Wettelijk bestuursorgaan

Samenstelling

Leden en statuut

Het wettelijk bestuursorgaan is samengesteld uit niet-uitvoerende bestuurders en uitvoerende bestuurders (d.w.z. leden van het directiecomité of de effectieve leiding). Om de toezichtsfunctie van het wettelijk bestuursorgaan te vrijwaren, zijn de meerderheid van de leden niet-uitvoerende bestuurders en zijn de voorzitters van het wettelijk bestuursorgaan en het directiecomité twee verschillende personen. De voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan is een niet-uitvoerend bestuurder.

De omvang van het wettelijk bestuursorgaan wordt bepaald met inachtneming van de aard, de omvang en de complexiteit van de werkzaamheden van de instelling alsook met haar interne organisatie en kapitaalstructuur. Het is enerzijds klein genoeg om een doeltreffende besluitvorming mogelijk te maken, maar anderzijds groot genoeg om ervoor te zorgen dat de bestuurders ervaring en kennis inbrengen uit verschillende gebieden die relevant zijn voor een gepast beheer ervan en dat wijzigingen in de samenstelling ervan kunnen worden doorgevoerd zonder overmatige verstoring, teneinde de continuïteit te waarborgen.

Overeenkomstig artikel 19 van de bankwet zijn de (uitvoerende en niet-uitvoerende) leden van het wettelijk bestuursorgaan natuurlijke personen.

Wat het sociaal statuut betreft, mag een functie als bestuurder van een instelling niet worden uitgeoefend in het kader van een arbeidsovereenkomst (dit mandaat moet worden uitgeoefend onder het sociaal statuut van zelfstandige) en is een cumul van twee statuten (zelfstandige en werknemer) binnen eenzelfde instelling of in een vennootschap waarin de kredietinstelling een deelneming bezit, niet verzoenbaar met de voor kredietinstellingen geldende beginselen van deugdelijk bestuur[1] (artikel 62/1 van de bankwet). Hierop zijn echter uitzonderingen mogelijk indien de instelling moet voldoen aan verplichtingen naar buitenlands recht die de aanwezigheid van werknemers in het wettelijk bestuursorgaan vereisen. 

 

Onafhankelijke bestuurders in de zin van artikel 3, 83° van de bankwet

De onafhankelijke niet-uitvoerende bestuurders zien er in het besluitvormingsproces specifiek op toe dat rekening wordt gehouden met de belangen van alle interne en externe belanghebbenden (“stakeholders”) van de instelling, met name haar minderheidsaandeelhouders, depositohouders en beleggers, enz. Op die manier dragen de onafhankelijke bestuurders bij tot het toezicht op het management.

Krachtens artikel 27 van de bankwet dienen instellingen die verplicht zijn een auditcomité, een risicocomité, een remuneratiecomité en een benoemingscomité op te richten, ervoor te zorgen dat in elk van deze comités ten minste één onafhankelijke bestuurder zetelt. Voorts moet de meerderheid van de leden van het auditcomité onafhankelijk zijn.

Vóór de inwerkingtreding van het WVV werd in de bankwet verwezen naar artikel 526ter van het vroegere Wetboek van vennootschappen voor het begrip onafhankelijke bestuurder en de criteria waaraan deze moesten voldoen.  Deze elementen zijn nu opgenomen in artikel 3, 83° van de bankwet, met verwijzing naar de criteria die zijn opgenomen in de richtsnoeren EBA/GL/2021/06. Niet-naleving van een van de onafhankelijkheidscriteria heeft niet automatisch tot gevolg dat de betrokkene niet langer als onafhankelijk kan worden beschouwd. De instelling heeft de mogelijkheid om tegenover de toezichthouder aan te tonen dat, hoewel niet alle criteria vervuld zijn, de onafhankelijkheid van de betrokkene niet in het gedrang komt (toepassing van het “comply or explain”-beginsel). In dit geval dient de instelling een verzoek om vrijstelling in. Vervolgens beslist de bevoegde toezichthouder (ECB/NBB) of dit verzoek al dan niet wordt ingewilligd[2]

 

Selectie van de bestuurders – geschiktheid en diversiteit

Bestuurders moeten permanent over de voor de uitoefening van hun functie vereiste professionele betrouwbaarheid en passende deskundigheid beschikken, zowel individueel als collectief. 

Concreet betekent dit dat bestuurders moeten: (i) beschikken over voldoende professionele betrouwbaarheid; (ii) voldoende kennis, vaardigheden en ervaring hebben om hun taken te vervullen; (iii) in staat zijn eerlijk en met onafhankelijkheid van geest te handelen; (iv) voldoende tijd kunnen besteden aan het vervullen van hun taken (en, in het geval van een belangrijke instelling, het bij de bankwet vastgelegde maximumaantal externe taken niet overschrijden); en (v) bijdragen tot de collectieve geschiktheid van het wettelijk bestuursorgaan en, in voorkomend geval, van het directiecomité. 

Wat de collectieve geschiktheid betreft, dient het wettelijk bestuursorgaan als geheel te allen tijde over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring te beschikken om inzicht te hebben in de activiteiten van de instelling, met inbegrip van de voornaamste risico’s waaraan zij is blootgesteld[3]. Met betrekking tot de bevoegdheidsdomeinen die in het wettelijk bestuursorgaan moeten zijn vertegenwoordigd, zij verwezen naar het Fit & Proper-handboek van de NBB, met dien verstande dat de NBB bijzondere aandacht besteedt aan de volgende domeinen van collectieve geschiktheid: informatietechnologie en -veiligheid, beheer van klimaat- en milieurisico’s en beheer van risico’s in verband met het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. 

De samenstelling van het wettelijk bestuursorgaan moet ook een afspiegeling zijn van een diversiteit aan geslachten, opleidingen, professionele achtergronden, leeftijden en - voor internationaal actieve instellingen - geografische herkomsten. Een verscheidenheid aan achtergronden, ervaringen, waarden, meningen en standpunten in het wettelijk bestuursorgaan verbetert immers het besluitvormingsproces voor strategieën en het nemen van risico’s binnen een instelling De bevordering van diversiteit is verankerd in de bankwet. Artikel 31 van de bankwet verplicht instellingen om diversiteit te hanteren als een van de criteria voor de samenstelling van het wettelijk bestuursorgaan en om een diversiteitsbeleid op te stellen waarin ten minste naar de bovengenoemde aspecten wordt verwezen.

Op het gebied van genderdiversiteit in het bijzonder wordt in de bankwet een evenwichtige verdeling van de geslachten van bijzonder belang geacht voor een adequate vertegenwoordiging van de samenleving in de bestuursorganen van de instellingen. In dit verband voorziet de wet in de vaststelling van een streefpercentage voor de vertegenwoordiging van het ondervertegenwoordigde geslacht in het wettelijk bestuursorgaan en in de uitstippeling van een plan om het aantal vertegenwoordigers van dit geslacht te verhogen en op die manier het streefpercentage te halen.  Dit streefpercentage moet voor het wettelijk bestuursorgaan als geheel worden vastgesteld. Indien de omvang van het directiecomité groot genoeg is, kan het streefpercentage worden opgesplitst tussen het wettelijk bestuursorgaan en het directiecomité. Het streefpercentage, het bovengenoemde plan en de uitvoeringsmodaliteiten ervan moeten worden openbaar gemaakt overeenkomstig artikel 435, lid 2, punt c) van Verordening nr. 575/2013 en worden meegedeeld aan de NBB/ECB. Bij het stellen van diversiteitsdoelen houden de instellingen rekening met de resultaten van de door de EBA gepubliceerde diversiteitsbenchmarking.

Als onderdeel van de jaarlijkse toetsing van de samenstelling van het wettelijk bestuursorgaan documenteren de instellingen in hoeverre de gestelde doelen zijn bereikt. Indien de diversiteitsdoelen niet zijn bereikt, documenteren de instellingen wat hiervan de oorzaken zijn en welke maatregelen binnen welke termijn moeten worden genomen om te waarborgen dat deze doelen worden gehaald.

 

Voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan

De voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan geeft leiding aan het wettelijk bestuursorgaan, draagt bij aan een doeltreffende informatiestroom binnen het wettelijk bestuursorgaan en tussen het wettelijk bestuursorgaan, zijn gespecialiseerde comités en het directiecomité, en is verantwoordelijk voor het algehele doeltreffende functioneren ervan. Voor nadere informatie over de specifieke taken van de voorzitter zij verwezen naar de paragrafen 35 tot en met 39 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05.

Taken

Krachtens artikel 23 van de bankwet draagt het wettelijk bestuursorgaan de algemene verantwoordelijkheid voor de instelling. Het gaat meer bepaald om de twee hieronder beschreven functies.

 

Beleidsfunctie

De belangrijkste taak van het wettelijk bestuursorgaan is het vaststellen van de strategie en het algemeen beleid.

Van het wettelijk bestuursorgaan wordt verwacht dat het de strategie en de oriëntatie van de werkzaamheden vastlegt, onder meer met betrekking tot commercieel beleid en de daartoe opgezette structuren, het verlenen of verrichten van beleggingsdiensten en -activiteiten en nevendiensten, risicoprofiel en risicobeleid en -beheer, kapitaaltoereikendheid, uitbesteding, bedrijfscontinuïteit, integriteit, cliëntacceptatie, belangenconflicten en vrijwaring van cliëntenrechten in verband met de aangehouden cliëntentegoeden.

Het wettelijk bestuursorgaan stelt de risicotolerantie van de instelling vast voor al haar werkzaamheden. Het dient op de eerste lijn te staan voor strategische beslissingen op risicogebied en is nauw betrokken bij het doorlopende toezicht op de ontwikkeling van het risicoprofiel van de instelling. Hiervoor is vereist dat het wettelijk bestuursorgaan, in voorkomend geval via het audit- en risicocomité, te allen tijde over relevante en volledige informatie beschikt over de risico’s die de instelling loopt.

Verder dient het wettelijk bestuursorgaan bij het uitstippelen van zijn risicobeheerbeleid formeel de (kwalitatieve en/of kwantitatieve) criteria vast te leggen die bepalen of verrichtingen, met name kredietverrichtingen, al dan niet een krediet- of wederpartijrisico inhouden dat als belangrijk moet worden beschouwd. Die verrichtingen en de belangrijke beslissingen die er verband mee houden (bijvoorbeeld een verlenging of wijziging van essentiële contractuele kredietvoorwaarden) vereisen dat het wettelijk bestuursorgaan er tijdig van in kennis wordt gesteld opdat het er zich desgevallend op voorhand kan tegen verzetten.

Tevens keurt het wettelijk bestuursorgaan het liquiditeitsherstelplan goed.

Voor meer informatie over de taken van het wettelijk bestuursorgaan zij verwezen naar de bankwet en naar de paragrafen 22 tot en met 27 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05.

 

Toezichtsfunctie

Het toezicht op de werkzaamheden en de regelmatige beoordeling van de beleidsstructuur, de organisatie en de internecontrolemechanismen van de instelling vormen de tweede belangrijke pijler van de verantwoordelijkheden van het wettelijk bestuursorgaan.

Overeenkomstig artikel 56 van de bankwet moet het wettelijk bestuursorgaan periodiek en minstens eenmaal per jaar de doeltreffendheid van de organisatieregeling van de instelling beoordelen. Daarnaast beoordeelt het periodiek de adequaatheid en de implementatie van de strategische doelstellingen van de instelling bij het verlenen en verrichten van beleggingsdiensten en -activiteiten en nevendiensten, de verkoop van gestructureerde deposito's en het verstrekken van advies in verband met dergelijke producten.

Het wettelijk bestuursorgaan beoordeelt ook de goede werking van de onafhankelijke controlefuncties. Behalve op de beoordeling die het kan uitvoeren op grond van zijn regelmatige contacten en van de informatie die hem door deze drie functies wordt verstrekt, baseert het wettelijk bestuursorgaan zich met name op het periodiek verslag van het directiecomité. Het ziet er tevens op toe dat het directiecomité de nodige maatregelen neemt om eventuele tekortkomingen te verhelpen. Het wettelijk bestuursorgaan bezorgt jaarlijks aan de toezichthouder een verslag over de beoordeling van de compliancefunctie, overeenkomstig artikel 36, § 2 van de bankwet.

De verantwoordelijkheid voor dit toezicht op de werking van de instelling ligt bij het wettelijk bestuursorgaan in zijn toezichtsfunctie, en in het bijzonder bij de niet-uitvoerende bestuurders, die de meerderheid van de leden van dit orgaan uitmaken. Dit toezicht kan met name de volgende vormen aannemen:

  • de rapportering door de onafhankelijke controlefuncties;
  • de effectieve gebruikmaking van de onderzoeksbevoegdheden waarover de leden van het wettelijk bestuursorgaan beschikken;
  • de rapportering door het directiecomité aan het wettelijk bestuursorgaan over de ontwikkeling van de activiteiten van de instelling; en
  • de uitoefening van het recht op toegang van deze functie tot de informatie en documenten die nodig zijn voor het uitvoeren van haar taken, waaronder eventueel de notulen van het directiecomité[4].

De uitoefening van dit toezicht veronderstelt tevens dat informatie en voorstellen geformuleerd door leden van het directiecomité en de effectieve leiding kritisch worden geëvalueerd en desgevallend ter discussie worden gesteld, zodat besluiten met kennis van zaken worden genomen.

Voor nadere informatie over dit onderwerp zij verwezen naar paragraaf 34 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05.

Werking

Het wettelijk bestuursorgaan is een collegiaal orgaan.  Overeenkomstig artikel 31 van de bankwet ziet het benoemingscomité erop toe dat één persoon of een kleine groep van personen de besluitvorming van het wettelijk bestuursorgaan niet domineren op een wijze die de belangen van de instelling in haar geheel schade berokkent.

De notulen van de vergaderingen van het wettelijk bestuursorgaan geven een samenvatting van de besprekingen, specificeren de besluiten die werden genomen en maken melding van de vragen en uiteenlopende standpunten van de bestuurders, in overeenstemming met principe 3.8 van de corporate governance code zoals bekendgemaakt bij koninklijk besluit van 12 mei 2019.

Het wettelijk bestuursorgaan stelt een intern reglement[5] vast waarin zijn samenstelling, taken en werking worden beschreven. De NBB beveelt aan om dit intern reglement als bijlage bij het governancememorandum te voegen.

Het wettelijk bestuursorgaan komt vaak genoeg bijeen opdat het zijn opdrachten doeltreffend kan vervullen.  Aanbevolen wordt om ten minste eenmaal per jaar een specifieke strategievergadering te houden.

Het wettelijk bestuursorgaan evalueert geregeld de werking van de beleidsstructuur, inzonderheid van de bestuursorganen, met inbegrip van hun bevoegdheden, samenstelling, omvang en aantal vergaderingen, alsook de individuele aanwezigheidsgraad van de bestuurders. Voor de beoordeling kunnen externe facilitators worden ingezet. Overeenkomstig artikel 31 van de bankwet is op dit punt tevens een belangrijke rol weggelegd voor het benoemingscomité. Het Fit & Proper-handboek van de NBB en de richtsnoeren EBA/GL/2021/06 leggen vast in welke situaties de individuele of collectieve geschiktheid van de leden van het wettelijk bestuursorgaan dient te worden herbeoordeeld.

De niet-uitvoerende bestuurders evalueren minstens éénmaal per jaar de wisselwerking met de uitvoerende bestuurders, in voorkomend geval in hun afwezigheid. De conclusies van deze evaluaties worden genotuleerd, evenals de maatregelen die worden genomen om de werking van de beleidsstructuur te verbeteren.

De instelling informeert de toezichthouder over de eventuele taakverdeling tussen de leden van het wettelijk bestuursorgaan.

De leden van het wettelijk bestuursorgaan krijgen een introductie en opleidingen overeenkomstig de paragrafen 95 tot en met 101 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/06. Deze opleidingen moeten ervoor zorgen dat zij gemakkelijker een goed beeld krijgen van de relevante wetten, regelgeving en administratieve bepalingen, van de structuur, het bedrijfsmodel, het risicoprofiel[6] en de governanceregelingen van de instelling, evenals van hun taken. Conform artikel 56, § 3, tweede lid van de bankwet ziet het wettelijk bestuursorgaan erop toe dat de instelling voldoende personele en financiële middelen wijdt aan de permanente opleiding van zijn leden. Voor meer informatie hierover zij verwezen naar het Fit & Proper-handboek van de NBB.

[1] Onder meer de onafhankelijkheid van geest, de collegialiteit binnen het wettelijk bestuursorgaan, enz. 
[2] De beslissingen van de toezichthouder betreffende enerzijds de geschiktheid van de betrokkene en anderzijds het verzoek om vrijstelling van een van de criteria van artikel 3, 83° van de bankwet worden doorgaans tegelijkertijd genomen. Het kan echter niet worden uitgesloten dat zij los van elkaar worden genomen wanneer de kwestie van de onafhankelijkheid een bredere reikwijdte heeft en gevolgen heeft voor het deugdelijk bestuur. 
[3] Het toezicht op de collectieve geschiktheid valt onder zowel het toezicht op deugdelijk bestuur als het “fit & proper”-toezicht (doordat collectieve geschiktheid een van de elementen is die deel uitmaken van het begrip passende deskundigheid).
[5] Dat niet noodzakelijkerwijs moet voldoen aan de voorwaarden van artikel 2:59 van het WVV.
[6] Waaronder met betrekking tot milieu- en klimaatrisico’s.