Mededeling F.2

De rol van de commissarissen bij de maatschappijen voor onderlinge borgstelling en hun betrekkingen met de Controledienst.

Brussel, 26 januari 2000

INLEIDING

De maatschappijen voor onderlinge borgstelling moeten krachtens artikel 44 van het koninklijk besluit van 30 april 1999 betreffende het statuut en de controle der maatschappijen voor onderlinge borgstelling minstens één commissaris aanstellen onder de leden van het Instituut der Bedrijfsrevisoren (1) of van het Instituut der Accountants (2)(zie ook punt II.3 en het laatste lid van punt II). Deze commissaris voert zijn opdracht uit onder het toezicht van de Controledienst voor de Verzekeringen.

In deze mededeling wordt de opdracht van deze commissaris toegelicht alsook de normen omschreven waaraan zijn verslag bestemd voor de Controledienst moet voldoen.

II. OPDRACHT VAN DE COMMISSARIS

Deze mededeling heeft uitsluitend betrekking op de rol van de commissaris ten aanzien van de Controledienst voor de Verzekeringen.

Artikel 44 van het koninklijk besluit van 30 april 1999 betreffende het statuut en de controle der maatschappijen voor onderlinge borgstelling vermeldt betreffende de opdracht van commissarissen aangeduid bij een maatschappij voor onderlinge borgstelling, dat artikel 40 van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen naar analogie van toepassing is. De opdracht van deze commissaris wordt als volgt gedefinieerd :

1° De commissaris brengt onmiddellijk elke overtreding van het koninklijk besluit van 30 april 1999 betreffende het statuut en de controle der maatschappijen voor onderlinge borgstelling ter kennis van de beheerders, alsmede alles wat volgens hem van die aard lijkt om de financiële toestand van de maatschappij voor onderlinge borgstelling in gevaar te brengen.

2° De commissaris brengt onmiddellijk de Controledienst voor de Verzekeringen op de hoogte van elk feit of beslissing waarvan hij kennis heeft genomen in de uitoefening van zijn opdracht of van elke andere wettelijke opdracht en die van aard is :

a) om een overtreding ten gronde uit te maken van de bepalingen van het koninklijk besluit van 30 april 1999 betreffende het statuut en de controle der maatschappijen voor onderlinge borgstelling of van andere specifieke voorschriften ;

b) om de continuïteit van het beheer van de maatschappij voor onderlinge borgstelling te schaden ;

c) om de weigering van de waarmerking van de jaarrekeningen of het uitbrengen van voorbehouden tot gevolg te hebben.

De verplichtingen bedoeld in de punten 1 en 2 zijn eveneens van toepassing op de commissaris die zijn opdracht uitoefent bij een maatschappij voor onderlinge borgstelling voor de feiten en beslissingen waarvan hij kennis zou hebben genomen in het kader van gelijkaardige opdrachten, uitgeoefend bij een onderneming die met deze maatschappij voor onderlinge borgstelling een nauwe band heeft, die het gevolg is van een controleverbondenheid in de betekenis van het koninklijk besluit van 8 oktober 1976 betreffende de jaarrekening van ondernemingen.

De bekendmaking te goeder trouw aan de Controledienst voor de Verzekeringen door de commissarissen van de feiten of beslissingen bedoeld in de punten 2a en 2b, betekent geen overtreding van een of andere beperking op de bekendmaking van informatie opgelegd door een contract of door een wettelijke of bestuursrechtelijke bepaling en heeft voor de betrokken personen geen enkele aansprakelijkheid van enige aard tot gevolg.

3° Tot de taak van de commissaris behoort ook de opdracht zoals die is vastgelegd in de wetten op de handelsvennootschappen. Inzonderheid vestigen wij de aandacht op de verplichting van de commissaris in zijn verslag gericht aan de Controledienst nauwkeurig en duidelijk het voorbehoud en bezwaar die hij meent te moeten maken te vermelden. Zo niet dan vermeldt hij uitdrukkelijk dat hij geen voorbehoud noch bezwaar te maken heeft.
Dit veronderstelt dat de commissaris wettelijk bevoegd is voor het opstellen van een verslag zoals bedoeld in artikel 65 van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen. Hieruit volgt dat uitsluitend leden van het Instituut der Bedrijfsrevisoren de taak van commissaris zoals bedoeld in artikel 44 van het eerder vermelde koninklijk besluit van 30 april 1999 en in deze mededeling, mogen uitoefenen.

4° De commissaris brengt verslag uit aan de Controledienst over de financiële toestand en het beheer van de maatschappij voor onderlinge borgstelling telkens de Controledienst erom verzoekt en, wanneer dit niet het geval is, tenminste eenmaal per jaar.

De jaarlijkse algemene beoordeling van de commissaris over de financiële toestand en het beheer is het belangrijkste werk, vooral wanneer de onderneming onder bijzonder toezicht staat en zeker indien haar een herstel- of financieringsplan werd opgelegd.

De Controledienst wenst een commentaar te krijgen over de politiek van de maatschappij voor onderlinge borgstelling betreffende alle beslissingen die het resultaat beïnvloeden : de politiek van onderschrijving, de politiek van vestiging van de voorzieningen, de keuzes in verband met het herwaarborgen, de beleggingspolitiek, het beheer van de algemene kosten (overdreven uitgaven).

Zo moet elke verslechtering van het resultaat het voorwerp uitmaken van een commentaar van de commissaris.

In het geval dat de commissaris zijn commentaar over het beheer van de maatschappij voor onderlinge borgstelling wenst uit te breiden zendt hij een bijkomend verslag aan de Controledienst.

De Controledienst kan bijzondere beoordelingsverslagen eisen indien de toestand zulks vereist.

5° De commissaris die kennis heeft van een beslissing van de maatschappij voor onderlinge borgstelling, waarvan de uitvoering een misdrijf zou uitmaken, stelt zijn veto tegen deze uitvoering en meldt dit onverwijld aan de Controledienst. Het veto heeft opschortende werking gedurende acht dagen.

Deze verplichtingen zijn van permanente aard en moeten niet enkel nageleefd worden bij het opstellen van de periodieke documenten mede te delen aan de Controledienst, maar eveneens bij onderzoeken van de commissaris in de maatschappij.

Het is van belang dat de commissarissen het verslag dat zij dienen te maken in de hoedanigheid van commissaris voor de algemene vergadering van vennoten in toepassing van de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen, niet verwarren met datgene dat zij dienen te maken voor de Controledienst overeenkomstig artikel 44 van het koninklijk besluit van 30 april 1999 betreffende het statuut en de controle der maatschappijen voor onderlinge borgstelling. Zoals reeds vermeld onder punt II.3, moet het verslag bestemd voor de Controledienst opgesteld worden door een commissaris lid van het Instituut der Bedrijfsrevisoren.

III. AANBEVELINGEN BETREFFENDE DE VORM EN DE INHOUD VAN DE VERSLAGEN VAN DE COMMISSARISSEN BESTEMD VOOR DE CONTROLEDIENST.

De commissarissen worden verzocht hun verslag rechtstreeks aan de Controledienst te zenden.

Alle verslagen moeten getypt, gedagtekend en ondertekend worden ; ze moeten het codenummer van de maatschappij voor onderlinge borgstelling vermelden.

De Controledienst verzoekt de commissarissen hun verslag op te stellen zoals weergegeven in het type schema opgenomen als bijlage 2 bij deze mededeling. Alle punten van dit schema moeten systematisch in elk verslag behandeld worden. Indien een commissaris oordeelt dat een punt niet van toepassing is, vermeldt hij dit in zijn verslag samen met de reden ervan.

Het spreekt vanzelf dat bepaalde punten die niet in het schema zijn voorzien door de commissaris kunnen of moeten worden toegevoegd indien ze belangrijk blijken voor de uitoefening van de controleopdracht van de Controledienst op de maatschappij voor onderlinge borgstelling.

IV. KWARTAALSTATEN VAN DE MAATSCHAPPIJEN VOOR ONDERLINGE BORGSTELLING.

De commissaris moet op de kwartaalstaat zelf de juistheid van de daarop verstrekte inlichtingen waarmerken ; hij maakt slechts een afzonderlijk verslag op indien hij zulks nodig acht.

Deze waarmerking houdt in dat de doorlopende inventaris van het bijzonder vermogen overeenkomstig de bepalingen van artikel 32 van het koninklijk besluit van 30 april 1999 betreffende het statuut en de controle der maatschappijen voor onderlinge borgstelling bijgehouden wordt.

V. NA TE KOMEN TERMIJNEN VOOR HET OPSTUREN VAN DE DOCUMENTEN.

De aandacht van de commissarissen wordt vooral gevestigd op de termijnen voor het indienen van de jaarrekeningen en van de kwartaalstaten bij de Controledienst.

De ontwerpen van jaarrekening, wijzigingen van statuten en beslissingen die een weerslag kunnen hebben op de borgstellingsovereenkomsten in het algemeen moeten uiterlijk drie weken voor de algemene vergadering van vennoten bij de Controledienst voor de Verzekeringen worden ingediend. De kwartaalstaten moeten uiterlijk binnen de maand volgend op het betrokken kwartaal bij de Controledienst voor de Verzekeringen ingediend worden.

Daar deze documenten door de commissaris moeten worden gewaarmerkt, dienen de verslagen van de commissarissen beschikbaar te zijn op de dag dat de documenten bij de Controledienst worden ingediend.

De commissarissen moeten er dus voor zorgen dat ze de documenten betreffende de jaarrekening tijdig ontvangen om zelf hun verslag binnen de hogergenoemde termijnen te kunnen opstellen en in te dienen. Indien die termijnen, om welke reden ook, niet kunnen nagekomen worden, moeten de commissarissen de Controledienst verwittigen zodra ze daarvan in kennis worden gesteld.

VI. OVER TE MAKEN DOCUMENTEN.

De maatschappijen voor onderlinge borgstelling worden verzocht deze mededeling over te maken aan hun commissaris. Tevens moeten ze de identiteit van de door hen aangestelde commissaris aan de Controledienst mededelen ; hiervoor gebruiken ze het document dat als bijlage 1 aan deze mededeling is gehecht.

De Voorzitter,

Willy P. LENAERTS.

Bijlagen

(1)Instituut der Bedrijfsrevisoren opgericht bij de wet van 22 juli 1953.

(2)Instituut der Accountants opgericht door de wet van 21 februari 1985.