Interne whistleblowing

Wettelijk en reglementair kader

Memorie van toelichting van de antiwitwaswet

Commentaar en aanbevelingen van de NBB

Overeenkomstig artikel 10 van de antiwitwaswet moeten de financiële instellingen een intern systeem (whistleblowing) ontwikkelen en opzetten om hun personeelsleden, hun agenten en, in het geval van instellingen voor elektronisch geld, hun distributeurs in staat te stellen om inbreuken op de antiwitwaswet via een specifiek, onafhankelijk en anoniem kanaal te melden aan de AMLCO en de hooggeplaatste leidinggevende die verantwoordelijk is voor de SWG/FTP.

Concreet verwacht de NBB dat de financiële instellingen de volgende twee maatregelen treffen:

  • enerzijds moeten zij voor hun personeelsleden en hun agenten of distributeurs een duidelijke procedure ontwikkelen en ten uitvoer leggen, die nauwkeurig aangeeft (i) waarop de interne meldingen inzake SWG/FTP betrekking kunnen hebben, (ii) wat de verschillende stappen van de procedure zijn en (iii) welke bescherming geboden wordt aan de personen die gebruikmaken van dit intern meldingssysteem; en
  • anderzijds moeten zij een beveiligd kennisgevingssysteem opzetten om meldingen van inbreuken op de verplichtingen inzake SWG/FTP op anonieme wijze (zonder dat gebruik gemaakt moet worden van de normale hiërarchische kanalen) ter kennis te kunnen brengen van de AMLCO en de hooggeplaatste leidinggevende die verantwoordelijk is voor de SWG/FTP. Er wordt opgemerkt dat artikel 36 van de antiwitwaswet specifiek voorziet in de anonimiteit en dat die dus niet kan worden opgeheven.

Dit intern meldingssysteem voor SWG/FTP kan in voorkomend geval geïntegreerd worden in het intern compliance-meldingssysteem dat krachtens de sectorale wetten inzake prudentieel toezicht reeds is opgezet voor inbreuken op de normen en gedragscodes van de financiële instelling, op voorwaarde dat (i) de AMLCO en de hooggeplaatste leidinggevende die verantwoordelijk is voor de SWG/FTP (in voorkomend geval bovenop de verantwoordelijke van de compliancefunctie indien dat niet de AMLCO is) de bestemmelingen zijn van de meldingen inzake SWG/FTP en (ii) de communicatiekanalen daadwerkelijk de anonimiteit van de klokkenluider garanderen.. 

Conform artikel 11, derde lid, van de antiwitwaswet moet de AMLCO er bovendien voor zorgen, in het kader van zijn bewustmakings- en opleidingsprogramma, dat de personeelsleden van de betrokken financiële instelling, evenals haar agenten en distributeurs, op de hoogte zijn van dit intern meldingssysteem voor SWG/FTP. 

Tot slot is het evenredigheidsbeginsel van toepassing, zoals bepaald in de antiwitwaswet. Dit beginsel komt tot uiting in de geavanceerdheid van de vast te stellen procedure en het in te voeren meldingssysteem, die hierboven zijn beschreven. Deze mogen namelijk minder geavanceerd zijn in kleinere financiële instellingen of in instellingen met een lager WG/FT-risicoprofiel.