Opleiding en sensibilisering van het personeel

Wettelijk en reglementair kader

Memorie van toelichting van de antiwitwaswet

Commentaar en aanbevelingen van de NBB

De efficiëntie van het SWG/FTP-beleid van de financiële instellingen wordt in ruime mate bepaald door de bekwaamheid van hun personeel en hun vertegenwoordigers om bij te dragen aan de tenuitvoerlegging ervan. Deze bekwaamheid hangt af van hun technische kennis en van hun bewustzijn van de dringende noodzaak om WG/FT-verrichtingen te voorkomen, twee aspecten waarop de AMLCO dient toe te zien (zie pagina “Governance”).

1. Sensibilisering

De AMLCO moet het personeel van zijn financiële instelling bewustmaken van de WG/FT-risico’s waaraan zij is blootgesteld, rekening houdend met de meer algemene nationale en internationale context waarin zij haar activiteiten uitoefent, evenals van de redenen waarom deze risico’s beperkt moeten worden. Dit houdt in dat aan alle personeelsleden algemene informatie wordt verstrekt over SWG/FTP. Dit kan via verschillende kanalen gebeuren: brieven, intranet, vergaderingen, enz. Op die manier wordt het personeel op de hoogte gebracht en blijft het op de hoogte van de risico’s, met inbegrip van de methodes, tendensen en typologieën inzake WG/FT, en van de risicogebaseerde benadering die de financiële instelling hanteert om deze risico’s te beperken en te beheren.

2. Opleiding

Naast de algemene sensibilisering van het personeel, moet de AMLCO ook voorzien in een (theoretische en praktische) opleiding op het vlak van SWG/FTP, die ervoor moet zorgen dat de personen die met WG/FT-risico’s te maken hebben, effectief in staat zijn om de binnen de financiële instelling geldende SWG/FTG-maatregelen toe te passen. De NBB beveelt aan dat deze opleiding in de mate van het mogelijke wordt verstrekt door de AMLCO of door leden van zijn team, in voorkomend geval in samenwerking met de dienst die belast is met personeelsopleiding. Indien deze taak toch wordt uitbesteed aan een derde, moet de AMLCO erop toezien (i) dat de onderaannemer beschikt over de vereiste kennis inzake SWG/FT om de kwaliteit van de te verstrekken opleidingen te waarborgen, (ii) dat de randvoorwaarden voor deze uitbesteding worden vastgelegd en nageleefd en (iii) dat de inhoud van deze opleiding wordt afgestemd op de specifieke kenmerken van de betrokken financiële instelling en dat de door de AMLCO van deze instelling in het verleden opgedane praktijkervaring hierin goed tot uiting komt (zie hieronder).

Wat het toepassingsgebied ratione personae betreft moet de opleiding gericht zijn op alle personeelsleden (ongeacht hun statuut) van de financiële instelling die met WG/FT-risico’s te maken hebben, evenals op haar onafhankelijke agenten (dus niet de makelaars) en, als de financiële instelling een instelling voor elektronisch geld is, haar distributeurs.

De opleidingsmodaliteiten moeten aangepast zijn aan de organisatie van de financiële instelling en rekening houden met haar aard en omvang, evenals met haar WG/FT-risicoprofiel.

Het doel van de opleiding moet in verhouding staan tot de WG/FT-risico’s waarmee de personen die de opleiding volgen, geconfronteerd kunnen worden. Daarbij kan een onderscheid worden gemaakt tussen:

  • personeelsleden van de compliancefunctie die onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO vallen: er moet een grondige opleiding worden gegeven die alle aspecten van de SWG/FTP bestrijkt, om de financiële instelling i staat te stellen al haar verplichtingen ter zake na te komen;
  • personeelsleden die in contact staan met de cliënten of die belast zijn met de uitvoering van hun verrichtingen (aangestelden, agenten en distributeurs): de opleiding moet hen in staat stellen om op efficiënte wijze atypische verrichtingen op te sporen en de AMLCO zo snel mogelijk te waarschuwen overeenkomstig de interne procedures;
  • personen die procedures uitwerken dan wel computer- of andere toepassingen ontwikkelen die worden gebruikt in het kader van activiteiten die ten aanzien van het WG/FT-risico als gevoelig kunnen worden beschouwd: de opleiding dient hen in staat te stellen de SWG/FTP-problematiek op passende wijze in die procedures en toepassingen te integreren.

Het opleidingsprogramma kan verschillende sessies omvatten, waarvan de inhoud conform de antiwitwaswet wordt afgestemd op de functies van de betrokken personen en de mate waarin zij zijn blootgesteld aan WG/FT-risico's. In het algemeen beveelt de NBB echter aan dat de opleidingssessies in essentie de volgende punten bestrijken:

  1. alle Belgische wettelijke en reglementaire verplichtingen die van toepassing zijn op de financiële instelling op het vlak van SWG/FTP (algemene risicobeoordeling en -indeling, individuele risicobeoordeling, waakzaamheidsverplichtingen, opsporing en analyse van atypische verrichtingen, melding van vermoedens, embargo's, bevriezing van tegoeden, elektronische geldovermakingen, enz.);
  2. de interne organisatie, d.w.z. de risicogebaseerde benadering en de gedragslijnen, de procedures, en de implementatieprocessen die binnen de instelling zijn opgezet en het bestaan van een interne meldingsprocedure (interne whistleblowing);
  3. de binnen de instelling opgedane ervaring, en met name de in het verleden vastgestelde gevallen van atypische verrichtingen;
  4. de recente ontwikkelingen met betrekking tot het WG/FT-fenomeen in de praktijk (typologieën, risicofactoren, enz.);
  5. het bestaan van een procedure voor melding aan de NBB (externe whistleblowing: zie artikel 11, § 1, derde lid, van de antiwitwaswet).

De NBB wijst er ook op dat het noodzakelijk is dat de opleiding geactualiseerd wordt om rekening te houden met de ontwikkelingen in de wettelijke en reglementaire bepalingen en, meer in het algemeen, met alle wijzigingen die van invloed zijn op de organisatie van SWG/FTP.

Wat de frequentie van de opleidingen betreft, geldt dat ze zowel moeten worden verstrekt bij aanwerving van nieuwe werknemers (kortetermijnopleiding na indiensttreding) als doorlopend, telkens wanneer de kennis geactualiseerd moet worden, met name als gevolg van ontwikkelingen in de geïdentificeerde risico's of in de organisatie van de financiële instelling.

De NBB beveelt ook aan om een systeem op te zetten voor de monitoring van de opleidingen en om na te gaan of de werknemers de stof goed hebben begrepen. Hiertoe kan de medewerkers gevraagd worden om na de opleiding een test af te leggen. De financiële instelling moet ten opzichte van de NBB ook kunnen aantonen dat de werknemers die betrokken zijn bij het WG/FT-risico, evenals de agenten en de distributeurs, de opleidingen hebben gevolgd.