Gebruiksvoorwaarden

Door het gebruik van de informaticatoepassing Sofista verklaart u zich akkoord met huidige gebruiksvoorwaarden.

De Nationale Bank van België (hierna "de NBB" genoemd) stelt een informaticatoepassing (hierna "de Toepassing" genoemd) ter beschikking die het mogelijk maakt om jaarrekeningen in de vorm van een gestructureerd databestand op te maken en te valideren, om vervolgens langs elektronische weg, via het internet, bij de NBB neergelegd te worden.

De NBB laat de gebruiker van de Toepassing (hierna "de Gebruiker" genoemd) daarom toe, nadat hij zich voorafgaandelijk heeft geïdentificeerd zoals hierna bepaald, deze software op haar website te gebruiken mits naleving van de huidige gebruiksvoorwaarden (hierna "de Gebruiksvoorwaarden" genoemd).

De NBB behoudt zich het recht voor deze Gebruiksvoorwaarden te allen tijde te wijzigen om onder meer de doeltreffendheid van de opmaak en validatie van jaarrekeningen met de Toepassing te verhogen. Het publiek zal er zo snel mogelijk van op de hoogte worden gebracht via deze website.

1. Toegang tot de Toepassing

De Toepassing is doorlopend toegankelijk, behalve op zondagen van 8.30 tot 12.30 uur. De NBB behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande verwittiging de toegang tot de Toepassing geheel of gedeeltelijk af te sluiten indien dit nodig of onvermijdelijk mocht zijn.

De Gebruiker dient zich ervan bewust te zijn dat het totaal aantal met de Toepassing op te maken of aan te vullen jaarrekeningen zo groot kan zijn dat de toepassing minder of niet toegankelijk wordt. Dit geldt in het bijzonder voor de laatste werkdagen van juni, juli, augustus en september.

2. Gebruik van de Toepassing

De Gebruiker dient bij het gebruik van de Toepassing de Gebruiksvoorwaarden na te leven alsook de toepasselijke wetten en regels. Het is elke Gebruiker onder meer verboden:

  • gebruik te maken van de Toepassing voor illegale of schadelijke doeleinden
  • de toegang tot de Toepassing te verhinderen, de Toepassing te verstoren, te wijzigen of minder efficiënt te maken, of schade te veroorzaken aan de Toepassing, de NBB of derden
  • gebruik te maken van de Toepassing om computervirussen of schadelijke of illegale informatie door te geven of te verspreiden
  • ongevraagde berichten te verzenden.

De NBB behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande verwittiging de toegang tot en het gebruik van de Toepassing eenzijdig op te schorten voor elke Gebruiker die deze Gebruiksvoorwaarden niet naleeft.

3. Gebruik van een geldig digitaal certificaat

De User Authentication en de daarmee verbonden toegang tot de Toepassing vereist het gebruik van een geldig digitaal certificaat. Als digitale certificaten kunnen worden gebruikt:

  • het authenticatiecertificaat dat voorkomt op de Belgische elektronische identiteitskaart (eID)
  • een gekwalificeerd certificaat uitgereikt door Globalsign of Certipost of een Isabel-certificaat.

Voor meer informatie over de digitale certificaten die gebruikt kunnen worden, zie op de website "Digitaal certificaat".

4. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

De persoonsgegevens die een Gebruiker na de eerste User Authentication op het User/Company Information - Self Registration-formulier opgeeft om toegang tot de Toepassing te kunnen verkrijgen, worden verwerkt in de geautomatiseerde bestanden van de NBB en zullen in geen geval door de NBB aan derden worden overgemaakt. De verwerking van de persoonsgegevens laat de NBB toe om de Gebruiker te contacteren, bijvoorbeeld bij problemen m.b.t. het gebruik van de Toepassing of in het kader van de verwerking van een aangeboden jaarrekening.

De NBB neemt de gepaste technische en organisatorische maatregelen voor de bescherming van de bedoelde persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, diefstal, verlies, wijziging en enige andere ongeoorloofde toegang of verwerking.

De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer biedt elke Gebruiker het recht van toegang en verbetering van de ingezamelde persoonsgegevens. Hiertoe stuurt de Gebruiker een bericht, op de wijze bepaald in het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van voormelde wet, naar de NBB, Balanscentrale, Neerlegging van jaarrekeningen via het internet, de Berlaimontlaan 14 te 1000 Brussel.

5. Het opstellen van jaarrekeningen met de Toepassing

De Toepassing is een webtoepassing die de Gebruiker de mogelijkheid biedt om jaarrekeningen op te stellen volgens één van de modellen van de jaarrekening voor vennootschappen, verenigingen of stichtingen in het Nederlands, het Frans of het Duits,

  • hetzij door de gegevens manueel in te voeren
  • hetzij door een geldig bestand - dat werd opgesteld met behulp van een boekhoudsoftware - op te laden.

De Toepassing laat toe de identificatiegegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (hierna "de KBO" genoemd) te recupereren. De NBB is niet verantwoordelijk voor de juistheid en de volledigheid van deze gerecupereerde identificatiegegevens zoals zij zijn opgeslagen in de KBO. Mochten fouten worden vastgesteld in de authentieke gegevens opgeslagen in de KBO (raadpleegbaar op de website van de FOD Economie via deze hyperlink), dan is het in principe de betrokken rechtspersoon zelf die de KBO daarvan op de hoogte dient te brengen, voor zover hij alle wettelijke verplichtingen inzake bekendmaking van identificatiegegevens heeft vervuld. De rechtzettingprocedure wordt toegelicht op de website van de FOD Economie.

Voor bepaalde secties van de jaarrekening (meer bepaald de aandeelhoudersstructuur, het verslag van de commissarissen en het jaarverslag) laat de Toepassing toe PDF-bestanden te importeren indien gewenst.

De Toepassing laat eveneens toe om de ingevoerde gegevens te valideren in overeenstemming met de wettelijke en technische voorschriften beschreven in het "Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen in de vorm van gestructureerde databestanden" en te visualiseren met het oog op de controle van de ingevoerde gegevens of de voorlegging voor goedkeuring door de algemene vergadering.

De Gebruiker dient de opgemaakte bestanden op zijn eigen pc te bewaren. De Gebruiker kan een met goed gevolg met de Toepassing gevalideerd afgewerkt bestand bewaren om dit vervolgens met de toepassing "Neerlegging van jaarrekeningen via het internet" neer te leggen.

6. Bepalingen inzake de beperkte aansprakelijkheid van de NBB

Behoudens zware of opzettelijke fout van harentwege, is de NBB niet aansprakelijk voor de rechtstreekse of onrechtstreekse schade (met inbegrip van verlies van winst, bijkomende kosten of verlies van een opportuniteit) die de Gebruiker lijdt als gevolg van het gebruik van de Toepassing of de onmogelijkheid deze te gebruiken, wat hiervoor ook de reden is. Behoudens zware of opzettelijke fout van harentwege is de NBB op die manier in het bijzonder, zonder limitatief te zijn, niet aansprakelijk voor de rechtstreekse of onrechtstreekse schade veroorzaakt door het doorgeven van een virus ondanks de voorziene beschermingsmaatregelen of door de onderbreking of vertraging van de toegang tot of het gebruik van de Toepassing als gevolg van bijvoorbeeld storingen op de communicatielijnen of verbindingsproblemen, de ongeoorloofde toegang door de Gebruiker of een derde tot de website van de NBB, onderhoud van of wijzigingen aan de infrastructuur van de NBB, staking of het optreden van elk geval van overmacht.

  1. De NBB behoudt zich het recht voor te allen tijde de Toepassing evenals de structuur en de toegangsweg ervan te wijzigen. De NBB zal de Gebruiker hiervan verwittigen via deze website.
  2. De NBB wenst de Gebruiker te waarschuwen voor "phishing" (soms ook "phising" genoemd). "Phishing" (of hengelen) is een vorm van internetfraude waarbij vertrouwelijke gegevens (zoals kredietkaartnummers, wachtwoorden, enz.) worden ontfutseld aan nietsvermoedende internetgebruikers. Per e-mail wordt aan de Gebruiker gevraagd om een aantal persoonlijke gegevens te bevestigen op een kopie van een bestaande website. Deze valse website lijkt zeer sterk op de website waarop de Gebruiker denkt zich te bevinden. Teneinde phishing tegen te gaan, zal de NBB de Gebruiker nooit per e-mail uitnodigen om door te klikken naar de Toepassing en zal zij evenmin de Gebruiker per e-mail verwittigen van een wijziging van de toegangsweg tot de Toepassing. Dit zal steeds gebeuren via de website van de NBB.

    De Gebruiker zelf dient steeds het veiligheidscertificaat van de NBB te controleren. Hiervoor dient de Gebruiker de hierna vermelde stappen te ondernemen, die van toepassing zijn voor Internet Explorer:

    • nadat de Gebruiker het internetadres heeft ingebracht en op het welkomstscherm van de Toepassing is terechtgekomen, dient hij onderaan rechts op het gele, gesloten hangslot te klikken
    • in het venster dat dan op het scherm verschijnt, dient hij het tabblad "Details" te kiezen en vervolgens op het veld "Thumbprint" te klikken
    • de laatste vier karakters moeten "48 db" zijn.

    Indien dit niet het geval is, dient de Gebruiker dadelijk de verbinding met de NBB te verbreken en de NBB-Servicedesk te verwittigen op het nummer 02 221 40 60.
    De NBB kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor de schade of het verlies opgelopen door de Gebruiker van een toepassing die zich ten onrechte voordoet als de Toepassing

  3. Het verlenen door de NBB van enige technische bijstand omtrent de werking van de Toepassing vormt enkel een middelenverbintenis, geen resultaatverbintenis.

7. Intellectuele eigendomsrechten

De NBB is en blijft de eigenaar van de intellectuele eigendomsrechten en de knowhow verbonden aan de Toepassing. Aan de Gebruiker wordt een niet-exclusieve gebruikslicentie op de Toepassing van de NBB toegekend. Er worden geen andere rechten toegekend dan het gebruik zoals uitdrukkelijk vermeld in deze Gebruiksvoorwaarden.

8. Toepasselijk recht - bevoegde rechtbanken

Alle opmerkingen in verband met deze Gebruiksvoorwaarden dienen gericht te worden aan helpdesk.ba@nbb.be. Behoudens andersluidende bepalingen van dwingend recht is het Belgisch recht van toepassing op deze Gebruiksvoorwaarden. In geval van betwisting zijn enkel rechtbanken gevestigd in het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd.