Procedures risico's

Regelgevend kader

Kennis van de operationele structuur

De bestuurders hebben inzicht in de juridische en operationele structuur en activiteiten van de instelling, met inbegrip van de risico’s die verbonden zijn aan de aangeboden dienstverlening en producten. Zij dienen erover te waken dat deze structuur en activiteiten aansluiten op de goedgekeurde bedrijfs-en risicostrategie en de risicobereidheid.  De staffuncties (secretaris-generaal, juridische zaken, personeel, communicatie) en de onafhankelijke controlefuncties krijgen alle specifieke informatie die zij nodig hebben om hun respectieve taken naar behoren te vervullen.

Kredietinstellingen die een breed gamma van financiële diensten en producten aanbieden (bank-, verzekering-, beleggingsproducten), die complexe diensten en producten aanbieden en/of grensoverschrijdend actief zijn, zetten passende structuren op om de risico’s die daaruit voortvloeien, op te volgen.

Kredietinstellingen die deel uitmaken van een groep, moeten hun toezichthouder informatie kunnen verstrekken over de groepsstructuur waartoe ze behoren, met inbegrip van de mechanismen voor groepsaansturing en -controle die op hen van toepassing zijn. Wanneer een instelling binnen haar groep een groot aantal rechtspersonen opricht, mogen hun aantal en in het bijzonder de onderlinge verbindingen en transacties tussen deze entiteiten geen knelpunt vormen voor een deugdelijk bestuur of het doeltreffende beheer van en het toezicht op de risico’s van de groep. In dit verband wordt tevens verwezen naar EBA/GL/2017/11, richtsnoeren 82-89.

Een instelling die zelf aan het hoofd van een groep staat, beschikt over informatie in verband met alle relevante entiteiten van de groep, inclusief hun mogelijke risico-impact voor de groep (cf. EBA/GL/2017/11, richtsnoeren 73-74).

Beleid inzake off-shore centra en complexe structuren

Kredietinstellingen maken in hun bedrijf soms gebruik van complexe dienstverlening en structuren (opzetten van complexe vennootschapsstructuren, “special purpose vehicles”, trusts), zowel voor eigen rekening, als om deze aan cliënten aan te bieden. Daarnaast zijn kredietinstellingen ook vaak grensoverschrijdend actief. De beslissing om activiteiten te ontplooien in welbepaalde jurisdicties wordt bepaald door allerhande factoren en omstandigheden, die legitieme strategische, commerciële of financiële doelen kunnen nastreven. Complexe structuren of buitenlandse activiteiten, inzonderheid in off-shore financiële centra of in jurisdicties die transparantie ontberen, kunnen echter financiële, juridische en/of reputatierisico’s met zich brengen.

Instellingen dienen daarom het opzetten van complexe en potentieel niet-transparante structuren of activiteiten te vermijden. Zij dienen bij hun besluitvorming een risicobeoordeling te verrichten waarbij wordt nagegaan of dergelijke structuren of activiteiten kunnen worden gebruikt voor het witwassen van geld of andere financiële misdrijven enerzijds, en welke het op deze structuren of activiteiten toepasselijke controle -en regelgevende kader is anderzijds. EBA/GL/2017/11 vermelden in richtsnoer 75 de criteria waarmee instellingen rekening dienen te houden bij hun risicobeoordeling.

Indien een instelling toch overgaat tot het opzetten van complexe structuren of activiteiten, dient het wettelijk bestuursorgaan deze structuren, hun doel en de specifieke risico’s die ermee samenhangen te begrijpen en de interne controlefuncties hierbij op passende wijze te betrekken. Instellingen dienen in ieder geval geen ondoorzichtige of nodeloos complexe structuren op te zetten die geen duidelijke economische reden of juridisch doel hebben, of waarbij gevreesd wordt dat deze structuren zouden kunnen worden misbruikt.

Overeenkomstig de taakverdeling tussen wettelijk bestuursorgaan en directiecomité bepalen de bestuurders een beleid voor het gebruik van buitenlandse jurisdicties en het aanwenden voor eigen rekening of het verkopen aan cliënten van complexe structuren. Het wettelijk bestuursorgaan legt de nagestreefde doelstellingen vast en ziet erop toe dat de bedoelde activiteiten in overeenstemming zijn met de toepasselijke wettelijke bepalingen. Het opstarten van activiteiten in buitenlandse jurisdicties en/of opzetten of verkopen van nieuwe complexe structuren wordt onderworpen aan een intern goedkeuringsproces, waarin compliance wordt betrokken.

 

De interne controle op deze activiteiten is evenredig met het belang en de risico’s ervan. De onafhankelijke controlefuncties van de instelling en de commissaris moeten onbelemmerde toegang hebben tot de informatie en de structuren, als vereist voor de vervulling van hun respectieve opdrachten. Zij worden geïnformeerd wanneer zich betekenisvolle ontwikkelingen voordoen in de bedoelde activiteiten.

Daarnaast dienen de instellingen tevens alle omkaderingsmaatregelen bepaald in richtsnoeren 77‑81 van EBA/GL/2017/11 toe te passen.

Belangenconflictenbeleid

Regelgevend kader:

  • Art. 21, § 1, 3° Bankwet
  • Handboek voor het beoordelen van de deskundigheid en professionele betrouwbaarheid, punten 2.4.2.4 en 3.4.2.4
  • EBA/GL/2017/11: richtsnoeren 103-116
  • BCBS Principles: principle 3

Het bedrijf van een kredietinstelling wordt gekenmerkt door de samenloop van velerlei belangen, vaak gelijklopende maar even dikwijls uiteenlopende of conflicterende belangen, die passende omkadering vereisen.

Zonder exhaustiviteit te betrachten, kunnen belangenconflicten bestaan tussen:

  • de aandeelhouders en de instelling;
  • de bestuurders en de instelling (zie regeling voor de persoonlijke zakelijke belangen in het wetboek vennootschappen);
  • de medewerkers en de instelling en, bij uitbreiding, de cliënten van die instelling;
  • de instelling en zijn cliënten als gevolg van het toegepaste bedrijfsmodel en/of de verschillende diensten en activiteiten die de instelling aanbiedt;
  • cliënten onderling;
  • de instelling en haar moeder, dochter of andere verbonden ondernemingen bij intragroepverrichtingen.

Medewerkers hebben de plicht elke aangelegenheid die kan leiden (of heeft geleid) tot een belangenconflict onmiddellijk intern bekend te maken.

Onverminderd de toepassing van bepalingen van het wetboek van vennootschappen of van andere specifieke reglementering (beleggingsdiensten; marktmisbruik), legt de kredietinstelling een omvattend beleid vast, met inbegrip van organisatorische en administratieve regelingen (inclusief het bijhouden van gegevens over de toepassing ervan) en procedures, om belangenconflicten te identificeren, te voorkomen of, indien het redelijkerwijze niet mogelijk is de belangenconflicten te beheren zonder schade voor de belangen van de cliënten, hen een passende informatie daarover te geven. Dit beleid dient ten minste betrekking te hebben op de situaties en relaties bepaald in richtsnoer 109 van de EBA/GL/2017/11.

De maatregelen van de instelling om belangenconflicten te beheren, of indien van toepassing, te beperken, worden gedocumenteerd. Hieronder ressorteren - onder meer - volgende maatregelen en procedures:

  • informatiebarrières instellen of afdelingen fysisch scheiden;
  • conflicterende schakels in een ketting van transacties of diensten aan verschillende personen toevertrouwen;
  • toezichtverantwoordelijkheden en rapporteringslijnen voor conflicterende activiteiten aan verschillende personen toewijzen;
  • vermijden van een rechtstreekse band tussen de beloning van relevante personen en inkomsten uit conflicterende activiteiten;
  • vermijden dat personen van binnen of buiten de instelling met conflicterende belangen ongepaste invloed uitoefenen op een activiteit van de instelling;
  • een aangepast beleid en adequate procedures vaststellen voor transacties met gelieerde partijen. In dit kader kan bijvoorbeeld worden verlangd dat transacties plaatsvinden tegen marktconforme voorwaarden, een bindend advies wordt gegeven door onafhankelijke leden van het leidinggevend orgaan, de blootstelling aan dergelijke transacties wordt beperkt, etc.;
  • bepalen dat de leden van het wettelijk bestuursorgaan de verantwoordelijkheid hebben zich te onthouden van stemming bij aangelegenheden waarin zij een mogelijk belangenconflict hebben of kunnen hebben, of wanneer de objectiviteit of het vermogen van de betrokkene om de taken naar behoren uit te oefenen in het gedrang kan komen;
  • externe activiteiten van relevante personen beperken.

Het behoort tot de best practices om de algemene aard en de bronnen van de belangenconflicten aan de belanghebbende deelgenoten mee te delen, alsook het beleid van de instelling om deze te identificeren, voorkomen of te beheren.