Inleiding

1.1 Achtergrond

Overeenkomstig de diverse toezichtswetten dienen de bestuurders, leden van het directiecomité, verantwoordelijken van onafhankelijke controlefuncties en effectieve leiders van financiële instellingen te beschikken over de voor hun functie vereiste deskundigheid en professionele betrouwbaarheid. De geschiktheidsbeoordeling van deze personen wordt vaak omschreven als de beoordeling van hun zogenaamde "fit & proper"-karakter.

Hoewel het in de eerste plaats aan de financiële instellingen zelf toekomt om geschikte personen te selecteren en aan te houden, maakt de geschiktheidsbeoordeling deel uit van het prudentieel toezicht dat de Nationale Bank van België (hierna "NBB"), en, desgevallend, de Europese Centrale Bank (hierna “ECB”) uitoefent.

Mede ten gevolge van de financiële crisis die in 2008 in alle hevigheid uitbrak en de ermee gepaard gaande verhoogde noodzaak om een optimale leiding van de financiële instellingen te verzekeren, is het onderwerp "geschiktheid" de laatste jaren bijzonder actueel. Zowel op internationaal, Europees, als nationaal niveau kwam hieromtrent een denkproces op gang en werden diverse acties ondernomen.

Verschillende van deze initiatieven zijn inmiddels uitgemond in regelgevende of beleidsdocumenten die in het nationale kader dienen te worden geïmplementeerd. Derhalve is voor een goed overzicht van het geheel een bepaalde vorm van codificatie aangewezen.

1.2 Algemene context

In de nasleep van de financiële crisis vormde deugdelijk bestuur bij financiële instellingen een belangrijk aandachtspunt. Zowel op internationaal als op nationaal niveau ontstond een debat aangaande de geschiktheidsvereisten in hoofde van personen die op het hoogste niveau van financiële instellingen verantwoordelijkheid dragen. Met het oog op goed functionerende en integere financiële instellingen is het immers van essentieel belang dat de juiste mensen op de juiste plaats zitten, en over de voor hun functie vereiste deskundigheid en professionele betrouwbaarheid beschikken.

In dit kader besloot de NBB in 2013 om haar geschiktheidsbeleid beter te omkaderen in de vorm van een circulaire. De grote principes van deze circulaire zijn nog steeds relevant en werden bijgevolg als dusdanig behouden en geïntegreerd in dit handboek.

Het concept "geschiktheid" kent in het prudentiële toezicht twee gedaantes. Het onderwerp kan zowel vanuit de vereiste van een "passende organisatie en adequate interne controle" voor de instelling als geheel worden bekeken (“collectieve geschiktheid”), als vanuit de individuele beoordelingen voor een welbepaalde scope van personen (“individuele geschiktheid”).

Dit handboek focust voornamelijk op de tweede gedaante van het geschiktheidstoezicht, doch er wordt op diverse plaatsen tevens verwezen naar de eerste gedaante, bijvoorbeeld door aandacht te schenken aan de collectieve samenstelling van het bestuursorgaan, de belangenconflicten binnen de instelling en het permanente karakter van de geschiktheidsverplichtingen.

Twee beoordelingsstandaarden staan centraal in dit handboek: passende deskundigheid en professionele betrouwbaarheid, samen aangeduid met de term geschiktheid (“suitability”).

Een persoon wordt voor een bepaalde functie als deskundig ("fit") beschouwd wanneer hij/zij beschikt over de voor de betrokken functie passende kennis en ervaring, vaardigheden ("skills") en professioneel gedrag.

Professionele betrouwbaarheid (“propriety”) houdt verband met de eerbaarheid en integriteit van een persoon. Een persoon wordt als professioneel betrouwbaar ("proper") beschouwd wanneer er geen elementen zijn die duiden op het tegendeel en er evenmin enige reden is om de goede reputatie van de betrokkene redelijkerwijze in twijfel te trekken, waardoor men ervan kan uitgaan dat de persoon de hem toevertrouwde taak op een eerlijke, ethische en integere wijze zal uitvoeren.

Het geschiktheidstoezicht vertrekt van volgende uitgangspunten:

  • De begrippen "deskundigheid" en “professionele betrouwbaarheid” dienen op een ruime wijze begrepen te worden teneinde te kunnen nagaan of iemand over de juiste kwaliteiten beschikt voor een bepaalde functie: een persoon is pas geschikt wanneer hij/zij in het bezit is van de nodige eigenschappen en kenmerken om alle met deze functie gepaard gaande taken en verplichtingen op een afdoende wijze te vervullen.
  • Er is binnen de instellingen een gestructureerd kader nodig voor de geschiktheidstoetsing van leden van het directiecomité, bestuurders, verantwoordelijken van onafhankelijke controlefuncties en effectieve leiders. Dit kader moet op een consistente wijze worden toegepast.
  • De NBB of, desgevallend, de ECB, heeft als prudentiële toezichthouder een eigen appreciatiebevoegdheid om te beoordelen of de genoemde personen geschikt zijn. Deze appreciatiebevoegdheid moet naar behoren worden uitgeoefend, waarbij dient te worden uitgegaan van juiste feitelijke gegevens, die leiden tot een correcte beoordeling en een gegrond besluit.
  • De individuele en collectieve geschiktheid van de genoemde personen moet een voortdurend aandachtspunt zijn voor zowel de instelling als de toezichthouder.

In dit handboek wenst de NBB onder meer:

  • te verduidelijken wat zij verstaat onder de begrippen "passende deskundigheid" en "professionele betrouwbaarheid", als bepaald in de wetgeving. De instellingen kunnen op basis hiervan hun eigen geschiktheidsbeoordelingen nader omkaderen;
  • duidelijk aan te geven wat zij van de instellingen verwacht op het vlak van de individuele en collectieve geschiktheidsbeoordelingen;
  • op een transparante wijze te communiceren over haar geschiktheidsbeleid om een zo groot mogelijke stroomlijning van de geschiktheidsbeoordelingen te realiseren en dit zowel op inhoudelijk als op procedureel vlak;
  • voor zover van toepassing, nadere toelichting te verschaffen omtrent de wijze waarop andere relevante Europese en internationale regelgeving en beleidsdocumenten dienen te worden geïntegreerd in de geschiktheidsbeoordeling. In dit kader wordt ook de rol van de ECB verder verduidelijkt, indien toepasselijk.

In fine beoogt dit handboek tevens de te toetsen personen te doordringen van het feit dat zij een uiterst belangrijke taak vervullen en er mede dienen voor te zorgen dat de instellingen hun verplichtingen nakomen. Zij dienen zich bewust te zijn van hun taak en maatschappelijke verantwoordelijkheid en dit besef te laten zien in hun concreet professioneel functioneren.

1.3 Methodologie

Het handboek bestaat uit 5 hoofdstukken en strekt ertoe alle toepasselijke beleidsdocumenten betreffende de geschiktheid (Europese regelgeving, Belgische wetgeving, voorbereidende parlementaire werkzaamheden, reglementen, circulaires, internationale standaarden, enz..) te bundelen en deze, indien nuttig, extra toe te lichten. Daarnaast bevat het handboek ook toelichting bij thema’s die niet als dusdanig het voorwerp uitmaken van specifieke beleidsdocumenten. Verder spreekt het voor zich dat beleidsdocumenten die niet in dit handboek aan bod komen, van toepassing blijven, en dat het handboek tevens de geschiktheidsbevoegdheden van andere toezichthoudende overheden (bv. de FSMA) onverlet laat.

Het handboek vervangt geenszins de onderliggende beleidsdocumenten. Wanneer deze laatste wijzigingen ondergaan, zal dit tevens resulteren in een aanpassing van het handboek. Aangezien het in beginsel een online publicatie betreft, is het de bedoeling dat het handboek “leeft”, zonder dat daartoe telkens de referentie en naam dienen aangepast te worden, zoals bijvoorbeeld voor circulaires het geval is. Eventuele aanpassingen zullen wel steeds ter kennis worden gebracht van de instellingen. Daarnaast zullen ze worden toegelicht in een afzonderlijke rubriek, met vermelding van de datum van de aanpassing.

De structuur van het handboek is opgebouwd rond het toepassingsgebied ratione personae: de hoofdstukken 2, 3 en 4 bevatten elk een overzicht van de voor de betrokken financiële instellingen relevante wetteksten en beleidsdocumenten inzake deskundigheid en professionele betrouwbaarheid. De in het handboek gebruikte termen hebben dezelfde betekenis als deze die eraan wordt toegekend in de respectieve sectorale wetgevingen. Voor alle duidelijkheid definiëren we hieronder de meest voorkomende kernbegrippen in dit handboek:

Financiële instellingen (of kortweg: instellingen): de verzamelnaam voor alle aan het toezicht van de NBB (of, desgevallend, ECB) onderworpen ondernemingen die onder één of meerdere onderdelen van dit handboek ressorteren.

Onafhankelijke controlefuncties: de transversale functies interne audit, compliance, risicobeheer en de functie van actuaris in de verzekeringssector.

Bestuurders: alle leden van het bestuursorgaan van een financiële instelling, zowel de uitvoerend als de niet-uitvoerend bestuurders, die samen het algemeen beleid en de strategie van het bedrijf bepalen (beleidsfunctie).

Uitvoerend bestuurders: leden van het wettelijk bestuursorgaan die deelnemen aan de effectieve leiding van de instelling (managementfunctie). Onder meer de volgende personen zijn uitvoerende leden: het lid van het wettelijk bestuursorgaan dat lid is van het directiecomité of aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen in de zin van artikel 525 W. Venn.

Niet-uitvoerend bestuurders: leden van het bestuursorgaan die toezicht uitoefenen op het management (toezichtsfunctie).

Effectieve leiding: de groep van personen, al dan niet bestuurders, van wie de functie binnen de instelling inhoudt dat zij op het hoogste niveau een rechtstreekse en doorslaggevende invloed uitoefenen op de leiding van de ondernemingsactiviteit[1].

Kleine instelling: een instelling waar op het ogenblik van de geschiktheidstoetsing niet meer dan 25 personen werkzaam zijn, de leden van het bestuursorgaan inbegrepen.

Per type financiële instelling komen de volgende onderwerpen aan bod in het handboek: (i) Toepassingsgebied; (ii) Afbakening van de verantwoordelijkheden inzake de geschiktheidsbeoordeling; (iii) Richtlijnen m.b.t. de standaarden inzake deskundigheid en betrouwbaarheid; (iv) Geschiktheidsbeoordeling door de financiële instelling, (v) Geschiktheidsbeoordeling door de toezichthouder. Voorts bevat het handboek als bijlage tevens de door de NBB opgestelde standaardformulieren inzake de geschiktheidsbeoordeling.

[1] Zie ook de toelichting rond het begrip “effectieve leiding” in de Circulaire Externe Functies (circulaire PPB-2006-13-CPB-CPA van 13 november 2006 – Uitoefening van externe functies door leiders van gereglementeerde ondernemingen), in het bijzonder wat betreft de aanbeveling om op basis van een formele beslissing een lijst op te maken van personen die als effectieve leiders moeten gekwalificeerd worden.