Fit & proper

Algemeen

Overeenkomstig artikel 19 van de bankwet dienen de bestuurders, effectieve leiders en verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties van instellingen permanent te beschikken over de voor hun functie vereiste deskundigheid en professionele betrouwbaarheid. De geschiktheidsbeoordeling (“suitability assessment”) van deze personen wordt vaak omschreven als de beoordeling van hun zogenaamde “fit & proper”-karakter.

De “fit & proper”-beoordeling valt in de eerste plaats onder de verantwoordelijkheid van de instelling zelf, maar de prudentiële toezichthouder is bevoegd om te beoordelen of de kandidaten beschikken over de nodige kwaliteiten. Krachtens de artikelen 60 en 61 van de bankwet dienen voorgenomen benoemingen meegedeeld en ter voorafgaande goedkeuring voorgelegd te worden aan de toezichthouder.

Het Fit & Proper-handboek van de NBB verduidelijkt de voor de geschiktheidsbeoordeling te gebruiken beoordelingscriteria, de verwachtingen ten aanzien van de instellingen op dit gebied en het door de toezichthouder gehanteerde “fit & proper”-beleid, zowel qua inhoud als qua procedure.

Effectieve leiding

In het kader van de wettelijke “fit & proper”-bepalingen is het begrip “effectieve leiding” van belang. Dit begrip wordt gedefinieerd in artikel 1, 11° van het reglement van de NBB van 9 november 2021 met betrekking tot de uitoefening van externe functies door leiders en verantwoordelijken voor een onafhankelijke controlefunctie van gereglementeerde ondernemingen.

Volgens deze definitie is een effectieve leider een persoon die deelneemt aan de effectieve leiding van de instelling, namelijk:

  1. wanneer er een directiecomité is opgericht, een lid van het directiecomité en iedere andere persoon van een hiërarchisch niveau net daaronder, voor zover die persoon een rechtstreekse en doorslaggevende invloed kan uitoefenen op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de instelling, met inbegrip van de leiders van bijkantoren in het buitenland;
  2. wanneer er geen dergelijk comité is opgericht, de personen die een rechtstreekse en doorslaggevende invloed kunnen uitoefenen op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de instelling.

De effectieve leiding bestaat aldus uit de leden van het directiecomité en de personen van een hiërarchisch niveau net daaronder (het zogenaamde “DC-1”-niveau), voor zover deze personen een rechtstreekse en doorslaggevende invloed kunnen uitoefenen op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de instelling.

Indien er, overeenkomstig artikel 26 van de bankwet, binnen de instelling geen directiecomité is opgericht als gevolg van een afwijking toegestaan door de toezichthouder, wordt de “effectieve leiding” gevormd door de uitvoerende bestuurders en de personen die, zonder de hoedanigheid van bestuurder of zaakvoerder te hebben, door de instelling als effectieve leiders worden beschouwd wegens de rechtstreekse en doorslaggevende invloed die zij kunnen uitoefenen op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de instelling.

Op grond van artikel 86 van de bankwet maken ook de leiders van bijkantoren in het buitenland (binnen de EER of in een derde land) deel uit van de effectieve leiding.

De personen die verantwoordelijk zijn voor de onafhankelijke controlefuncties worden in het kader van die functies niet als effectieve leiders beschouwd, als gevolg van de onafhankelijkheid die bij de uitoefening van deze functies in acht moet worden genomen en die onverenigbaar is met de uitoefening van de beslissingsbevoegdheid die inherent is aan de activiteiten van de instelling.

De instelling dient zelf te bepalen welke personen deel uitmaken van de effectieve leiding. Sedert enkele jaren al raadt de toezichthouder aan dat het directiecomité of, wanneer er geen directiecomité is, het wettelijk bestuursorgaan via een formele beslissing, een lijst met namen en/of functies opstelt van de personen die, zonder bestuurder te zijn, als effectieve leiders moeten worden beschouwd.

Ofschoon alle effectieve leiders dienen te voldoen aan de eigenschappen geformuleerd in artikel 19 van de bankwet, dient de benoeming bij instellingen die een directiecomité hebben, van effectieve leiders die geen lid zijn van het directiecomité of van het wettelijk bestuursorgaan, niet voorafgaandelijk meegedeeld of ter goedkeuring voorgelegd worden aan de toezichthouder. Concreet gaat het om de personen van een hiërarchisch niveau net onder dat van het directiecomité, die een rechtstreekse en doorslaggevende invloed uitoefenen op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de instelling (“DC-1”-niveau). Die personen moeten de kwaliteiten hebben die van alle effectieve leiders worden verlangd conform artikel 19 van de bankwet. Het is in de eerste plaats de instelling zelf die hierop moet toezien. Zoals echter in het Fit & Proper-handboek van de NBB wordt toegelicht, controleert de toezichthouder niet voorafgaandelijk of deze personen voldoen aan de voornoemde voorwaarden op basis van artikel 60 van de bankwet, maar gebeurt dit in het kader van het doorlopend toezicht dat op de instelling wordt uitgeoefend.

Personeelsleden van de instelling

Hoewel de “fit & proper”-beoordeling als bepaald in de bankwet een beperkt toepassingsgebied ratione personae heeft, spreekt het voor zich dat de prudentiële verwachtingen met betrekking tot de geschiktheidsbeoordeling die zijn opgenomen in het Fit & Proper-handboek van de NBB ook in overweging moeten worden genomen voor het rekruterings-, evaluatie- en opleidingsbeleid voor alle medewerkers van een instelling. Dit onderwerp maakt deel uit van het permanente toezicht op de governance (zie de punten “Organisatiestructuur” en “Kader voor interne controle” van dit handboek).