Organisatiekader en -structuur

Wettelijk en regelgevend kader:

  1. Bankwet: Art. 21
  2. NBB-reglement:
    • - Reglement van 19 mei 2015 betreffende de interne controle en de interne auditfunctie
  3. Relevante thematische NBB-circulaires:
  4. Internationale referentiedocumenten:
    • - Richtsnoeren EBA/GL/2021/05 van 2 juli 2021 inzake interne governance => paragrafen 68 tot en met 93

Organisatiekader

Het wettelijk bestuursorgaan implementeert en waarborgt een passende en transparante organisatie- en operationele structuur voor de instelling. Dit houdt met name in dat de rapporteringslijnen en de toewijzing van verantwoordelijkheden helder, welomschreven, samenhangend en adequaat gedocumenteerd zijn.  Voor nadere informatie over dit onderwerp zij verwezen naar de paragrafen 68 tot en met 70 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05.

Besluitvormingsproces, rapporteringslijnen en taakverdeling

De instelling beschikt over een duidelijk, transparant en gedocumenteerd besluitvormingsproces en zorgt voor een heldere toewijzing van de verantwoordelijkheden en rapporteringslijnen binnen haar kader voor interne controle, met inbegrip van haar bedrijfsonderdelen, interne eenheden en onafhankelijke controlefuncties.

De rapporteringslijnen zijn duidelijk bepaald. De interne rapportering is aangepast aan de aard, de omvang, de complexiteit en het risicoprofiel van de instelling en behelst alle activiteiten van de instelling.

Bij de implementatie van het kader voor interne controle brengen instellingen een adequate scheiding van de taken tot stand, bijvoorbeeld door conflicterende activiteiten of toezichts- en rapporteringsverantwoordelijkheden aan verschillende personen toe te wijzen, alsook door informatiebarrières (chinese walls) op te zetten om de verspreiding van bepaalde informatie te verhinderen (bijvoorbeeld door middel van de fysieke scheiding van bepaalde afdelingen).

Administratieve en boekhoudkundige organisatie

De instelling dient te beschikken over een passende administratieve en boekhoudkundige organisatie, waaronder met name een controlesysteem dat een redelijke mate van zekerheid verschaft over de betrouwbaarheid van het financiëleverslaggevingsproces.

Onder toezicht van het wettelijk bestuursorgaan neemt het directiecomité de nodige maatregelen opdat de instelling beschikt over een betrouwbare financiële en prudentiële verslaggeving.

Kennis van de operationele structuur / “Know your structure”

De bestuurders hebben inzicht in de juridische en operationele structuur en activiteiten van de instelling, met inbegrip van de risico’s die verbonden zijn aan de aangeboden dienstverlening en producten. Zij dienen erover te waken dat deze structuur en activiteiten in overeenstemming zijn met de vastgestelde economische, risico- en risicobereidheidsstrategieën. De staffuncties (secretaris-generaal, juridische zaken, personeel, communicatie) en de onafhankelijke controlefuncties krijgen alle specifieke informatie die zij nodig hebben om hun respectieve taken naar behoren te vervullen.

Instellingen die een breed gamma van financiële diensten en producten aanbieden (bank-, verzekering-, beleggingsproducten), die complexe diensten en producten aanbieden en/of grensoverschrijdend actief zijn, zetten passende structuren op om de daarmee verband houdende risico’s op te volgen.

Instellingen die deel uitmaken van een groep, moeten hun toezichthouder informatie kunnen verstrekken over de structuur van de groep waartoe ze behoren, met inbegrip van de mechanismen voor groepsaansturing en -controle die op hen van toepassing zijn. Wanneer een instelling binnen haar groep een groot aantal juridische entiteiten opricht, mogen hun aantal en in het bijzonder de onderlinge verbindingen en transacties tussen deze entiteiten geen knelpunt vormen voor een deugdelijk bestuur of het doeltreffende beheer van en het toezicht op de risico’s van de groep.

Voor meer informatie zij verwezen naar de paragrafen 71 tot en met 75 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05.

Complexe structuren en activiteiten die niet standaard en niet transparant zijn

Instellingen maken in hun bedrijf in toenemende mate gebruik van complexe dienstverlening en structuren (opzetten van vennootschappen, special purpose vehicles, trusts), soms voor eigen rekening, soms om deze aan cliënten aan te bieden. Daarnaast zijn instellingen vaak grensoverschrijdend actief. De beslissing om activiteiten te ontplooien in welbepaalde jurisdicties wordt bepaald door allerhande factoren en omstandigheden, die legitieme strategische, commerciële of financiële doelen kunnen nastreven. Complexe structuren of buitenlandse activiteiten, inzonderheid in off-shore financiële centra of in jurisdicties die transparantie ontberen, kunnen echter financiële, juridische en/of reputatierisico’s met zich brengen en als zodanig niet voldoen aan prudentiële vereisten.

Overeenkomstig artikel 21 van de bankwet dienen instellingen het opzetten van complexe en potentieel niet-transparante structuren of activiteiten te vermijden. Zij dienen bij hun besluitvorming een risicobeoordeling te verrichten om na te gaan of dergelijke structuren of activiteiten zouden kunnen worden gebruikt voor het witwassen van geld, de financiering van terrorisme of andere financiële misdrijven enerzijds, en welke het op deze structuren of activiteiten toepasselijke controle -en regelgevende kader is anderzijds.

Paragraaf 76 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05 vermeldt de criteria waarmee instellingen rekening dienen te houden bij hun risicobeoordeling.   Indien een instelling overgaat tot het opzetten van complexe structuren of activiteiten, dient het wettelijk bestuursorgaan deze structuren, hun doel en de specifieke risico’s die ermee samenhangen te begrijpen en de internecontrolefuncties hierbij op passende wijze te betrekken. Instellingen dienen in ieder geval geen ondoorzichtige of nodeloos complexe structuren op te zetten die geen duidelijke economische reden of juridisch doel hebben, en evenmin structuren die aanleiding zouden kunnen vormen tot zorg dat ze mogelijk worden opgezet voor een doel dat verband houdt met financiële misdrijven.

Voor nadere informatie over dit onderwerp zij verwezen naar de paragrafen 76 tot en met 82 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05.

Voorts is de regelgeving inzake bijzondere mechanismen en het fiscaal voorkomingsbeleid herzien. De NBB heeft de instellingen bij circulaire kennis gegeven van een lijst van typeverrichtingen en -praktijken die als “bijzondere mechanismen” moeten worden beschouwd. Het verbod om “bijzondere mechanismen” in te stellen, wil voorkomen dat financiële instellingen handelingen stellen die fiscale fraude door hun cliënten bevorderen en die niet te verantwoorden zijn in het kader van de normale en correcte verrichtingen en diensten die door de instellingen worden geleverd. De NBB heeft de instellingen ook gevraagd een voorkomingsbeleid vast te leggen dat ertoe strekt in alle opzichten te streven naar een fiscaal zuiver handelen en niet rechtstreeks of onrechtstreeks samen te werken met cliënten die zich tot hen wenden om zich te onttrekken aan hun fiscale verplichtingen.

Voor nadere informatie over dit onderwerp zij verwezen naar artikel 21, § 1/1 van de bankwet, naar circulaire NBB_2021_17 van 6 juli 2021 betreffende het fiscaal voorkomingsbeleid en circulaire NBB_2021_16 van 6 juli 2021 betreffende de bijzondere mechanismen.