Whistleblowing

Regelgevend kader

De naleving van de regelgeving, ondernemingswaarden en de interne gedragscodes en de effectiviteit van de interne controle van de kredietinstelling worden bevorderd wanneer medewerkers kanalen ter beschikking hebben om te goeder trouw legitieme bekommernissen inzake betekenisvolle inbreuken op deze regelgeving, ondernemingswaarden en codes of inzake onethisch of illegaal gedrag in verband met aspecten die binnen de bevoegdheid en controle van de kredietinstelling liggen, intern mee te delen.

De instelling dient daartoe een beleid en procedures uit te werken waarbij klachten rechtstreeks of onrechtstreeks (ombudsman, compliance, interne audit) aan de leiding (bijvoorbeeld via het auditcomité) worden gerapporteerd, buiten de normale hiërarchische kanalen. Bona fide klokkenluiders worden beschermd tegen rechtstreekse of onrechtstreekse disciplinaire maatregelen of beslissingen met gelijke werking.

Het goed functioneren van de klokkenluiderregeling hangt af van duidelijke regels en procedures, die precies aanduiden waarover meldingen kunnen worden gedaan en welke stappen en escalatieregels in de regeling zijn voorzien. De interne meldingsprocedures dienen te beantwoorden aan de criteria bepaald in richtsnoer 123 van EBA/GL/2017/11. De leiding ziet erop toe dat de informatie die via klokkenluiders wordt aangebracht, effectief wordt onderzocht en dat de nodige maatregelen worden getroffen om mistoestanden aan te pakken.

De regeling dient in overeenstemming te zijn met de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Adviezen van de terzake bevoegde autoriteiten kunnen instellingen helpen om hun regeling aan die bepalingen te toetsen.