat zij moeten toezien op de naleving van deze procedures.

Bovendien bepaalt artikel 20 van het witwasreglement van de NBB dat wanneer de lasthebbers of onderaannemers rechtstreeks in contact staan met de cliënten, deze procedures het volgende moeten omvatten:

  • de passende criteria die hen in staat moeten stellen atypische verrichtingen op te sporen; en
  • de te volgen procedure om deze verrichtingen te onderwerpen aan een specifieke analyse onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO, teneinde te bepalen of van deze verrichtingen vermoed kan worden dat ze verband houden met WG/FT.

De lasthebbers en onderaannemers handelen onder het toezicht en de verantwoordelijkheid van de financiële instelling.

In dit verband zij verwezen naar het punt over de uitbesteding van taken van de AMLCO-functie (zie het punt over de uitbesteding van taken van de AMLCO-functie) van deze SWG/FT-website, waarin de bij de uitbesteding na te leven beginselen en concrete regels worden bepaald. In aansluiting op deze beginselen en regels moet met name worden onderstreept dat, wanneer een financiële instelling taken in verband met de haar door de antiwitwaswet opgelegde waakzaamheidsverplichtingen uitbesteedt:

  1. deze uitbesteding niets afdoet aan de verantwoordelijkheid van de betrokken instelling om volledig te voldoen aan haar wettelijke en reglementaire verplichtingen, noch deze verantwoordelijkheid overdraagt aan de lasthebber of onderaannemer;
  2. de uitbesteding niet betrekking mag hebben op de bevoegdheid om strategische beslissingen inzake SWG/FTP te nemen, met name de goedkeuring van de SWG/FTP-procedures die moeten worden nageleefd door de lasthebber of onderaannemer, de beslissing om een zakelijke relatie aan te knopen en een bepaald risicoprofiel toe te kennen aan de cliënt, de beslissing om verdachte verrichtingen te melden aan de CFI of om de FOD Financiën in kennis te stellen van een bevriezing van tegoeden, enz.;
  3. de financiële instelling passende maatregelen ten uitvoer moet leggen voor de controle op de door de lasthebber of onderaannemer uitgevoerde taken teneinde eventuele gebreken en tekortkomingen te verhelpen, en in staat moet zijn om op korte termijn passende en doeltreffende herstelmaatregelen te nemen indien er tekortkomingen in hoofde van de lasthebber of onderaannemer worden vastgesteld en, in voorkomend geval, om de lastgevings- of uitbestedingsovereenkomst onmiddellijk op te zeggen in geval van ernstige tekortkomingen, zonder dat deze opzegging de continuïteit van de uitoefening van de aan de lasthebber of onderaannemer toevertrouwde taken in gevaar mag brengen;
  4. enz.

2.2. Beroep op een derde zaakaanbrenger

Het beroep dat op een derde zaakaanbrenger wordt gedaan, verschilt in die zin van het beroep dat op een lasthebber of onderaannemer wordt gedaan, dat de derde zaakaanbrenger niet in de eerste plaats optreedt in naam en voor rekening van de instelling op grond van een van deze laatste verkregen mandaat. Aangezien de derde zaakaanbrenger overeenkomstig de antiwitwaswet of een gelijkwaardige wet van een ander land aan identieke of gelijkwaardige waakzaamheidsverplichtingen is onderworpen, vervult hij eerst zijn waakzaamheidsverplichtingen ten aanzien van zijn cliënt, volgens zijn eigen procedures, onafhankelijk van de financiële instelling. Vervolgens bezorgt hij het resultaat van zijn eigen waakzaamheidsverplichtingen aan de financiële instelling waarbij hij zijn cliënt aanbrengt, zodat deze financiële instelling rekening kan houden met dit resultaat bij het vervullen van haar eigen waakzaamheidsverplichtingen. Daardoor kan in de mate van het mogelijke worden vermeden dat dezelfde waakzaamheidsverplichtingen een tweede maal worden vervuld.

Wanneer een cliënt bijvoorbeeld een hypothecaire lening wenst aan te gaan bij een kredietinstelling en daarvoor een levensverzekeringsovereenkomst dient te worden afgesloten die als waarborg wordt verstrekt, kan de verzekeringsonderneming gebruikmaken van de identificatie en identiteitsverificatie die de kredietinstelling voor haar eigen behoeften heeft verricht, om te voldoen aan haar eigen verplichtingen tot identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënt en diens eventuele lasthebbers en uiteindelijke begunstigden. De kredietinstelling fungeert dan als derde zaakaanbrenger voor de verzekeringsonderneming.

Een ander courant voorbeeld van een beroep op een derde zaakaanbrenger is het geval waarin een levensverzekeringsonderneming gebruikmaakt van het resultaat van de waakzaamheidsverplichtingen die vervuld zijn door een verzekeringstussenpersoon, overeenkomstig haar eigen wettelijke en reglementaire verplichtingen ter zake.

2.2.1. Waakzaamheidsverplichtingen waarvoor een beroep mag worden gedaan op een derde zaakaanbrenger

Volgens artikel 42 van de antiwitwaswet mogen de onderworpen entiteiten voor de volgende algemene waakzaamheidsverplichtingen gebruikmaken van derde zaakaanbrengers:

  • de verplichtingen tot identificatie en identiteitsverificatie (artikelen 26 tot 32);
  • de verplichting tot identificatie van de kenmerken van de cliënt en van het doel en de aard van de zakelijke relatie (artikel 34);
  • de verplichting tot bijwerking van de informatie (artikel 35, § 1, 2°).

Hieronder vallen ook de verplichtingen met betrekking tot het verzamelen en verifiëren van de informatie die nodig is voor het vervullen van de verplichting tot waakzaamheid ten aanzien van occasionele verrichtingen en verrichtingen die tijdens de zakelijke relatie worden uitgevoerd. Deze verplichting tot waakzaamheid ten aanzien van de occasionele verrichtingen en de zakelijke relaties mag echter niet worden vervuld door derde zaakaanbrengers.

2.2.2. Derde zaakaanbrengers waarop een beroep mag worden gedaan

Overeenkomstig artikel 43 van de antiwitwaswet mag op de volgende derde zaakaanbrengers een beroep worden gedaan:

1° de onderworpen entiteiten bedoeld in artikel 5;

2° de onderworpenen entiteiten bedoeld in artikel 2 van Richtlijn 2015/849, die ressorteren onder het recht van een andere lidstaat;

3° de onderworpen entiteiten bedoeld in artikel 2 van Richtlijn 2015/849, die ressorteren onder het recht van een derde land en:

  • die onderworpen zijn aan de wettelijke of reglementaire verplichtingen op het stuk van waakzaamheid ten aanzien van de cliënten en de bewaring van documenten die verenigbaar zijn met de verplichtingen waarin Richtlijn 2015/849 voorziet; en
  • die onderworpen zijn aan een toezicht op de naleving van deze wettelijke of reglementaire verplichtingen dat voldoet aan de vereisten bepaald in hoofdstuk VI, afdeling 2, van Richtlijn 2015/849.

Het begrip “derde zaakaanbrenger” werd dus verruimd ten opzichte van dat van artikel 10 van de wet van 11 januari 1993, aangezien alle onderworpen entiteiten, en niet alleen de in de wet opgesomde entiteiten, thans als derde zaakaanbrenger mogen optreden. Aangezien de antiwitwaswet ingevolge de ontwikkelingen in de Europese regelgeving niet langer bepaalt dat de Koning een lijst van “gelijkwaardige derde landen” dient op te stellen, moet elke onderworpen entiteit die een beroep wenst te doen op een derde zaakaanbrenger die onder het recht van een derde land ressorteert, nagaan of de wettelijke en reglementaire bepalingen en het toezicht waaraan de derde is onderworpen, voldoen aan de bovenstaande gelijkwaardigheidseisen.

Paragraaf 2 van artikel 43 van de antiwitwaswet daarentegen, bepaalt dat de onderworpen entiteiten geen beroep mogen doen op derde zaakaanbrengers die gevestigd zijn in derde landen met een hoog risico. In het tweede lid van deze paragraaf 2 wordt echter voorzien in een uitzondering op dit verbod. In dit lid wordt namelijk bepaald dat de onderworpen entiteiten een beroep mogen doen op hun bijkantoren of meerderheidsdochters of op andere entiteiten van hun groep, ook al zijn ze gevestigd in derde landen met een hoog risico, indien aan de drie voorwaarden is voldaan die opgesomd zijn in het tweede lid van paragraaf 2 van artikel 43 van de antiwitwaswet. Er zij opgemerkt dat alle - rechtstreekse of onrechtstreekse - bijkantoren en dochterondernemingen in aanmerking komen op voorwaarde dat ze onder het groepsbeleid vallen. 

2.2.3. Concrete regels voor beroep op een derde zaakaanbrenger

Overeenkomstig artikel 44, § 1 van de antiwitwaswet moeten de financiële instellingen die een beroep doen op een derde zaakaanbrenger, van hem eisen dat hij onmiddellijk de informatie doorgeeft betreffende de identiteit van de cliënt en, in voorkomend geval, van diens lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, en betreffende de kenmerken van de cliënt en het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie, die voortvloeien uit de waakzaamheidsverplichtingen die door de derde zaakaanbrenger zijn uitgevoerd overeenkomstig artikel 42 van de Wet of overeenkomstig de gelijkwaardige bepalingen van de buitenlandse wetgeving waaraan hij onderworpen is.

De onderworpen entiteiten die een beroep doen op een derde zaakaanbrenger moeten eveneens gepaste maatregelen nemen opdat de derde zaakaanbrenger hen, zodra zij daarom verzoeken, onmiddellijk een afschrift bezorgt van de bewijsstukken of betrouwbare informatiebronnen aan de hand waarvan hij de identiteit van de cliënt en in voorkomend geval van diens lasthebbers en uiteindelijke begunstigden heeft geverifieerd.

Omgekeerd geldt overeenkomstig artikel 44, § 2 van de antiwitwaswet ook dat de financiële instellingen die als derde zaakaanbrenger optreden, onmiddellijk de betrokken informatie moeten meedelen en eveneens onverwijld, op eerste verzoek, een afschrift moeten bezorgen van de bewijsstukken die worden gebruikt om deze informatie te bevestigen, met name, in voorkomend geval, informatie die wordt verkregen:

  • door middel van elektronische identificatiemiddelen zoals deze aangeboden of erkend binnen de authenticatiedienst, die de identiteit van personen online bevestigen, of
  • door middel van relevante vertrouwensdiensten zoals bedoeld in de eIDAS-Verordening.

Wanneer een verzekeringsmakelaar bijvoorbeeld als tussenpersoon optreedt voor het afsluiten van een levensverzekering door een cliënt, moet deze makelaar de identificatiegegevens van de cliënt onmiddellijk doorgeven en moet hij de afschriften van de bewijsstukken onverwijld, op eerste verzoek, verstrekken.

De resultaten van de waakzaamheidsverplichtingen die zijn uitgevoerd door een derde zaakaanbrenger die zich in een EER-land of in een derde land bevindt, kunnen door de onderworpen entiteiten worden aanvaard, zelfs indien de gegevens of de bewijsstukken waarop de identificatie of de identiteitsverificatie betrekking hebben, verschillen van deze die vereist zijn door de Belgische wet of door de ter uitvoering ervan genomen maatregelen.

Artikel 21 van het antiwitwasreglement van de NBB bepaalt ook dat een derde zaakaanbrenger overeenkomstig artikel 42 van de antiwitwaswet een tussenkomst mag verrichten op voorwaarde dat de interne procedures van de onderworpen financiële instelling bepalen dat:

1° de onderworpen financiële instelling vooraf moet verifiëren of de derde zaakaanbrenger in voorkomend geval voldoet aan de voorwaarden van artikel 43, § 1, 3° en § 2, tweede lid, van de antiwitwaswet, en dat ze de documenten waarop zij zich hiervoor heeft gebaseerd, moet bewaren;

2° de derde zaakaanbrenger er zich vooraf schriftelijk moet toe verbinden:

  1. a) de financiële instelling onmiddellijk de identiteitsgegevens te bezorgen van de cliënten die hij voornemens is aan te brengen en, in voorkomend geval, van zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, alsook gegevens over de kenmerken van de cliënt en het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie, die nodig zijn voor de nakoming van de waakzaamheidsverplichtingen die hem overeenkomstig artikel 42 van de antiwitwaswet zijn opgelegd;
  2. b) de financiële instelling onverwijld en zodra zij daarom verzoekt, een kopie te bezorgen van de bewijsstukken of de betrouwbare informatiebronnen aan de hand waarvan hij de identiteit heeft geverifieerd van de cliënten en, in voorkomend geval, van zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden.

Er dient echter te worden onderstreept dat, wanneer een financiële instelling een beroep doet op een derde zaakaanbrenger, dit niet betekent dat zij haar verantwoordelijkheid op die derde zaakaanbrenger kan afwentelen. Bijgevolg moeten financiële instellingen die gebruikmaken van derde zaakaanbrengers, passende interne controlemaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de identificatiegegevens die door de derde zaakaanbrengers zijn verzameld en de verificaties die zij met betrekking tot deze gegevens hebben verricht, adequaat en toereikend zijn om deze financiële instelling in staat te stellen volledig te voldoen aan haar wettelijke en reglementaire verplichtingen ter zake. Indien dat niet het geval is, moet de financiële instelling de waakzaamheidverplichtingen aanvullen of zelfs opnieuw uitvoeren.

In dit verband wordt de aandacht in het bijzonder gevestigd op het feit dat de derde zaakaanbrenger enerzijds, en de financiële instelling waarbij de cliënt wordt aangebracht anderzijds, aan diezelfde cliënt verschillende risicoprofielen kunnen toekennen indien dit gerechtvaardigd is. Wanneer de derde zaakaanbrenger aan deze cliënt een lager risicoprofiel heeft toegekend dan de financiële instelling, dient de instelling ervoor te zorgen dat de door de derde zaakaanbrenger uitgevoerde waakzaamheidsverplichtingen toereikend zijn om te voldoen aan zijn eigen verplichtingen.

Wanneer de derde zaakaanbrenger zijn waakzaamheidsverplichtingen bijvoorbeeld heeft kunnen versoepelen omdat hij van oordeel is dat het risiconiveau laag is, kan het nodig zijn dat de financiële instelling de waakzaamheidsverplichtingen aanvult of zelfs opnieuw uitvoert indien zij zelf geen laag risicoprofiel aan deze cliënt heeft toegekend of als haar interne procedures niet toestaan dat de waakzaamheidsverplichtingen worden versoepeld. Dit geldt ook wanneer de financiële instelling, in tegenstelling tot de derde zaakaanbrenger, een hoog risicoprofiel toekent aan de cliënt, in welk geval zij wettelijk verplicht is de strengere waakzaamheidsverplichtingen die niet werden uitgevoerd door de derde zaakaanbrenger, zelf uit te voeren.