Fit & proper

Algemeen

Overeenkomstig artikel 19 van de Bankwet dienen de bestuurders, effectieve leiders en verantwoordelijken van onafhankelijke controlefuncties van kredietinstellingen permanent te beschikken over de voor hun functie vereiste deskundigheid en professionele betrouwbaarheid. De geschiktheidsbeoordeling van deze personen wordt vaak omschreven als de beoordeling van hun zogenaamde "fit & proper" karakter.

Hoewel het in de eerste plaats aan de instellingen zelf toekomt om geschikte personen te selecteren en aan te houden, maakt de "fit & proper" beoordeling deel uit van het prudentieel toezicht. Luidens de artikelen 60 en 61 dienen voorgenomen benoemingen voorafgaandelijk meegedeeld en ter goedkeuring voorgelegd worden aan de toezichthouder.

In het handboek voor het beoordelen van de deskundigheid en professionele betrouwbaarheid wordt aangegeven hoe de toezichthouder de wettelijke "fit & proper" bepalingen invult en hoe deze te werk zal gaan bij zogenaamde "fit & proper" beoordelingen. Zowel de inhoudelijke als de procesmatige aspecten van de beoordelingen komen daarbij aan bod.

Effectieve leiding

In het kader van de wettelijke “fit & proper” bepalingen is het begrip “effectieve leiding” van belang.

De effectieve leiding refereert aan de groep van personen, al dan niet bestuurders, waarvan de functie binnen de instelling impliceert dat ze op het hoogste niveau een rechtstreekse en beslissende invloed uitoefenen op het beheer van de bedrijfsactiviteit.

De effectieve leiding bestaat aldus uit de leden van het directiecomité en de personen van een hiërarchisch niveau net daaronder (het zogenaamde “DC-1” niveau), voor zover deze personen een rechtstreekse en doorslaggevende invloed kunnen uitoefenen op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de instelling.

Indien er, overeenkomstig artikel 26 van de Bankwet, binnen de instelling geen directiecomité is opgericht als gevolg van een afwijking toegestaan door de toezichthouder, wordt onder "effectieve leiding" de personen verstaan die op het hoogste niveau deelnemen aan het bestuur van de instelling, d.w.z. de uitvoerende bestuurders evenals de personen die, zonder de hoedanigheid van bestuurder of zaakvoerder te hebben, door de instelling als effectieve leiders worden beschouwd wegens de rechtstreekse en doorslaggevende invloed die zij kunnen uitoefenen op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de instelling.

Bovendien gaat de toezichthouder ervan uit dat de leiders van de in de EER gevestigde bijkantoren van kredietinstellingen naar Belgisch recht ook deel uitmaken van de effectieve leiding (zie art. 1, 11° van het reglement van de Nationale Bank van België van 6 december 2011 met betrekking tot de uitoefening van externe functies door leiders van gereglementeerde ondernemingen). Dit is wettelijk verankerd in artikel 86 van de Bankwet.

De personen die verantwoordelijk zijn voor de onafhankelijke controlefuncties worden in het kader van die functies niet als effectieve leiders beschouwd, als gevolg van de onafhankelijkheid die bij de uitoefening van deze functies in acht moet worden genomen en die onverenigbaar lijkt met de uitoefening van de beslissingsbevoegdheid die inherent is aan de activiteiten van de instelling. Aangezien zij een aanzienlijke invloed hebben op de koers van de instelling, worden zij echter wel beschouwd als medewerkers met een sleutelfunctie, als gedefinieerd in de EBA/GL/2017/12.

De instelling dient zelf te bepalen welke personen deel uitmaken van de effectieve leiding. Sedert enkele jaren al raadt de toezichthouder het directiecomité of, wanneer er geen directiecomité is, het wettelijk bestuursorgaan aan om via een formele beslissing (die rekening houdt met de effectieve besluitvorming met betrekking tot haar activiteiten), een lijst met namen of functies op te stellen van de personen die, zonder bestuurder te zijn, als effectieve leiders moeten worden beschouwd.

Ofschoon alle effectieve leiders dienen te voldoen aan de eigenschappen geformuleerd in artikel 19 van de Bankwet, dient de benoeming bij kredietinstellingen die een directiecomité hebben, van effectieve leiders die geen lid zijn van het directiecomité of van het wettelijk bestuursorgaan, niet voorafgaandelijk meegedeeld en ter goedkeuring voorgelegd worden aan de toezichthouder. Concreet gaat het om de personen van een hiërarchisch niveau net onder dat van het directiecomité, die een rechtstreekse en doorslaggevende invloed uitoefenen op het beheer van alle of bepaalde activiteiten van de instelling (“DC-1” niveau). Die personen worden eveneens beschouwd als medewerkers met een sleutelfunctie als gedefinieerd in de EBA/GL/2017/12, en moeten uiteraard de eigenschappen hebben die van alle effectieve leiders worden verlangd conform artikel 19 van de Bankwet. Het is in de eerste plaats de kredietinstelling zelf die hierop moet toezien. Het voldoen van deze personen aan de voornoemde voorwaarden maakt echter niet het voorwerp uit van een voorafgaandelijke goedkeuring door de toezichthouder op basis van artikel 60 van de Bankwet; dit gebeurt in het kader van het doorlopend toezicht dat op de instelling wordt uitgeoefend. Hiermee wordt uitdrukking gegeven aan de wens om de versterking van dit toezicht, voor wat betreft de leiders, te richten op de personen die op het hoogste niveau deelnemen aan het bestuur van de instelling en lid zijn van haar organen.

Personeelsleden van de instelling

Ook al hebben de wettelijke “fit & proper” bepalingen betrekking op individuele beoordelingen van een welbepaalde scope van personen, toch spreekt het voor zich dat het onderwerp ook vanuit de vereiste van een "passende organisatie en adequate interne controle" voor de instelling als geheel dient te worden bekeken. Zo wordt een behoorlijk recruterings-, evaluatie- en opleidingsbeleid voor het geheel van medewerkers van een instelling beschouwd als onderdeel van deugdelijk bestuur.