3:98 Zoals hoger vermeld ligt de primaire verantwoordelijkheid voor de beoordeling van de geschiktheid bij de instelling. Om deze beoordeling te kunnen uitvoeren, moet zij over beleidslijnen, procedures en processen beschikken.

3.4.1. Geschiktheidsbeleid

3:99 De instelling moet een geschiktheidsbeleid ontwikkelen en ten uitvoer leggen dat rekening houdt met de toepasselijke regelgeving en is afgestemd op haar algemeen governancekader, bedrijfscultuur en risicobereidheid. Dit betekent dat het wettelijk bestuursorgaan van de instelling een beleid voor de beoordeling van de geschiktheid van zowel de (uitvoerende en niet-uitvoerende) bestuurders als de effectieve leiders en de verantwoordelijken voor de onafhankelijke controlefuncties moet vaststellen en actualiseren.

3:100 Desgevallend draagt het benoemingscomité actief bij aan de vaststelling van dit beleid en kan het daarbij worden ondersteund door de afdelingen HR, Legal en Compliance.

3:101 Het beleid dient ten minste het volgende te omvatten:

1. de procedure voor de selectie, benoeming, herbenoeming en opvolgingsplanning van leden van het wettelijk bestuursorgaan, van de effectieve leiders en van de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties en de toepasselijke interne procedure voor de beoordeling van de geschiktheid van deze personen;
2. de bij de geschiktheidsbeoordeling te hanteren criteria, waaronder minstens de 5 criteria voor de beoordeling van de geschiktheid die in dit handboek zijn vastgelegd;
3. hoe, als onderdeel van het selectieproces, rekening moet worden gehouden met het diversiteitsbeleid en in het bijzonder met de kwantitatieve/ kwalitatieve doelstelling voor het ondervertegenwoordigde geslacht in het wettelijk bestuursorgaan;
4. het kanaal voor de communicatie met de bevoegde autoriteiten; en
5. hoe de beoordeling dient te worden gedocumenteerd.

3:102  Voor nadere informatie over dit onderwerp zij verwezen naar het Handboek Governance voor de banksector en naar de richtsnoeren EBA/GL/2021/06.

3.4.2. Diversiteitsbeleid

3:103 Alle onder dit hoofdstuk vallende instellingen die het statuut van kredietinstelling of beursvennootschap hebben^[1], zijn verplicht een beleid vast te stellen ter bevordering van de diversiteit binnen het wettelijk bestuursorgaan, zodat dit orgaan uit een diverse groep van leden bestaat en er een verscheidenheid aan standpunten in is vertegenwoordigd. Voor instellingen met een ander statuut^[2] is dit geen verplichting maar een aanbeveling.

3:104 Dit beleid dient ten minste betrekking te hebben op de volgende diversiteitsaspecten: leeftijd, geslacht, opleiding, professionele achtergrond en, voor instellingen die internationaal actief zijn, geografische herkomst. Het kan deel uitmaken van het geschiktheidsbeleid of er los van staan, mits het geschiktheidsbeleid er uitdrukkelijk naar verwijst.

3:105 Voor de instellingen die onder dit hoofdstuk vallen en het statuut van kredietinstelling of beursvennootschap hebben, bepaalt artikel 31 van de bankwet bepaalt dat zij in hun diversiteitsbeleid een kwantitatieve doelstelling voor de vertegenwoordiging van het ondervertegenwoordigde geslacht in het wettelijk bestuursorgaan moeten opnemen. Voor kleine instellingen mag dit een kwalitatieve doelstelling zijn. Deze instellingen dienen dus de beoogde participatie van het ondervertegenwoordigde geslacht te kwantificeren, een passend tijdschema vast te stellen waarbinnen het doel moet worden bereikt, en aan te geven op welke wijze dat moet gebeuren. De doelstelling dient te worden bepaald voor het wettelijk bestuursorgaan als geheel maar kan in het geval van een voldoende groot leidinggevend orgaan worden opgesplitst in de bestuursfunctie en de toezichtsfunctie.

3:106 Voor nadere informatie over dit onderwerp zij verwezen naar het Handboek Governance voor de banksector en naar de richtsnoeren EBA/GL/2021/06.

3.4.3. Selectieprocedure en opvolgingsplannen

3:107  Onverminderd het recht van aandeelhouders om de leden van het wettelijk bestuursorgaan te benoemen, moet het benoemingscomité van de instelling actief bijdragen aan de selectie van kandidaten voor vacante functies van lid van het wettelijk bestuursorgaan, effectieve leider (met uitzondering van effectieve leiders van niveau “N-1”) en verantwoordelijke voor een onafhankelijke controlefunctie, in samenwerking met de afdelingen HR, Legal en Compliance, en moet het:

1. een beschrijving opstellen van de rollen en vaardigheden voor elke specifieke benoeming (functieprofielen);
2. beoordelen of er voldoende evenwicht is in de kennis, vaardigheden en ervaring van het wettelijk bestuursorgaan;
3. nagaan hoeveel tijd er naar verwachting aan de functie moet worden besteed; en
4. rekening houden met de doelstellingen van het diversiteitsbeleid.

3:108 Bij het besluit om een kandidaat aan te werven dient, waar mogelijk, uitgegaan te worden van een voorselectie van geschikte kandidaten die rekening houdt met de diversiteitsdoelstellingen die zijn vastgelegd in het diversiteitsbeleid van de instelling.

3:109 Onverminderd het recht van de aandeelhouders om alle leden van het wettelijk bestuursorgaan gelijktijdig te benoemen en te vervangen, moet het benoemingscomité opvolgingsplannen opstellen voor de leden van het wettelijk bestuursorgaan, de effectieve leiders (met uitzondering van effectieve leiders van niveau “N-1”) en de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties. Deze plannen moeten de continuïteit van de besluitvorming garanderen en waar mogelijk voorkomen dat te veel leiders tegelijkertijd moeten worden vervangen. In de opvolgingsplanning dienen procedures te worden vastgelegd voor plotselinge of onverwachte afwezigheid of vertrek van leiders, met inbegrip van eventuele relevante tijdelijke regelingen.

3:110 Voor nadere informatie over dit onderwerp zij verwezen naar het Handboek Governance voor de banksector en naar de richtsnoeren EBA/GL/2021/06.

3.4.4. Beleid en procedure voor introductie en opleiding

3:111 Instellingen dienen een beleid vast te stellen en uit te voeren voor de introductie en opleiding van leden van het wettelijk bestuursorgaan. Dit beleid kan onderdeel zijn van het geschiktheidsbeleid.

3:112 De personele en financiële middelen voor introductie en opleiding dienen voldoende te zijn om de doelstellingen van de introductie en opleiding te bereiken en te waarborgen dat het lid blijvend geschikt is. De bestuurders moeten essentiële informatie uiterlijk een maand nadat ze in functie zijn getreden ontvangen en de introductie dient binnen zes maanden te worden voltooid.

3:113 Het beleid en de procedures voor introductie en opleiding dienen ten minste het volgende te omvatten:

1. de doelstellingen van de introductie en opleiding voor de betrokken personen;
2. de verantwoordelijkheden voor de ontwikkeling van een gedetailleerd opleidingsprogramma;
3. de financiële en personele middelen die de instelling beschikbaar stelt voor introductie en opleiding, rekening houdend met het aantal introductie- en opleidingssessies, de kosten hiervan en eventuele hiermee verband houdende administratieve taken, om te waarborgen dat introductie en opleiding kunnen worden verstrekt in overeenstemming met het beleid;
4. een duidelijke procedure voor het aanvragen van introductie of opleiding door elke betrokkene.

3:114 Instellingen dienen te beschikken over een procedure voor het vaststellen van de gebieden waarop opleiding nodig is, zowel voor het wettelijk bestuursorgaan als geheel als voor de individuele leden ervan.

3:115 Voor nadere informatie zij verwezen naar het Handboek Governance voor de banksector.

^{[1]  Zie artikel 31 van de bankwet.}

^{[2]  In het specifieke geval van goedgekeurde of aangewezen (gemengde) financiële holdings naar Belgisch recht moet de vaststelling van een diversiteitsbeleid als een aanbeveling worden beschouwd, aangezien artikel 31 van de bankwet niet op individuele basis van toepassing is op de afzonderlijke (gemengde) financiële holdings, maar enkel indirect op geconsolideerde of gesubconsolideerde basis (overeenkomstig artikel 168 van de bankwet).}