Interne en externe melding (whistleblowing)
Wettelijk en regelgevend kader:
- Bankwet: Art. 21, § 1, 8° (interne melding)
- Andere wetten:
- Organieke wet van de NBB: Art. 36/7/1 (externe melding)
- Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (ter omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden)
- Relevante thematische NBB-circulaires:
- Internationale referentiedocumenten:
- Richtsnoeren EBA/GL/2021/05 van 2 juli 2021 inzake interne governance => paragrafen 132 tot en met 140
Interne melding
De naleving van de regelgeving, de ondernemingswaarden en de interne gedragscodes, en de doeltreffendheid van de interne controle van de instelling worden bevorderd wanneer de medewerkers over kanalen beschikken om te goeder trouw legitieme bekommernissen inzake betekenisvolle inbreuken op deze regelgeving, ondernemingswaarden en codes of inzake onethisch of illegaal gedrag in verband met aspecten die onder de bevoegdheid en het toezicht van de instelling vallen, intern mee te delen. In dit verband zorgen de instellingen voor de invoering en instandhouding van passende beleidslijnen en procedures om hun medewerkers in staat te stellen potentiële of feitelijke inbreuken op regelgevings- of interne vereisten, waaronder met name vereisten die worden opgelegd door de bankwet en door Verordening nr. 575/2013, of op regelingen inzake interne governance, intern via een specifiek, onafhankelijk en autonoom kanaal te melden.
De goede werking van de meldingsregeling hangt af van duidelijke regels en procedures, die precies aangeven waarover er meldingen kunnen worden verricht en in welke verschillende stappen de procedure voorziet. De procedures voor interne melding moeten voldoen aan de criteria van de wet tot omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden, die het opzetten van interne en externe meldingskanalen en de verwerking van meldingen regelt, van de bijbehorende NBB-circulaire en van paragraaf 138 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05. De leiding ziet erop toe dat de informatie die door interne melders wordt verstrekt, effectief wordt onderzocht en dat de nodige maatregelen worden getroffen om mistoestanden aan te pakken.
De regeling dient in overeenstemming te zijn met de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Adviezen van de ter zake bevoegde autoriteiten kunnen de instellingen helpen om hun regeling aan die bepalingen te toetsen. In dit verband zij verwezen naar de paragrafen 132 tot en met 138 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05 (toekomstige wetgeving: wet tot omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1937).
Externe melding
De NBB en de ECB hebben systemen opgezet voor de melding van inbreuken. De praktische modaliteiten van het door de NBB opgezette meldingssysteem zijn beschikbaar op de website van de NBB, onder de rubriek die gewijd is aan de melding van inbreuken[1]. De NBB beveelt aan dat de instellingen ervoor zorgen dat in het kader van de opleidingssessies in een geschreven document wordt verwezen naar het systeem voor externe melding van de NBB.
Artikel 36/7/1 van de wet van 22 februari 1998 tot vaststelling van het organiek statuut van de NBB (toekomstige wetgeving: wet tot omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1937) bepaalt dat tegen een persoon die een melding verricht geen burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen mogen worden ingesteld of professionele sancties mogen worden uitgesproken, dat deze persoon niet nadelig of discriminatoir mag worden behandeld en dat zijn arbeidsovereenkomst niet mag worden beëindigd. De NBB kan een administratieve sanctie opleggen aan instellingen die dit verbod overtreden.
De NBB mag de in het kader van een melding verstrekte gegevens enkel gebruiken om haar wettelijke opdrachten te vervullen. Voor deze gegevens geldt de regeling inzake de verscherpte bescherming van de vertrouwelijkheid die vastgelegd is in artikel 36/7/1, § 2 van de wet van 22 februari 1998 tot vaststelling van het organiek statuut van de NBB (toekomstige wetgeving: wet tot omzetting van Richtlijn (EU) 2019/1937). Derhalve wordt de bescherming gewaarborgd van de persoon die de melding verricht en van de persoon die bij de melding is betrokken.
[1] Er zij opgemerkt dat dit systeem voor de melding van inbreuken aan de NBB niet specifiek bedoeld is voor inbreuken op de bankwet, maar ook geldt voor andere prudentiële regelgeving en voor de antiwitwasregelgeving.