Identificatie van de kenmerken van de cliënt en van het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de occasionele verrichting: Commentaar en aanbevelingen van de NBB

1. Verplichting om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de occasionele verrichting te identificeren

1.1. Draagwijdte van de verplichting

De verplichting om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie te identificeren bestond reeds in de vroegere wet van 11 januari 1993, waar ze echter vervat zat in de verplichting tot identificatie en identiteitsverificatie. De nieuwe antiwitwaswet wijdt specifieke bepalingen aan deze verplichting. Artikel 34 van deze wet voorziet namelijk in een eigen regeling voor deze verplichting en breidt ze expliciet uit tot occasionele verrichtingen.

Zo moeten de aan de antiwitwaswet onderworpen entiteiten passende maatregelen nemen om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of de voorgenomen occasionele verrichting te beoordelen. De Wet bepaalt dat de onderworpen entiteiten met name moeten beschikken over de informatie die nodig is voor:

De verplichting om over de bedoelde informatie in de eerste twee punten hierboven te beschikken , is dezelfde als die waarin artikel 12 van het antiwitwasreglement van de CBFA van 23 februari 2010 voorzag voor de financiële instellingen in het bijzonder.

Voor meer informatie over de draagwijdte van de verplichting om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de occasionele verrichting te identificeren, wordt verwezen naar de memorie van toelichting bij artikel 34, §1, van de antiwitwaswet.

1.2. Toepassing van de risicogebaseerde benadering

Net als de andere waakzaamheidsverplichtingen moet bij de naleving van de verplichting om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de occasionele verrichting te beoordelen, een risicogebaseerde benadering worden gehanteerd (zie artikel 34, § 1, in fine van de antiwitwaswet). Om aan deze verplichting te voldoen, moeten de financiële instellingen dus maatregelen nemen die evenredig zijn aan het in de betrokken situatie geïdentificeerd risico.

Het verzoek om informatie dat in dit verband tot de cliënt wordt gericht, kan met name afhangen van de kenmerken van het product, de dienst of de verrichting die de cliënt vraagt, van het gebruikte distributiekanaal, het land of het geografische gebied in kwestie of van de kenmerken van de cliënt zelf. Indien het in de gegeven situatie geïdentificeerd risico, rekening houdend met deze factoren, gering lijkt, kan de gevraagde informatie worden beperkt ten opzichte van de informatie die vereist is wanneer het risiconiveau als standaard of, a fortiori, als hoog is aangemerkt.

1.3. Interne procedures

Ter herinnering, de NBB beveelt aan dat de relevante informatie die, afhankelijk van de risicoclassificatie, moet worden verkregen om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of de voorgenomen occasionele verrichting te identificeren, wordt vermeld in de interne procedures die de financiële instellingen ten uitvoer moeten leggen overeenkomstig artikel 8 van de antiwitwaswet, in dit geval het cliëntacceptatiebeleid (zie pagina “Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen”).

Voor de wijze van verzameling van deze informatie zij eraan herinnerd dat in de memorie van toelichting bij artikel 34 van de antiwitwaswet met name wordt bepaald dat “De doelstelling en de aard van een zakelijke relatie kunnen worden bepaald aan de hand van de voorafgaande of precontractuele informatie die effectief aan de cliënt werd verstrekt over het aangeboden product of de aangeboden dienst, voor zover die duidelijk, precies en ondubbelzinnig uit die informatie kunnen worden afgeleid. Wanneer daarentegen op basis van het aangeboden product of de aangeboden dienst verrichtingen met mogelijk verschillende kenmerken kunnen worden uitgevoerd (bijvoorbeeld bij opening van een rekening-courant), dient voor de identificatie van de doelstelling en de aard van de zakelijke relatie bij de cliënt nauwkeurigere en persoonlijkere informatie te worden ingewonnen over zijn plannen met de zakelijke relatie.

2. Bijzondere afwijking: uitgifte van elektronisch geld met een laag risico

2.1. Afwijkingsmogelijkheid

Artikel 34, § 2, van de antiwitwaswet voorziet in een afwijkingsmogelijkheid voor financiële instellingen die elektronisch geld uitgeven. Wanneer uit de algemene beoordeling van de specifiek aan hun activiteit van uitgifte van elektronisch geld verbonden WG/FT-risico’s blijkt dat die risico's laag zijn, kunnen die instellingen beslissen om geen informatie te verzamelen over de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of de voorgenomen occasionele verrichting, met betrekking tot cliënten die hen geld overhandigen met het oog op de uitgifte van elektronisch geld.

2.2. Voorwaarden voor de afwijking

Aan deze afwijkingsmogelijkheid zijn meerdere voorwaarden verbonden, die dezelfde zijn als deze die gelden voor de mogelijkheid tot afwijking van de verplichting tot identificatie en identiteitsverificatie, die opgenomen zijn in artikel 25 van de antiwitwaswet (zie pagina “Te identificeren personen”).

Naast het feit dat de door de uitgever van elektronisch geld uitgevoerde algemene risicobeoordeling moet aantonen dat het niveau van het WG/FT-risico waaraan hij is blootgesteld door deze activiteit, laag is, moeten de volgende cumulatieve voorwaarden worden vervuld:

  1. het betalingsinstrument kan niet heropgeladen worden of, indien het herlaadbaar is, kan enkel worden gebruikt in België voor het uitvoeren van betalingen waarvoor een maximale maandelijkse limiet van 250 euro geldt;
  2. het elektronisch opgeslagen bedrag bedraagt niet meer dan 250 euro;
  3. het betalingsinstrument wordt uitsluitend gebruikt voor de aankoop van goederen of diensten; daaruit volgt onder meer dat het niet kan worden aanvaard voor geldtransfers (“money remittance”);
  4. op het betalingsinstrument kan geen bedrag worden bijgeschreven met anoniem elektronisch geld;
  5. de betrokken uitgever van elektronisch geld voert een monitoring van de verrichtingen of de zakelijke relatie uit die toereikend is voor het opsporen van ongebruikelijke of verdachte verrichtingen.

2.3. Niet-toepassing van de afwijking

Zelfs indien de voornoemde voorwaarden vervuld zijn, geldt de mogelijkheid tot afwijking niet wanneer een cliënt:

  1. een terugbetaling in contanten van de monetaire waarde van het elektronisch geld ontvangt, of
  2. die waarde in contanten opneemt,

wanneer het terugbetaalde of opgenomen bedrag, afhankelijk van het geval, hoger is dan 100 euro.

In deze twee gevallen, waarin de wetgever oordeelt dat het risico niet als laag kan worden beschouwd, moet de uitgever van het elektronisch geld passende maatregelen nemen om de kenmerken van de betrokken cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of de voorgenomen occasionele verrichting te identificeren op het moment van de terugbetaling of de opname van het elektronisch geld (dat voordien werd uitgegeven zonder dat dergelijke maatregelen werden toegepast).

In aansluiting hierop vestigt de NBB de aandacht op het feit dat, zodra willekeurige omstandigheden aanleiding geven tot vermoedens van WG/FT, hetzij bij het aangaan van de relatie met de cliënt of daarna, die de uitgever van het elektronisch geld ertoe hebben aangezet om een melding te doen bij de CFI en om, in overeenstemming met artikel 22 van het antiwitwasreglement van de NBB, een nieuwe individuele beoordeling van de WG/FT-risico’s uit te voeren, waaruit blijkt dat het risico dat aan de betrokken situatie verbonden is, niet langer als laag kan worden beschouwd (wat logischerwijs het geval zou moeten zijn - zie pagina “Melding van vermoedens”), de desbetreffende uitgever van elektronisch geld de toepassing van de afwijkingsmogelijkheid van artikel 34, § 2, van de Wet niet langer kan inroepen. De uitgever moet de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de occasionele verrichting onmiddellijk identificeren overeenkomstig artikel 34, §1, van de Wet.

2.4. Documentatie

Aangezien de bovenvermelde afwijkingsmogelijkheid niet absoluut is, maar onderworpen is aan bepaalde beperkingen, beveelt de NBB aan dat de financiële instellingen die er gebruik van maken, niet enkel in staat moeten zijn om de algemene risicobeoordeling voor te leggen waaruit het lage risiconiveau blijkt en die gedocumenteerd en bijgewerkt moet zijn en ter beschikking van de NBB moet worden gehouden met toepassing van artikel 17 van de Wet (zie pagina “Rapportering door financiële instellingen”), maar haar ook moeten kunnen aantonen dat elk van de wettelijke voorwaarden voor die afwijking is vervuld in alle gevallen waarin ze artikel 34, § 2, van de Wet hebben toegepast.

3. Tijdstip van de identificatie

3.1. Beginsel

Overeenkomstig artikel 34, § 1, vierde lid van de antiwitwaswet moet de informatie over de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of de occasionele verrichting ten laatste worden verkregen:

  • op het tijdstip waarop de zakelijke relatie wordt aangegaan, wanneer de cliënt een zakelijke relatie wil aangaan met de financiële instelling, of
  • op het tijdstip waarop de verrichting wordt uitgevoerd, in het geval van een occasionele verrichting.

3.2. Onvermogen om de kenmerken van de cliënt en/of het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de occasionele verrichting te identificeren

3.2.1. Verbod om een zakelijke relatie aan te gaan of de voorgenomen verrichting uit te voeren

Indien de financiële instellingen de informatie over de kenmerken van de cliënt en over het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de voorgenomen occasionele verrichting, die vereist is op grond van het WG/FT-risiconiveau dat ze vooraf hebben vastgesteld, niet ten laatste ontvangen hebben op het tijdstip waarop de zakelijke relatie wordt aangegaan of waarop de verrichting wordt uitgevoerd, mogen zij krachtens artikel 34, § 3, eerste lid van de antiwitwaswet

  • noch de voorgenomen zakelijke relatie aangaan,
  • noch de betrokken verrichting, in het bijzonder een verrichting via een bankrekening, uitvoeren.

De draagwijdte van dit verbod, dat eveneens geldt bij niet-identificatie van de cliënt (of van de lasthebber of de uiteindelijke begunstigde van de cliënt) of bij gebrek aan verificatie van zijn identiteit (zie pagina “Niet-nakoming van de verplichting tot identificatie en identiteitsverificatie”), kan niet los worden gezien van de draagwijdte van de verplichting tot waakzaamheid zelf. Aangezien de verplichtingen tot identificatie en identiteitsverificatie hoofdzakelijk resultaatsverbintenissen zijn, is het daaraan verbonden wettelijk verbod over het algemeen van toepassing zodra blijkt dat de identificatie of de verificatie niet kan worden verricht. De verplichting om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of de occasionele verrichting te identificeren, is daarentegen een middelenverbintenis. In dat geval wordt het verbod om de zakelijke relatie aan te knopen of voort te zetten of de door de cliënt gewenste verrichting uit te voeren, van kracht wanneer de financiële instelling om welke reden ook de door de Wet opgelegde maatregelen die evenredig zijn aan het risico, niet ten uitvoer kan leggen vóór de zakelijke relatie wordt aangegaan of de occasionele verrichting wordt uitgevoerd.

De weigering om een zakelijke relatie aan te knopen met een potentiële cliënt of om een door hem gewenste occasionele verrichting uit te voeren, dient naar behoren te worden gerechtvaardigd. De financiële instelling mag dit niet gebruiken als middel om bepaalde categorieën van cliënten te discrimineren (zie de pagina “Waakzaamheidsverplichtingen en naleving van andere wetgevingen”).

3.2.2. Melding aan de AMLCO

Buiten het verbod om in de betrokken omstandigheden een zakelijke relatie aan te gaan of een verrichting met de cliënt uit te voeren, moet het onvermogen van de financiële instelling om te voldoen aan de verplichting om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de voorgenomen occasionele verrichting te identificeren, ertoe leiden dat de financiële instelling onderzoekt, onder de verantwoordelijkheid van de AMCLO, wat de oorzaken zijn van dit onvermogen en of er reden is tot een melding van vermoedens aan de CFI (artikel 34, § 3, tweede lid van de antiwitwaswet).

Dit impliceert dat dit onvermogen voorafgaandelijk moet worden vastgesteld en aan de AMLCO moet worden gemeld, volgens de modaliteiten die zouden moeten worden verduidelijkt in de met toepassing van artikel 8 van de antiwitwaswet vastgestelde interne procedures (voor meer informatie verwijzen we naar de pagina “Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen” en naar punt 1.4 van de pagina “Doorlopende waakzaamheid en opsporing van atypische verrichtingen”). 

4. Bijwerking van de gegevens of de informatie

De financiële instellingen moeten alle informatie die ze bezitten met toepassing van de verplichting om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie te identificeren, bijwerken.

Voor deze verplichting tot bijwerking die een risicogebaseerde benadering vereist en die deel uitmaakt van de doorlopende waakzaamheid die de financiële instellingen met toepassing van artikel 35, § 1, van de antiwitwaswet aan de dag moeten leggen ten aanzien van zakelijke relaties en verrichtingen, wordt verwezen naar de pagina “Doorlopende waakzaamheid en opsporing van atypische verrichtingen”.

5. Internecontrolemaatregelen

Van de financiële instellingen wordt verwacht dat ze periodiek nagaan dat de interne procedures die ze hebben vastgesteld om te voldoen aan hun verplichting om de kenmerken van hun cliënten en het doel en de aard van de zakelijke relaties of de occasionele verrichtingen te identificeren, doorlopend worden nageleefd en dat de procedures voor de tenuitvoerlegging van de verplichtingen die verband houden met die verplichting tot waakzaamheid passend zijn. 

Zo raadt de NBB de interne auditfunctie aan om bijzondere aandacht te besteden: 

  • aan het passende karakter van de informatie die wordt verzameld ingevolge de verplichting om de kenmerken van de cliënt en het doel en de aard van de zakelijke relatie of van de occasionele verrichting te identificeren;
  • aan het passende karakter van de bijwerking van de gegevens en de informatie waarover de financiële instelling beschikt ingevolge diezelfde verplichting;
  • voor de instellingen voor elektronisch geld die gebruikmaken van de afwijkingsmogelijkheid bedoeld in artikel 34, § 2, van de antiwitwaswet, aan het feit of de risico’s die verbonden zijn aan hun activiteit van uitgifte van elektronisch geld daadwerkelijk laag zijn, en aan het feit of de voorwaarden om in aanmerking te komen voor de voornoemde afwijking die in artikel 25 van diezelfde wet worden opgesomd, daadwerkelijk vervuld zijn.