3:165 De leden van het wettelijk bestuursorgaan van een instelling (zowel in haar bestuurs-, beleids-/strategie- als toezichtsfunctie) moeten een passend inzicht hebben in en bijdragen tot de activiteitsterreinen waarvoor zij samen met de andere leden van het wettelijk bestuursorgaan verantwoordelijk zijn, ook al is een individueel lid als enige verantwoordelijk voor specifieke terreinen.

3:166 Het feit dat een lid van het wettelijk bestuursorgaan geen specifieke rol of exclusieve verantwoordelijkheid voor een bepaald werkterrein heeft, ontslaat hem/haar niet van de noodzaak dit inzicht te hebben en aldus de besprekingen en besluiten van het wettelijk bestuursorgaan met kennis van zaken en actief voor te bereiden en eraan deel te nemen.

3:167 Hieruit volgt dat een lid van het wettelijk bestuursorgaan dat binnen de instelling een functie bekleedt of bekleedde ten tijde van de feiten die tot bepaalde bevindingen hebben geleid (bijvoorbeeld witwassen, fraude of andere bevindingen naar aanleiding van inspecties ter plaatse of gerechtelijke procedures), afhankelijk van de geldende regelgeving verantwoordelijk kan worden gehouden voor die feiten, ook al bestaat er geen verband tussen zijn/haar individuele taken en verantwoordelijkheden binnen het wettelijk bestuursorgaan en de betrokken bevindingen. Onverminderd andere specifieke omstandigheden die in een bepaald geval relevant kunnen zijn, kunnen feiten die erop wijzen dat een persoon in functie individueel verantwoordelijk kan worden gehouden voor het niet nakomen van zijn/haar collectieve verantwoordelijkheid om de feiten die tot de bevindingen hebben geleid naar behoren aan te pakken, zijn/haar geschiktheid voor de functie beïnvloeden. Bij de beoordeling van de verantwoordelijkheid wordt rekening gehouden met het tijdstip, de relevantie en de ernst van de bevindingen.

3.7.1 Toepassingsgebied

3:168 Er wordt een beoordeling van de individuele verantwoordelijkheid uitgevoerd als onderdeel van een geschiktheidsbeoordeling wanneer de respectieve entiteiten waar de betrokkene uit functie treedt en in functie treedt gereglementeerde financiële instellingen zijn.

3.7.2 Bevindingen

3:169 Alleen voldoende aangetoonde bevindingen die door een toezichthouder als (i) recent, (ii) relevant en (iii) ernstig zijn aangemerkt, worden in aanmerking genomen bij de beoordeling van de individuele verantwoordelijkheid van de betrokkene. De bevindingen kunnen van prudentiële, reglementaire of gerechtelijke aard zijn en betrekking hebben op wettelijke of reglementaire inbreuken of tekortkomingen in verband met de activiteiten van de instelling. De bevindingen van de volgende autoriteiten worden gewoonlijk in aanmerking genomen: een financiële toezichthouder (bv. prudentiële autoriteit of autoriteit belast met de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme); een gerechtelijke autoriteit; een belasting-, mededingings- of gegevensbeschermingsautoriteit, enz.

3.7.3 Beoordeling

3:170 De bevindingen worden beoordeeld om te bepalen of de betrokkene individueel verantwoordelijk kan worden geacht. Het resultaat van deze beoordeling kan gevolgen hebben voor de geschiktheid van de betrokkene, uitgaand van een of meer van de bovengenoemde geschiktheidscriteria (professionele betrouwbaarheid, onafhankelijkheid van geest en deskundigheid).

3:171 Er wordt een gedetailleerde beoordeling uitgevoerd van alle relevante feiten en omstandigheden die verband houden met het begrip verantwoordelijkheid, waarbij met name rekening wordt gehouden, op de relevante tijdstippen, met het volgende: (a) de mate van bewustzijn van de betrokkene (bv. niet bewust, gedeeltelijk bewust of volledig bewust); (b) de aard van de taken en verantwoordelijkheden van de betrokkene (bv. eerste, tweede of derde verdedigingslinie); (c) het soort gedrag van de betrokkene (bv. onzorgvuldig, passief of actief); (d) andere verzwarende of verzachtende omstandigheden.

3:172 Om te bepalen of de te benoemen persoon individueel verantwoordelijk kan worden gehouden voor problemen in de entiteit waar hij/zij uit functie treedt, wordt feitelijke informatie ingewonnen bij die entiteit, de betrokkene en/of de autoriteit die bevoegd is voor de entiteit waarop de feiten die tot de bevindingen hebben geleid, betrekking hebben. Doorgaans wordt een gesprek met de betrokkene gevoerd.

3.7.4 Resultaat van de beoordeling

3:173 De gedetailleerde beoordeling van de individuele verantwoordelijkheid leidt tot een van de volgende resultaten:

• een positief besluit (zonder aanvullende bepalingen^[1]), waarbij de geschiktheid ondanks bezwaren kan worden bevestigd;
• een positief besluit met aanvullende bepalingen (voorwaarde of verplichting) of een positief besluit waarin de verwachtingen van de NBB ten aanzien van de onder toezicht staande entiteit en/of ten aanzien van het toekomstige gedrag van de te benoemen persoon worden beschreven; of
• een negatief besluit, wanneer de geschiktheid niet kan worden bevestigd wegens de ernst van de individuele verantwoordelijkheid en het ontbreken van voldoende verzachtende omstandigheden.

Deze mogelijke resultaten sluiten niet uit dat de bevoegde autoriteiten de geschiktheid van de betrokkene nauwlettend in het oog houden en aanvullende maatregelen nemen in het kader van het doorlopende toezicht op de governance van de instelling waar de betrokkene in functie treedt.

^{[1] Het begrip "aanvullende bepaling" wordt toegelicht in het punt "Resultaat en gevolgen van de beoordeling".}