Overeenkomstig de artikelen 61 en 62, § 1 van de bankwet dienen de leden van het wettelijk bestuursorgaan, de leden van het directiecomité, de effectieve leiders en de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties de nodige tijd te besteden aan de uitoefening van hun functies in de instelling. Dit algemeen principe wordt nader gepreciseerd in §§ 1 tot en met 9 van artikel 62 van de bankwet en in het reglement van de NBB van 9 november 2021 met betrekking tot de uitoefening van externe functies door leiders en verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties.

Samengevat moeten instellingen interne regels voor externe functies vaststellen en naleven met een drieledig doel: (i) de beschikbaarheid vrijwaren, (ii) belangenconflicten voorkomen en (iii) de openbaarmaking van de externe functies waarborgen. De instellingen moeten een beoordeling in concreto uitvoeren van de impact die de externe functies hebben op de functie/mandaten die wordt/worden uitgeoefend door de leiders en de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties. In dit kader dient voorafgaande toestemming te worden verleend door het wettelijk bestuursorgaan of het directiecomité op basis van een dossier waarvan de minimuminhoud is vastgesteld in het reglement van 9 november 2021. Instellingen moeten externe functies (met uitzondering van die welke worden uitgeoefend door de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties) openbaar maken via hun jaarverslag of op hun website en ter kennis brengen van de NBB via de “fit & proper”-formulieren “Nieuwe benoeming” of “Nieuwe elementen”^[1].

Voor significante instellingen in de zin van artikel 3, 30° van de bankwet bevat deze wet ook specifieke kwantitatieve beperkingen aangaande de cumul van mandaten.  Voor nadere informatie over de toepassing van deze kwantitatieve beperkingen en de berekeningswijze van de mandaten zij verwezen naar punt 2.1.2. van mededeling NBB_2022_19 van 12 juli 2022.

Wat betreft de andere regels voor de uitoefening van externe functies zij verwezen naar het reglement van de NBB van 9 november 2021 en mededeling NBB_2022_19 van 12 juli 2022.

^[1] In artikel 62, § 8 van de bankwet wordt meer specifiek bepaald dat de NBB onverwijld in kennis moet worden gesteld van de externe functies die worden uitgeoefend door de bestuurders en de effectieve leiders, met uitzondering van de effectieve leiders van het niveau “N-1” (en niet van de functies die worden uitgeoefend door de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties). In de praktijk mag van deze kennisgevingsverplichting enkel worden afgeweken voor de kennisgeving van nieuwe externe functies die worden verricht tijdens het uitoefenen van een andere functie (via het formulier “Nieuwe elementen”). Deze beperking doet ook geen afbreuk aan de verplichting voor de instellingen om deze informatie jaarlijks te actualiseren in het eManex-platform, dat een overzicht biedt van alle externe functies die worden uitgeoefend door bestuurders, effectieve leiders en verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties.