Artikel 80, § 2 van de Solvabiliteit II-wet bepaalt dat "het directiecomité [...] minstens eenmaal per jaar verslag uit[brengt] aan het wettelijk bestuursorgaan, de erkend commissaris en de Bank, over de beoordeling van de doeltreffendheid van het [...] governancesysteem en over de maatregelen die in voorkomend geval worden genomen om eventuele tekortkomingen aan te pakken".

Aldus houdt dit artikel voor de directiecomités van de verzekeringsondernemingen twee handelingen in:

• enerzijds de invoering van een methodologie om de beoordeling van de geschiktheid van het governancesysteem concreet uit te voeren; en
• anderzijds de opstelling en de jaarlijkse goedkeuring van een verslag over de beoordeling van de doeltreffendheid van het governancesysteem en de maatregelen die worden genomen om de vastgestelde tekortkomingen aan te pakken.

Op basis hiervan moeten de raden van bestuur van de verzekeringsondernemingen, krachtens artikel 77 van de Solvabiliteit II-wet, zelf "periodiek en minstens eenmaal per jaar de doeltreffendheid [beoordelen] van het [...] governancesysteem van de onderneming en de mate waarin het voldoet aan de verplichtingen die door [de Solvabiliteit II-wet] [...] zijn opgelegd", en erop toezien "dat het directiecomité de nodige maatregelen neemt om eventuele tekortkomingen aan te pakken".

14.3.1. Doelstellingen van de verslaggeving

De door het directiecomité van de verzekeringsondernemingen aan de raad van bestuur, de erkend commissaris en de Bank gerichte verslaggeving over de beoordeling van de doeltreffendheid van het governancesysteem heeft de volgende doelstellingen:

• erop toezien dat de onderneming controleert of aan alle wettelijke en regelgevende vereisten met betrekking tot het governancesysteem wordt voldaan en verifieert of de maatregelen die worden genomen om die naleving te waarborgen, doeltreffend zijn; en
• in voorkomend geval, de Bank in staat stellen de toepassing te volgen van de maatregelen waartoe het directiecomité zich heeft verbonden om eventuele tekortkomingen in het governancesysteem aan te pakken.

14.3.2. Wijzigingen ten opzichte van de "verslaggeving van de effectieve leiding over de interne controle"

De verslaggeving van het directiecomité over de beoordeling van de doeltreffendheid van het governancesysteem ligt in de lijn van de "verslaggeving van de effectieve leiding over de beoordeling van het internecontrolesysteem", waarvan de inhoud werd toegelicht in Circulaire CBFA_2009_26 van 24 juni 2009. De "verslaggeving over de interne controle" wordt namelijk vervangen door de "verslaggeving over de doeltreffendheid van het governancesysteem".

De belangrijkste wijzigingen in de "verslaggeving van het directiecomité over de beoordeling van de doeltreffendheid van het governancesysteem" ten opzichte van de "verslaggeving van de effectieve leiding over het internecontrolesysteem" zijn de volgende:

• een uitbreiding ratione materiae van het toepassingsgebied van de verslaggeving, die betrekking moet hebben op alle domeinen die deel uitmaken van het begrip 'governancesysteem' (cf. de in Bijlage 1 opgenomen domeinen );
• de afschaffing van het beschrijvende gedeelte over de organisatie, de werkzaamheden en het risicobeheer van de verzekeringsonderneming, in de verslaggeving inzake de interne controle, aangezien deze informatie reeds moet worden opgenomen in het RSR ("regular report to supervisor", cf. Hoofdstuk 15 van deze circulaire); en
• bijzondere aandacht, op het gebied van beoordeling, voor de aspecten met betrekking tot de doeltreffendheid van de in het kader van de implementatie van het governancesysteem genomen maatregelen.

14.3.3. Inhoud van de verslaggeving over de beoordeling van de doeltreffendheid van het governancesysteem

De verslaggeving van het directiecomité over de beoordeling van de doeltreffendheid van het governancesysteem dient twee delen te omvatten:

1. de tijdens het boekjaar uitgevoerde beoordeling van het governancesysteem; en
2. een overzicht van de maatregelen die werden of zullen worden genomen om eventuele vastgestelde tekortkomingen aan te pakken.

Bij het opstellen van deze twee delen wordt rekening gehouden met de aard, de omvang en de complexiteit van de risico’s die inherent zijn aan het bedrijfsmodel en aan de activiteiten van de ondereming.

§1. Beoordeling van het governancesysteem door het directiecomité (DEEL 1 van het verslag)

Deel 1 van het verslag vormt in feite een zelfbeoordeling (self assessment), door het directiecomité, van de verschillende bestanddelen van het governancesysteem. Deze zelfbeoordeling wordt uitgevoerd op basis van de in punt 14 hierboven toegelichte methodologie.

De Bank verwacht dat dit deel een beoordeling bevat van de verschillende in Bijlage 1 opgenomen domeinen (aanbevolen schema voor de verslaggeving van het directiecomité over de beoordeling van de doeltreffendheid van het governancesysteem). Er wordt opgemerkt dat dit schema overeenstemt met de structuur van het RSR zoals bepaald in Bijlage XX (20) van Gedelegeerde Verordening 2015/35.

Als de zelfbeoordeling voor een bepaald domein uitmondt in een positieve beoordeling van de geschiktheid van de maatregelen die in dat domein zijn genomen, gelet op de wettelijke vereisten, mag het verslag zich ertoe beperken dit te vermelden. Als tijdens het voorgaande boekjaar echter - in een specifiek domein - tekortkomingen werden vastgesteld, en als tijdens de beschouwde periode maatregelen werden genomen om deze situatie te verhelpen, geeft het directiecomité duidelijke toelichting bij deze tekortkomingen, bij de maatregelen die werden genomen en bij de elementen waarmee rekening werd gehouden om de positieve assessment van dat beoordeelde domein te rechtvaardigen.

Als een aspect daarentegen leidt tot een genuanceerde of zelfs negatieve beoordeling, moet dit in het verslag op een zodanig wijze worden toegelicht dat de raad van bestuur, de erkend commissaris en de Bank de vastgestelde tekortkomingen duidelijk kunnen identificeren.

§2. Overzicht van de maatregelen die werden of zullen worden genomen om de vastgestelde tekortkomingen aan te pakken (DEEL 2 van het verslag)

De Bank verwacht dat deel 2 van het verslag de lijst bevat van de maatregelen die het directiecomité heeft genomen of van plan is te nemen om eventuele tekortkomingen aan te pakken. Ook deze lijst van maatregelen volgt, in de mate van het mogelijke, de in Bijlage 1 van deze circulaire opgenomen structuur.

14.3.4. Vorm, "executive summary" en periodiciteit

§1. Vorm

Bijlage 1 van deze circulaire vormt een schema waarvan het gebruik door de Bank wordt aanbevolen, aangezien het om minimale controlepunten gaat. De ondernemingen dienen het aan te passen naargelang van hun organisatie en de risico's waaraan ze zijn blootgesteld. De vorm en de structuur van de verslaggeving dienen echter van jaar tot jaar consistent te zijn, zodat een vergelijking kan worden gemaakt en de ontwikkelingen kunnen worden geïdentificeerd. De verslaggeving wordt ondertekend door de persoon/personen die het directiecomité collegiaal kan/kunnen vertegenwoordigen en wordt via e-Corporate aan de Bank bezorgd.

§2. Opmaak van een samenvatting / "executive summary"

Het gedetailleerde verslag moet worden voorafgegaan door een samenvatting / "executive summary" waarin de belangrijkste aspecten van de twee delen van de verslaggeving worden samengevat:

1. De "high level" resultaten van de beoordeling van de acht onderdelen van de verslaggeving, met bijzondere aandacht voor ernstige tekortkomingen die na deze beoordeling werden vastgesteld; en
2. In voorkomend geval, een opsomming van de voornaamste maatregelen die de onderneming heeft genomen of van plan is te nemen om de vastgestelde tekortkomingen aan te pakken.

Aldus wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen de belangrijke en de minder belangrijke aspecten, teneinde meer gewicht te geven aan de boodschap van het verslag (cf. de mededeling van 16/11/2015 betreffende het verslag over de interne controle).

§3. Periodiciteit van het verslag

Het verslag wordt jaarlijks opgesteld. Het wordt aan de Bank en de erkend commissaris bezorgd. Het verslag wordt terzelfdertijd bezorgd als het RSR en het verslag over de solvabiliteit en de financiële positie (SFCR).

Het verslag over de doeltreffendheid van het governancesysteem moet via het eCorporate-platform aan de Bank worden bezorgd.