Bijlage: Model van governancememorandum

  1. Aandeelhoudersstructuur
  2. Groepsstructuur, indien van toepassing (juridische en functionele structuur, organigram)
  3. Beleid voor de samenstelling en de werking van de beleidsbepalende organen (met een beschrijving van de gevolgen voor de groep, indien van toepassing)
    1. aantal, duur van het mandaat, roulering, leeftijd, opvolging, enz.
    2. selectiecriteria (met inbegrip van het in aanmerking nemen van de diversiteit)
    3. procedure voordracht (nieuwe mandaten/hernieuwing) en ontslag/niet-hernieuwing
    4. onafhankelijke bestuurders
    5. beloningsbeleid
      1. uitvoerende leden van het wettelijk bestuursorgaan
      2. niet-uitvoerende leden van het wettelijk bestuursorgaan
  4. Beleidsstructuur en organigram (met een beschrijving van de gevolgen voor de groep, indien van toepassing)
    1. wettelijk bestuursorgaan (in casu de raad van bestuur)
      1. samenstelling (met inbegrip van het bereiken van de kwantitatieve doelstelling inzake diversiteit)
      2. werking (reglement van interne orde)
      3. eventuele interne taakverdeling
      4. gespecialiseerde comités
        • samenstelling
        • werking
    2. directiecomité
      1. samenstelling (met inbegrip van het bereiken van de kwantitatieve doelstelling inzake diversiteit)
      2. werking (reglement van interne orde)
      3. interne taakverdeling van de leden
    3. effectieve leiding (niveau “DC‑1”)
      1. samenstelling
      2. interne taakverdeling van de effectieve leiders
    4. andere comités
  5. Interne controle en sleutelfuncties (met een beschrijving van de gevolgen voor de groep, indien van toepassing)
    1. Kader voor interne controle (beschrijving van elke functie, met inbegrip van haar organisatie, middelen en gezag)
    2. Staffuncties (secretaris-generaal, juridische zaken, personeel, communicatie)
    3. Onafhankelijke controlefuncties
      1. interne audit:
      2. compliance
      3. risicobeheer
    4. Risicostrategie en kader voor risicobeheer
    5. Maatregelen ter bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
  6. Organisatiestructuur (met een beschrijving van de gevolgen voor de groep, indien van toepassing)
    1. operationele structuur, bedrijfsonderdelen, matrix management en toewijzing van bevoegdheden en verantwoordelijkheden
    2. uitbesteding
    3. aanbod aan producten en diensten en beleid voor de goedkeuring van nieuwe producten
    4. geografisch werkterrein
      1. vrije dienstverlening
      2. bijkantoren
      3. dochterondernemingen, samenwerkingsverbanden, enz.
    5. gebruik van offshore centra
  7. Beloningsbeleid
    1. Governance
    2. Algemeen beleid dat geldt voor alle medewerkers
    3. Identified Staff
      1. Selectieproces
      2. Specifieke regels (risk alignment, deferral, instrumenten, ...)
    4. Verschillen in beloning tussen mannen en vrouwen
  8. Gedragscode en gedrag (met een beschrijving van de gevolgen voor de groep, indien van toepassing)
    1. strategische doelstellingen en bedrijfswaarden
    2. interne codes en regelgeving, preventiebeleid, enz.
    3. beleid inzake belangenconflicten (op het niveau van de instelling en van het personeel)
    4. klokkenluidersregeling
    5. behandeling van klachten van cliënten
  9. ICT-veiligheid en continuïteit
    1. ICT-veiligheidsfunctie
    2. Bestaand ICT-veiligheidsmechanisme
    3. Continuïteitsbeleid
  10. Beleid voor de openbaarmaking van de toegepaste beginselen
  11. Status van het governancememorandum, met datum
    1. ontwikkeling
    2. laatste wijziging
    3. laatste beoordeling
    4. goedkeuring door het wettelijk bestuursorgaan