Artikel 43 van de bankwet stelt als vergunningsvoorwaarde voor kredietinstellingen naar Belgisch recht dat hun hoofdbestuur moet zijn gevestigd in België, d.w.z. in dezelfde lidstaat als hun statutaire zetel. Deze wettelijke verplichting vloeit voort uit de Europese Richtlijn 95/26/EG van 29 juni 1995 (de zogenoemde “BCCI-richtlijn”)^[1].

Het begrip “hoofdbestuur” moet worden opgevat in de zin van artikel 48 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en slaat dus op het begrip “werkelijke zetel”, namelijk de plaats waar de voornaamste beslissingen van de instelling worden genomen en waar haar bedrijfsvoering effectief plaatsheeft. Het gaat hierbij om de administratieve hoofdvestiging en niet om de belangrijkste bedrijfszetel. Onder “hoofdbestuur” wordt dus verstaan de plaats van waar de instelling wordt bestuurd en waar haar organen gewoonlijk bijeenkomen.

De technologische middelen die worden aangewend voor de besluitvorming op afstand bemoeilijken de afbakening van het begrip “hoofdbestuur”. Om te kunnen concluderen dat het “zenuwcentrum” van de bedrijfsvoering van een instelling met een grensoverschrijdende organisatie zich in België bevindt en dat de instelling in kwestie dus voldoet aan de wettelijke voorwaarde om haar hoofdbestuur in België te hebben, moeten de leden van het directiecomité en de verantwoordelijken voor de onafhankelijke controlefuncties voldoende beschikbaar zijn in België.

Daarnaast moeten deze personen binnen een redelijke termijn elk verzoek van de NBB kunnen vervullen, met inbegrip van verzoeken om gesprekken die hun fysieke aanwezigheid hetzij op de zetel van de instelling, hetzij in de gebouwen van de NBB impliceren. Hetzelfde geldt voor de leden van het wettelijk bestuursorgaan, hoewel hun meer flexibiliteit kan worden toegestaan.

Tot slot wordt aanbevolen dat alle verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties^[2] worden ingeschreven in het personeelsregister van de instelling en dat de meerderheid van de vergaderingen van het wettelijk bestuursorgaan en het directiecomité op het Belgisch grondgebied wordt gehouden, in de zetel van de instelling.

^[1] Richtlijn 95/26/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 juni 1995 tot wijziging van de Richtlijnen 77/780/EEG en 89/646/EEG op het gebied van kredietinstellingen, de Richtlijnen 73/239/EEG en 92/49/EEG op het gebied van het schadeverzekeringsbedrijf, de Richtlijnen 79/267/EEG en 92/96/EEG op het gebied van het levensverzekeringsbedrijf, Richtlijn 93/22/EEG op het gebied van beleggingsondernemingen en Richtlijn 85/611/EEG op het gebied van instellingen voor collectieve belegging in effecten (icbe’s), teneinde het bedrijfseconomische toezicht te versterken.
^[2] Dit geldt ook in organisatiemodellen waarbij onafhankelijke controlefuncties in de groep worden gecentraliseerd, want zelfs in geval van volledige uitbesteding van een onafhankelijke controlefunctie moet binnen de gereglementeerde entiteiten van de groep nog steeds een verantwoordelijke voor de controlefunctie worden aangesteld om toezicht te houden op de kwaliteit van de uitbesteding (zie met name het reglement van het NBB van 19 mei 2015 betreffende interne controle en interne audit alsook de circulaire NBB_2015_21).