Governanceregels voor Belgische kredietinstellingen en Belgische (gemengde) financiële holdings die deel uitmaken van een groep waarvoor een instelling die onder het recht van een andere lidstaat ressorteert, verantwoordelijk is

Voor Belgische kredietinstellingen en Belgische (gemengde) financiële holdings die deel uitmaken van groepen waarvoor een instelling die onder het recht van een andere lidstaat ressorteert, verantwoordelijk is, moet ervoor worden gezorgd dat de organisatie en aansturing van de groep geen afbreuk doen aan de verantwoordelijkheid van het wettelijk bestuursorgaan en het directiecomité van de Belgische instelling voor de bedrijfsvoering van de betrokken instelling.

Basisbeginsel

Voor de prudentiële beoordeling van de governance op het niveau van de groep wordt ervan uitgegaan dat de onder het recht van een andere lidstaat ressorterende instelling die verantwoordelijk is voor de groep en haar dochterondernemingen, met inbegrip van de Belgische dochteronderneming(en), zich op elkaar afstemmen en functioneren in een transparant en evenwichtig geheel dat is gericht op een optimaal bestuur van de afzonderlijke onder toezicht staande instellingen en een passende opvolging van de risico's waaraan de afzonderlijke instellingen en de groep in zijn geheel zijn onderworpen.

In dit verband is het de instelling die verantwoordelijk is voor de groep, als de entiteit die het algemeen beleid en de strategie van de groep bepaalt, die de groep optimaal bestuurt, met inachtneming van de rechtspersoonlijkheid van de verschillende dochterondernemingen, onverminderd de maatregelen die de instelling die verantwoordelijk is voor de groep kan nemen om het reputatierisico te beheersen dat kan voortvloeien uit ongepast gedrag van een dochteronderneming. Overeenkomstig paragraaf 86 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05 houdt de onder het recht van een andere lidstaat ressorterende instelling die verantwoordelijk is voor de groep rekening met de belangen van al haar dochterondernemingen en met de wijze waarop de strategieën en het beleid op lange termijn bijdragen tot de belangen van elke dochteronderneming en tot de belangen van de groep als geheel.

Taakverdeling tussen de onder het recht van een andere lidstaat ressorterende instelling die verantwoordelijk is voor de groep en de Belgische dochteronderneming

De dochteronderneming dient ervoor te zorgen dat de noodzakelijke samenhang binnen de groep niet wordt ondermijnd en dat de informatie voldoende stroomopwaarts en stroomafwaarts binnen de geconsolideerde groep kan worden verspreid.

Onverminderd de rol die de instelling die verantwoordelijk is voor de groep in dit verband speelt, moeten ook de bestuursorganen van de Belgische dochteronderneming erover waken dat het bestuur van de groep voldoet aan de regels en verplichtingen waaraan de dochteronderneming als zelfstandige rechtspersoon en als gereglementeerde instelling is onderworpen. Het wettelijk bestuursorgaan en het directiecomité van de Belgische dochteronderneming zien er in het bijzonder op toe dat de organisatie van de groep voldoet aan de regels en verplichtingen waaraan die Belgische dochteronderneming als zelfstandige rechtspersoon en gereglementeerde instelling is onderworpen. Zij waken er onder meer over dat beslissingen of praktijken op groepsniveau niet indruisen tegen: (i) wettelijke en reglementaire bepalingen, of prudentiële regels waaraan de dochteronderneming is onderworpen; (ii) regels en technische voorschriften of codes die de activiteit onder statuut regelen; (iii) het gezond en voorzichtig beleid en het financieel evenwicht van de dochteronderneming; of nog (iv) de belangen van haar eigen deelgenoten en de bescherming van de deposanten.

Beheer van belangenconflicten binnen de groep

Conflicterende belangen op het niveau van de groep moeten worden geïdentificeerd, voorkomen of beheerd. Het kan gaan om onder andere:

belangenconflicten als gevolg van het uitoefenen van activiteiten die onderling conflicten kunnen genereren;
intragroeptransacties en kapitaalverdeling binnen de groep;
divergerende belangen tussen de instelling die verantwoordelijk is voor de groep en dochterondernemingen of dochterondernemingen onderling, bv. inzake de toewijzing van corporate of regulatory opportunities;
groepsbeslissingen die voor de verschillende metiers die worden uitgeoefend door de verschillende dochterondernemingen een verschillende impact hebben op het beheer van hun financiële positie.

Bij de uitoefening van hun vennootschappelijke opdracht moeten de bestuurders van de dochteronderneming beschikken over passende middelen om het vennootschappelijk belang van de instelling in betrokkenheid met haar deelgenoten te vrijwaren. Daartoe dienen groepsinterne mechanismen te worden ingesteld die toelaten om bepaalde groepsbeslissingen of –praktijken die aanleiding zouden kunnen geven tot een belangenconflict binnen de groep te onderkennen en onder de aandacht te brengen van de bestuursorganen van de dochteronderneming en de instelling die verantwoordelijk is voor de groep. In geval van intragroepverrichtingen of -transacties die mogelijk materieel zijn voor de dochteronderneming, is het gepast een ad-hoccomité van onafhankelijke bestuurders in te stellen dat een advies uitbrengt dat door het wettelijk bestuursorgaan van de dochteronderneming in overweging moet worden genomen, over het belang van de dochteronderneming in de context van dergelijke intragroepverrichtingen of -transacties.

Afhankelijk van het bestuursmodel dat de groep hanteert, moeten deze interne mechanismen ook steunen op bijvoorbeeld een robuuste toezichtsfunctie binnen het wettelijk bestuursorgaan van de dochteronderneming, de aanwezigheid in de beleidsbepalende organen van de dochteronderneming van bestuurders die onafhankelijk zijn van de instelling die verantwoordelijk is voor de groep of subgroep, of het bestaan van doeltreffende onafhankelijke controlefuncties binnen de dochteronderneming.